अपने संगठन के लिए स्पेसेज़ को ऑप्टिमाइज़ करना

यह लेख, एडमिन के लिए है. अगर आपको स्पेस बनाने और उनमें शामिल होने का तरीका जानना है, तो स्पेस के बारे में एंड यूज़र के लिए सहायता लेख पढ़ें.

Google Workspace में, स्पेस की मदद से कम्यूनिकेट किया जा सकता है, साथ मिलकर काम किया जा सकता है, और काम पूरा किया जा सकता है. स्पेस की मदद से, आइडिया को आसानी से शेयर किया जा सकता है. साथ ही, जानकारी को कभी भी ऐक्सेस किया जा सकता है और आसानी से काम किया जा सकता है. स्पेस की मदद से, आपके संगठन को विषयों के बारे में पता चलता है और उन पर साथ मिलकर काम किया जा सकता है. साथ ही, स्पेस की मदद से टीमें, बेहतर तरीके से कनेक्ट हो पाती हैं और ज़्यादा प्रॉडक्टिव तरीके से काम कर पाती हैं.

स्पेस की अहमियत

स्पेस की मदद से:

• एक ही जगह पर काम किया जा सकता है
  स्पेस, टीम के काम, लिए गए फ़ैसलों, सूचनाओं, और चर्चाओं के लिए एक ही जगह के तौर पर काम करते हैं. सभी लोग एक ही कॉन्टेंट को ऐक्सेस कर सकते हैं और लिए गए फ़ैसलों के बारे में जान सकते हैं. Workspace के ऐप्लिकेशन और तीसरे पक्ष के टूल, स्पेस में इंटिग्रेट किए जाते हैं. इससे आपको जहां ज़रूरत होती है, वहीं ये टूल उपलब्ध होते हैं.
• विषय के हिसाब से स्पेस बनाए जा सकते हैं
  विषय के हिसाब से स्पेस बनाने की सुविधा की मदद से, लोग स्पेस को आसानी से व्यवस्थित कर सकते हैं और सूचनाएं सेट अप कर सकते हैं.
• चर्चा के लिए सुरक्षित स्पेस बनाए जा सकते हैं
  स्पेस की मदद से, तेज़ी से और आसानी से बातचीत की जा सकती है. साथ ही, इसमें कैज़ुअल चैट-आधारित बातचीत और इमोजी का इस्तेमाल किया जा सकता है. बातचीत के इस अनौपचारिक तरीके से, एंगेजमेंट में आने वाली रुकावटें कम होती हैं. साथ ही, आपके संगठन के लोगों को ज़्यादा आसानी से बातचीत करने और सुरक्षित महसूस करने में मदद मिलती है.

स्पेस या ग्रुप बातचीत?

ऊपर बताए गए तरीके से, स्पेस कई तरह के कम्यूनिकेशन के लक्ष्यों के लिए सही होते हैं. हमारा सुझाव है कि Workspace में, प्रोजेक्ट और टीम के हिसाब से साथ मिलकर काम करने के लिए स्पेस का इस्तेमाल करें. साथ ही, सोशल चर्चाओं और सामान्य जानकारी शेयर करने के लिए भी स्पेस का इस्तेमाल करें. इससे, लगातार बातचीत की जा सकती है.

छोटे ग्रुप में बातचीत या 1:1 चैट, तुरंत और ज़रूरत के हिसाब से मैसेज भेजने के लिए सही होती हैं. जैसे, अनौपचारिक तौर पर किसी बात को साफ़ करना, तुरंत फ़ॉलो अप करना, बैक चैनल कम्यूनिकेशन, जिसके लिए ज़्यादा लोगों की ज़रूरत नहीं होती, और तुरंत की जाने वाली चर्चाएं.

इन और अन्य कम्यूनिकेशन टूल का इस्तेमाल कब किया जा सकता है, इस बारे में ज़्यादा जानने के लिए, ग्रुप के सदस्यों से जुड़े रहने के सबसे सही तरीके लेख पढ़ें.

स्पेस सेट अप करने के सबसे सही तरीके

यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं. इनकी मदद से, आपका संगठन स्पेस का बेहतर तरीके से इस्तेमाल कर सकता है.

• ज़्यादातर मामलों में, हमारा सुझाव है कि आप इतिहास की सुविधा को डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रखें. इससे लोग, पिछली बातचीत और जानकारी को देख पाएंगे. इतिहास की सुविधा बंद होने पर, ऐसा हो सकता है कि बातचीत में शामिल सभी लोग उसे न देख पाएं. अगर आपके Workspace वर्शन में यह सुविधा उपलब्ध है, तो इतिहास हमेशा चालू रहता है विकल्प सेट करें.
• चैट के लिए, अपनी कंपनी के दिशा-निर्देश सेट अप करें और उनके बारे में लोगों को बताएं. इसमें यह जानकारी शामिल होनी चाहिए कि आपको अपने संगठन के लोगों से कब ईमेल, डायरेक्ट मैसेज, छोटे ग्रुप में बातचीत या स्पेस का इस्तेमाल कराना है. साथ ही, यह भी बताएं कि इन कम्यूनिकेशन चैनलों के लिए, जवाब देने का तय समय अलग-अलग है या नहीं.
• किसी स्पेस में ग्रुप इंपोर्ट किए जा सकते हैं. हालांकि, यह सुविधा सिर्फ़ उन ग्रुप के लिए उपलब्ध है जिनमें 100 से कम सदस्य हों. अगर आपको 100 से ज़्यादा सदस्यों वाले ग्रुप को इंपोर्ट करना है, तो एक नया खोजने लायक स्पेस बनाएं. साथ ही, ग्रुप के सदस्यों को नए स्पेस में शामिल होने के लिए लिंक भेजें.
• ग्रुप डायरेक्ट मैसेज को स्पेस में बदलने, उसका नाम बदलने या उसे अपग्रेड करने के लिए, आपको एक यूनीक नाम का इस्तेमाल करना होगा. इसमें बड़े अक्षरों का इस्तेमाल, विराम चिह्न, और अंतरराष्ट्रीयकरण शामिल है. उदाहरण के लिए, अगर आपके पास लंच नाम का कोई स्पेस है, तो आप इन नामों का इस्तेमाल नहीं कर सकते:
  • लंच
  • लंच.
  • लंच
• यहां कुछ खास दिशा-निर्देश दिए गए हैं. हमारा सुझाव है कि आप इनका पालन करें:
• एसिंक्रोनस चर्चाओं के लिए स्पेस का इस्तेमाल करें. इनमें लोगों को एक ही समय पर ऑनलाइन रहने की ज़रूरत नहीं होती. इसके बजाय, वे अपनी सुविधा के हिसाब से मैसेज पढ़ सकते हैं और उनका जवाब दे सकते हैं.
• किसी व्यक्ति का ध्यान खींचने के लिए, @टैग का इस्तेमाल करें. इससे यह पक्का किया जा सकेगा कि उन्हें सूचना मिली है. लोगों को बताएं कि वे किसी स्पेस में सभी लोगों का ध्यान खींचने के लिए, @सभी का इस्तेमाल कर सकते हैं. हालांकि, उन्हें यह भी याद दिलाएं कि इससे सभी को सूचना मिलती है. अपने संगठन में, उन स्थितियों के उदाहरण शामिल करें जिनमें इस सुविधा का इस्तेमाल करने का सुझाव दिया जाएगा या नहीं दिया जाएगा.
• लोगों को चैट में @टैग का इस्तेमाल करते समय, ज़्यादा जानकारी शामिल करने के लिए कहें. खास तौर पर, बड़े ग्रुप में बातचीत और स्पेस में ऐसा करने के लिए कहें. इससे सहकर्मियों को यह जानने में आसानी होती है कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं. इसके लिए, उन्हें पूरे स्पेस की समीक्षा करने की ज़रूरत नहीं होती.
• अपने उपयोगकर्ताओं को स्पेस में हो रही मुख्य बातचीत में रुकावट डाले बिना, खास मैसेज का जवाब देने में मदद करने के लिए, इन-लाइन थ्रेड की सुविधा का इस्तेमाल करें. इससे आपके उपयोगकर्ता, जवाबों को अलग-अलग बातचीत में बांट सकते हैं. स्पेस में थ्रेड का इस्तेमाल करने के बारे में ज़्यादा जानें.
• उन विषयों के लिए, ऐसे स्पेस का इस्तेमाल करें जिनका ऐक्सेस संगठन के सभी सदस्यों के साथ शेयर किया जा सकता है. इन विषयों को चुनिंदा लोगों या टीमों तक सीमित रखने की ज़रूरत नहीं होती. ऐसे स्पेस की मदद से, जानकारी ज़्यादा पारदर्शी होती है. साथ ही, संगठन, शेयर की गई जानकारी को समझ सकते हैं और नए सदस्य, तेज़ी से काम करना सीख सकते हैं.
• कर्मचारियों को अपने काम के लिए, अपने स्पेस बनाने के लिए कहें. लीडर, स्पेस का इस्तेमाल करके, अन्य लोगों को भी ऐसा करने के लिए बढ़ावा दें.
• अपने संगठन में, स्पेस के मालिकों और मैनेजर के साथ मिलकर काम करें. इससे, बातचीत को बेहतर बनाया जा सकेगा. साथ ही, यह पक्का किया जा सकेगा कि विषय सही ट्रैक पर बने रहें. इसके अलावा, अपने संगठन में स्पेस की उपलब्धता को कंट्रोल किया जा सकेगा.

अपने संगठन में स्पेस मैनेज करना

आपके संगठन में, स्पेस बनाने वाला कोई भी व्यक्ति, स्पेस का मालिक बन जाता है. साथ ही, वह अन्य लोगों को भी यह भूमिका असाइन कर सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, स्पेस के मालिक या मैनेजर की भूमिका के बारे में जानें लेख पढ़ें.

आपके संगठन में, अन्य लोगों को भी स्पेस के मालिक की भूमिका अपने-आप असाइन की जा सकती है. इससे, ऐसे स्पेस को मैनेज करने में मदद मिलती है जिनका कोई मालिक नहीं है. उदाहरण के लिए, अगर स्पेस का मालिक, स्पेस छोड़ देता है या उसका खाता मिटा दिया जाता है या निलंबित कर दिया जाता है. अगर स्पेस का मालिक, अब सदस्य नहीं है, तो स्पेस के सबसे पहले तीन सक्रिय सदस्यों को स्पेस के मालिक की भूमिका अपने-आप असाइन कर दी जाती है.