איך נמנעים מבעיות כשמשנים רשומות MX

קודם יוצרים את כל חשבונות המשתמשים ב-Google Workspace

לפני שמשנים את רשומות ה-MX, צריך ליצור את חשבונות המשתמשים החדשים ב-Google Workspace במסוף Google Admin.

אפשר להוסיף חשבונות משתמשים בנפרד או בכמות גדולה במסוף Admin. אם יש לכם רשימות תפוצה או כינויים בדומיין, אתם יכולים להוסיף אותם גם במסוף Admin. מידע נוסף זמין במאמרים הבאים:

• איך להוסיף חשבון למשתמש חדש
• הוספה או עדכון של כמה משתמשים מקובץ CSV
• מה מקבלים עם Groups for Business
• הוספה או מחיקה של כתובת אימייל חלופית (email alias)

הגדרת כתובת מסלקת דואר

אתם יכולים להגדיר כתובת מסלקת דואר כדי לטפל בהודעות שנשלחות לכתובות שגויות או לכתובות שלא הוגדרו בדומיין שלכם. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא קבלת הודעות אימייל עם כתובת שגויה בתיבת דואר מסוג catch-all.

שינוי רשומות MX כשהיקף האימיילים נמוך

כדאי לתזמן את השינוי ברשומות ה-MX לזמן שבו נפח האימיילים נמוך, למשל בערב או בסוף השבוע.

אם מארח הדומיין משנה את הרשומות בשבילכם, מומלץ ליצור איתו קשר מוקדם ולתאם איתו שעה שבה הארגון לא מקבל הרבה אימיילים.

שליחת הודעה לאנשי הקשר העיקריים על השינוי

חשוב לעדכן את אנשי הקשר המרכזיים שלכם לגבי השינוי הקרוב במערכת האימייל. חשוב להקפיד על הנקודות הבאות:

• התאריך והשעה של השינוי המתוכנן
• הוראות לשליחה מחדש של הודעות שהוחזרו
• דרכים חלופיות לדיווח על בעיות דחופות

טיפ: אפשר להדגיש שכל השבתה צריכה להיות קצרה. חשוב להבהיר לאנשי הקשר שאף הודעה לא תאבד, אבל יכול להיות שיהיה צורך לשלוח מחדש חלק מההודעות.