Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Starter, Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn
Với vai trò là quản trị viên, bạn có thể cho phép tất cả hoặc một số người dùng trong tổ chức của mình tạo bộ nhớ dùng chung. Ví dụ: nếu là một doanh nghiệp, bạn có thể muốn cho phép mọi người tạo bộ nhớ dùng chung để hỗ trợ hoạt động cộng tác của nhóm và ngăn chặn mất dữ liệu khi một nhân viên rời đi. Tuy nhiên, nếu là một tổ chức giáo dục, bạn có thể chỉ cho phép giảng viên tạo bộ nhớ dùng chung, chứ không cho phép học viên.
Bước 1: Xem xét cách chế độ cài đặt ảnh hưởng đến người dùng
- Ngay cả khi bạn không cho phép một số người dùng tạo bộ nhớ dùng chung, thì những người bên trong và bên ngoài công ty hoặc trường học của bạn vẫn có thể thêm những người dùng đó vào bộ nhớ dùng chung của họ.
- Khi người dùng tạo bộ nhớ dùng chung mới, cài đặt cách chia sẻ sẽ được kế thừa từ chế độ cài đặt mặc định của đơn vị tổ chức của họ, ngay cả khi bạn chỉ định một đơn vị tổ chức mặc định khác. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi chế độ cài đặt của bộ nhớ dùng chung sau này.
- Nếu bạn thay đổi chế độ cài đặt mặc định cho bộ nhớ dùng chung, thì chỉ những bộ nhớ dùng chung mới mới bị ảnh hưởng. Các bộ nhớ dùng chung hiện có sẽ giữ nguyên chế độ cài đặt hiện tại. Bạn có thể cập nhật chế độ cài đặt cho các bộ nhớ dùng chung hiện có trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Tìm hiểu thêm
Bước 2: Kiểm soát người có thể tạo bộ nhớ dùng chung
Trước khi bắt đầu: Nếu cần, hãy tìm hiểu cách áp dụng chế độ cài đặt cho một bộ phận hoặc nhóm.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ Tạo bộ nhớ dùng chung.
-
(Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).
Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm
- Tìm hộp Ngăn không cho người dùng trong đơn vị tổ chức đã chọn tạo bộ nhớ dùng chung mới rồi chọn một lựa chọn:
- Để cho phép người dùng tạo bộ nhớ dùng chung, hãy bỏ chọn hộp này.
- Để ngăn người dùng tạo bộ nhớ dùng chung, hãy đánh dấu vào hộp này.
- (Không bắt buộc) Nếu bạn cho phép người dùng tạo bộ nhớ dùng chung, hãy chọn đơn vị tổ chức mà bộ nhớ dùng chung được tạo theo mặc định. Bạn có thể chuyển bộ nhớ dùng chung sang các đơn vị tổ chức khác sau này. Lựa chọn này có thể giúp bạn theo dõi và quản lý bộ nhớ cho tổ chức của mình.
- (Không bắt buộc, không được hỗ trợ cho gói Business Starter)
Đặt cài đặt cách chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung mới và chọn xem người quản lý bộ nhớ dùng chung có thể ghi đè các cài đặt đó hay không. Các lựa chọn:
- Cho phép thành viên có quyền truy cập cấp quản lý ghi đè chế độ cài đặt cách chia sẻ bên dưới—Khi bỏ chọn, người quản lý không thể thay đổi các chế độ cài đặt cách chia sẻ này cho từng bộ nhớ dùng chung. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể muốn cho phép người quản lý bộ nhớ dùng chung thay đổi chế độ cài đặt để họ không bị ngăn cộng tác với người dùng bên ngoài hoặc các nhóm khác.
- Cho phép người dùng bên ngoài tổ chức của bạn truy cập vào các tệp trong bộ nhớ dùng chung – Khi bỏ chọn, người dùng bên ngoài không thể truy cập, ngay cả khi bạn cho phép người dùng chia sẻ tệp bên ngoài tổ chức của mình. Chế độ cài đặt này cũng ngăn người quản lý bộ nhớ dùng chung thêm người dùng bên ngoài làm thành viên. Nếu người dùng không được phép chia sẻ bất kỳ mục nào trong Drive bên ngoài tổ chức của bạn, thì chế độ cài đặt này sẽ không có hiệu lực vì không thể ghi đè chế độ cài đặt chia sẻ.
- Cho phép thêm những người không phải thành viên vào các tệp của bộ nhớ dùng chung – Khi bỏ chọn, thành viên của bộ nhớ dùng chung không thể cấp quyền xem, nhận xét hoặc quyền chỉnh sửa cho những người không phải là thành viên đối với các tệp trong bộ nhớ dùng chung, hoặc chia sẻ các tệp này bằng một đường liên kết.
- Cho phép người quản lý nội dung chia sẻ thư mục—Khi bỏ chọn, chỉ người quản lý mới có thể chia sẻ thư mục.
- Cho phép người xem và người nhận xét tải xuống, in và sao chép tệp—Khi bỏ chọn, thành viên của bộ nhớ dùng chung có quyền xem hoặc nhận xét không thể tải xuống, sao chép hoặc in các tệp trong bộ nhớ dùng chung.
Lưu ý: Các tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung vẫn giữ nguyên chế độ cài đặt này khi được di chuyển ra khỏi bộ nhớ dùng chung. Trong trường hợp thư mục, bạn không thể hoàn nguyên chế độ cài đặt sau khi tệp nằm trong Drive của tôi.
-
Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.
Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).