इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन हैं: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, और G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें
एडमिन के तौर पर, आपके पास अपने संगठन के सभी या कुछ उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देने का विकल्प होता है. उदाहरण के लिए, अगर आप किसी कंपनी के एडमिन हैं, तो हो सकता है कि आपको टीम के साथ मिलकर काम करने की सुविधा देने के लिए, सभी उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देनी हो. साथ ही, किसी कर्मचारी के कंपनी छोड़ने पर डेटा के नुकसान को रोकने के लिए भी ऐसा किया जा सकता है. हालांकि, अगर आप किसी शिक्षण संस्थान के एडमिन हैं, तो हो सकता है कि आपको सिर्फ़ शिक्षकों को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देनी हो, न कि छात्र-छात्राओं को.
पहला चरण: देखें कि सेटिंग का उपयोगकर्ताओं पर क्या असर पड़ता है
- भले ही, आपने कुछ उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति न दी हो, लेकिन आपकी कंपनी या स्कूल के अंदर और बाहर के लोग, उन उपयोगकर्ताओं को अपनी शेयर की गई ड्राइव में जोड़ सकते हैं.
- जब कोई उपयोगकर्ता नई शेयर की गई ड्राइव बनाता है, तो शेयर करने की सेटिंग, संगठन की इकाई की डिफ़ॉल्ट सेटिंग से इनहेरिट होती हैं. भले ही, आपने संगठन की कोई दूसरी इकाई डिफ़ॉल्ट के तौर पर चुनी हो. हालांकि, शेयर की गई ड्राइव की सेटिंग को बाद में बदला जा सकता है.
- शेयर की गई ड्राइव के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग बदलने पर, सिर्फ़ नई शेयर की गई ड्राइव पर असर पड़ता है. मौजूदा शेयर की गई ड्राइव में, शेयर करने की मौजूदा सेटिंग बनी रहती हैं. Google Admin console में जाकर, मौजूदा शेयर की गई ड्राइव की सेटिंग अपडेट की जा सकती हैं. ज़्यादा जानें
दूसरा चरण: तय करें कि कौन शेयर की गई ड्राइव बना सकता है
शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरत हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप के लिए सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन
Google Workspace
Drive और Docs पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- शेयर करने की सेटिंग शेयर की गई ड्राइव बनाएं पर क्लिक करें.
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(ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (एडवांस) चुनें.
ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों पर लागू होती हैं. ज़्यादा जानें
- चुनी गई संगठन की इकाई के उपयोगकर्ताओं को नई शेयर की गई ड्राइव बनाने से रोकें बॉक्स ढूंढें और कोई विकल्प चुनें:
- उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देने के लिए, बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
- उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव बनाने से रोकने के लिए, बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपने उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति दी है, तो चुनें कि शेयर की गई ड्राइव डिफ़ॉल्ट रूप से किस संगठन की इकाई में बनाई जाएं. शेयर की गई ड्राइव को बाद में, संगठन की अन्य इकाइयों में ले जाया जा सकता है. इस विकल्प की मदद से, अपने संगठन के लिए स्टोरेज की निगरानी और उसे मैनेज किया जा सकता है.
- (ज़रूरी नहीं, Business Starter के लिए उपलब्ध नहीं है) नई शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग सेट करें. साथ ही, तय करें कि शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर उन सेटिंग को बदल सकते हैं या नहीं. विकल्प:
- मैनेजर लेवल के ऐक्सेस की मदद से, सदस्यों को नीचे दी गई सेटिंग को बदलने की अनुमति दें—अगर इस बॉक्स से सही का निशान हटाया जाता है, तो मैनेजर, शेयर की गई अलग-अलग ड्राइव के लिए, शेयर करने की इन सेटिंग में बदलाव नहीं कर सकते. ज़्यादातर मामलों में, आपको शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर को सेटिंग बदलने की अनुमति देनी चाहिए, ताकि वे संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं या अन्य टीमों के साथ मिलकर काम कर सकें.
- अपने संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं को, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें ऐक्सेस करने की अनुमति दें—अगर इस बॉक्स से सही का निशान हटाया जाता है, तो संगठन से बाहर के उपयोगकर्ता, शेयर की गई ड्राइव को ऐक्सेस नहीं कर सकते. भले ही, आपने उपयोगकर्ताओं को अपने संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति दी हो. इस सेटिंग की वजह से, शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर, संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं को सदस्य के तौर पर नहीं जोड़ सकते. अगर उपयोगकर्ताओं को अपने संगठन से बाहर, Drive में मौजूद कोई भी आइटम शेयर करने की अनुमति नहीं है, तो इस सेटिंग का कोई असर नहीं पड़ता. ऐसा इसलिए, क्योंकि यह शेयर करने की सेटिंग को बदल नहीं सकती.
- ऐसे लोग जो शेयर की गई ड्राइव के सदस्य नहीं हैं उन्हें फ़ाइलें ऐक्सेस करने की अनुमति दें—अगर इस बॉक्स से सही का निशान हटाया जाता है, तो शेयर की गई ड्राइव के सदस्य, गैर-सदस्यों को शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को देखने, उन पर टिप्पणी करने या उनमें बदलाव करने की अनुमति नहीं दे सकते. साथ ही, वे इन फ़ाइलों को लिंक के ज़रिए शेयर भी नहीं कर सकते.
- कॉन्टेंट मैनेजर को फ़ोल्डर शेयर करने की अनुमति दें—अगर इस बॉक्स से सही का निशान हटाया जाता है, तो सिर्फ़ मैनेजर, फ़ोल्डर शेयर कर सकते हैं.
- देखने और टिप्पणी करने वाले लोगों को फ़ाइलें डाउनलोड, प्रिंट, और कॉपी करने की अनुमति दें—अगर इस बॉक्स से सही का निशान हटाया जाता है, तो शेयर की गई ड्राइव के सदस्य, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को डाउनलोड, कॉपी या प्रिंट नहीं कर सकते. भले ही, उनके पास फ़ाइलों को देखने या उन पर टिप्पणी करने का ऐक्सेस हो.
ध्यान दें: शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों और फ़ोल्डर को, शेयर की गई ड्राइव से बाहर ले जाने पर भी यह सेटिंग बनी रहती है. फ़ोल्डर के मामले में, फ़ाइल को 'मेरी ड्राइव' में ले जाने के बाद, सेटिंग को पहले जैसा नहीं किया जा सकता.
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सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.