Google Workspace के लिए साइन अप करने के बाद, आपकी टीम और आप Google Drive का इस्तेमाल एक ही जगह पर फ़ाइलें सेव करने, ऐक्सेस करने, और शेयर करने के लिए कर सकते हैं. इसे इस्तेमाल करने का तरीक़ा यहाँ बताया गया है.
पहला चरण. Google Drive की बुनियादी बातें समझना
Google Drive वह जगह है जहां आपका संगठन अपनी सभी फ़ाइलें ट्रांसफ़र और सेव कर सकता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके संगठन में लाइसेंस पाने वाला कोई भी व्यक्ति, Drive का इस्तेमाल कर सकता है. लाइसेंस में Drive की सुविधा शामिल होनी चाहिए. आपको उनके लिए कोई फ़ोल्डर या ड्राइव बनाने की ज़रूरत नहीं है.
- स्टोरेज, अपलोड, और फ़ाइल की सुरक्षा से जुड़ी जानकारी:
- अन्य प्लैटफ़ॉर्म या फ़ाइल शेयर करने वाले टूल से, एक साथ कई फ़ाइलें माइग्रेट करें. तरीका जानें: Google Workspace Migrate के बारे में जानकारी.
दूसरा चरण. अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ कॉन्टेंट शेयर करने की सुविधा (बाहरी लोगों के साथ शेयर करना) को कंट्रोल करना
आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि आपके उपयोगकर्ता, बाहरी लोगों के साथ कितना कॉन्टेंट शेयर कर सकते हैं. ऐसा हो सकता है कि सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ता ही बाहरी लोगों के साथ कॉन्टेंट शेयर कर पाएं या सिर्फ़ कुछ अन्य संगठनों (भरोसेमंद डोमेन) के साथ शेयर कर पाएं.
तरीका जानें: अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना
तीसरा चरण. बेहतर तरीके से मिलकर काम करने के लिए, शेयर की गई ड्राइव सेट अप करना
शेयर की गई ड्राइव, Drive में मौजूद खास फ़ोल्डर की तरह होती हैं. इनमें टीमें, फ़ाइलों और फ़ोल्डर के सेट पर आसानी से मिलकर काम कर सकती हैं. इसके अलावा, उपयोगकर्ता जानकारी के भंडार को ऐक्सेस कर सकते हैं. शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों का मालिकाना हक, किसी व्यक्ति के पास नहीं, बल्कि आपके संगठन के पास होता है. इससे किसी उपयोगकर्ता के संगठन छोड़ने पर, गलती से फ़ाइलें मिटने से बचा जा सकता है.
डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी उपयोगकर्ता अपनी प्रोजेक्ट टीमों के लिए, शेयर की गई ड्राइव बना सकते हैं और उन्हें मैनेज कर सकते हैं. संवेदनशील प्रोजेक्ट या टीमों के लिए, शेयर की गई ड्राइव के सदस्यों और कॉन्टेंट पर ज़्यादा कंट्रोल किया जा सकता है. इसके अलावा, यह भी तय किया जा सकता है कि शेयर की गई ड्राइव कौन बना सकता है. उदाहरण के लिए, अगर आप कोई शिक्षण संस्थान हैं, तो आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि शेयर की गई ड्राइव कौन बना सकता है. जैसे, शिक्षकों को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति दी जा सकती है, लेकिन छात्र-छात्राओं को नहीं.
तरीका जानें: अपने संगठन के लिए, शेयर की गई ड्राइव सेट अप करना
चौथा चरण. अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, डेस्कटॉप पर Drive का ऐक्सेस सेट अप करना
Google Drive for desktop की मदद से, उपयोगकर्ता क्लाउड और अपने डिवाइसों के बीच कॉन्टेंट सिंक करते हैं, ताकि वे:
- अपनी मौजूदा फ़ाइलों को क्लाउड पर सिंक करके, Drive का इस्तेमाल शुरू कर सकें.
- Google Drive में सेव की गई फ़ाइलें, जिनमें शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें भी शामिल हैं, अपने कंप्यूटर पर उन सॉफ़्टवेयर की मदद से खोल सकें जिनका वे इस्तेमाल करते हैं.
- अपने कंप्यूटर के फ़ाइल सिस्टम का इस्तेमाल करके, Drive में मौजूद फ़ाइलें देख और व्यवस्थित कर सकें. इसके लिए, उन्हें डिवाइस की मेमोरी का ज़्यादा इस्तेमाल करने की ज़रूरत नहीं होती.
- कुछ खास फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऑफ़लाइन सेव कर सकें.
तरीका जानें: Google Drive for desktop को चालू करना
पांचवां चरण. अपने उपयोगकर्ताओं को ट्रेनिंग देना
यह पक्का करने के लिए कि आपके उपयोगकर्ता, Drive का ज़्यादा से ज़्यादा फ़ायदा उठाएं, इसका सुरक्षित तरीके से इस्तेमाल करें, और बेहतर तरीके से मिलकर काम करें, उनके साथ ये संसाधन शेयर करें.
कारोबारी उपयोगकर्ताओं के लिए, हमारे लर्निंग सेंटर पर जाकर Drive का इस्तेमाल शुरू करना
- कारोबारी उपयोगकर्ताओं के लिए, Drive का लर्निंग सेंटर \- Drive पर स्विच करने, शेयर की गई ड्राइव में काम करने, Drive for desktop का इस्तेमाल करने वगैरह के बारे में मदद पाने के लिए
- मिलकर काम करने और दस्तावेज़ों के लिए लर्निंग सेंटर - Google Docs, Google Sheets, Google Slides वगैरह के बारे में मदद पाने के लिए
Drive और Docs एडिटर्स का इस्तेमाल करने के बारे में मदद पाना
- उपयोगकर्ताओं के लिए, Drive की मदद से जुड़ी जानकारी
- उपयोगकर्ताओं के लिए, Docs एडिटर्स की मदद से जुड़ी जानकारी
छठा चरण. (ज़रूरी नहीं) बेहतर और एंटरप्राइज़ सेटिंग
अगर आपके संगठन को डेटा की सुरक्षा के लिए बेहतर सुविधाओं या Drive के ऐक्सेस से जुड़ी ज़रूरी शर्तें पूरी करनी हैं, तो Drive को अपनी ज़रूरतों के हिसाब से बनाया जा सकता है.
ऐक्सेस और स्टोरेज को कंट्रोल करना
मोबाइल पर Docs, Sheets, और Slides को ऐक्सेस करने की अनुमति देना
अगर आपका संगठन, तीसरे पक्ष के मोबाइल डिवाइस मैनेजमेंट (एमडीएम) का इस्तेमाल करता है, तो Google Docs, Sheets, और Slides ऐप्लिकेशन को, अनुमति वाली ऐप्लिकेशन की अपनी सूची में जोड़ें. यह करने का तरीका जानने के लिए, अपने एमडीएम प्रोवाइडर से संपर्क करें. ध्यान दें: Google endpoint management की मदद से, Google Workspace के कई ऐप्लिकेशन को पहले से ही ऐक्सेस किया जा सकता है.
अगर आप अपने संगठन के लिए इन ऐप्लिकेशन को अनुमति नहीं देते हैं, तो भी आपके उपयोगकर्ता, Google Drive का इस्तेमाल करके फ़ाइलें अपलोड और डाउनलोड कर सकते हैं. हालांकि, वे मोबाइल डिवाइसों पर दस्तावेज़ों, स्प्रेडशीट या स्लाइड में बदलाव नहीं कर सकते.
उपयोगकर्ताओं और शेयर की गई ड्राइव के लिए स्टोरेज की सीमाएं सेट करना
आपके संगठन को Google Workspace के वर्शन और उपयोगकर्ताओं की संख्या के हिसाब से स्टोरेज मिलता है. अगर आपके संगठन के पास पूल किया गया स्टोरेज है, तो आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि हर उपयोगकर्ता और शेयर की गई ड्राइव को कितना स्टोरेज इस्तेमाल करने की अनुमति है. इससे यह पक्का किया जा सकता है कि कुछ उपयोगकर्ता, तय सीमा से ज़्यादा स्टोरेज का इस्तेमाल न करें.
तरीका जानें: स्टोरेज की सीमाएं सेट करना
ऑफ़लाइन ऐक्सेस पर पाबंदी लगाना
आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि उपयोगकर्ता, इंटरनेट से कनेक्ट न होने पर भी अपने कंप्यूटर पर Google Docs, Sheets, और Slides की फ़ाइलों को ऐक्सेस कर सकते हैं या नहीं.
डिफ़ॉल्ट रूप से, ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति होती है. उपयोगकर्ता अपनी ज़रूरत के हिसाब से, अपने खातों के लिए इसे चालू या बंद कर सकते हैं. संवेदनशील या गोपनीय फ़ाइलों पर काम करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, इसे बंद किया जा सकता है.
तरीका जानें: Docs एडिटर्स के लिए, ऑफ़लाइन ऐक्सेस सेट अप करना
मैनेज करना कि आपके संगठन में Drive और Google Docs एडिटर्स का इस्तेमाल कौन करता है
Google Workspace के ज़्यादातर वर्शन में, Drive और मिलकर काम करने की सेवाएं शामिल होती हैं. जैसे, Google Docs, Google Sheets वगैरह. हालांकि, कुछ संगठन यह कंट्रोल करना चाहते हैं कि फ़ाइलें कौन बना सकता है, फ़ाइलें कौन अपलोड कर सकता है या Drive का इस्तेमाल कौन कर सकता है.
तरीका जानें: Docs में फ़ाइलें बनाने की सुविधा चालू या बंद करना
शेयर करने की सुविधा को कंट्रोल करना
शेयर करने की सुविधा को ज़्यादा कंट्रोल करने के लिए, ट्रस्ट रूल सेट अप करना
अगर आपके संगठन को, संगठन के अंदर और बाहर फ़ाइलें शेयर करने पर पाबंदी लगाने के लिए ज़्यादा विकल्पों की ज़रूरत है, तो ट्रस्ट रूल सेट अप किए जा सकते हैं. ट्रस्ट रूल की मदद से, संगठन की इकाइयों, ग्रुप, अलग-अलग उपयोगकर्ताओं, और डोमेन के बीच फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा को कंट्रोल किया जा सकता है.
तरीका जानें: Drive की शेयर करने की सेटिंग के लिए, ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना
टारगेट ऑडियंस के साथ फ़ाइलें शेयर करने के लिए, सामान्य ऐक्सेस के विकल्प सेट करना
टारगेट ऑडियंस बनाकर, उपयोगकर्ताओं को सही ग्रुप के साथ कॉन्टेंट शेयर करने में मदद की जा सकती है. जैसे, आपके संगठन में उनका डिपार्टमेंट या डिविज़न. टारगेट ऑडियंस की मदद से, पूरे संगठन के साथ ज़रूरत से ज़्यादा फ़ाइलें शेयर करने से बचा जा सकता है.
तरीका जानें: Drive में फ़ाइलें शेयर करने के लिए, सामान्य ऐक्सेस के विकल्प सेट करना
उपयोगकर्ताओं के पास फ़ाइलों को ऐक्सेस देने के विकल्पों को सीमित करना
जब कोई उपयोगकर्ता, फ़ाइल अटैच करके ईमेल या कैलेंडर का न्योता भेजता है, तो पाने वालों को ऐक्सेस देने के लिए कहा जाता है. ऐसा तब होता है, जब उनके पास पहले से ऐक्सेस न हो. भेजने वाला व्यक्ति, पाने वालों को कितना ऐक्सेस दे सकता है, इसकी सीमा तय की जा सकती है. इससे ज़रूरत से ज़्यादा फ़ाइलें शेयर करने या डेटा लीक होने से रोका जा सकता है.
तरीका जानें: उपयोगकर्ताओं के पास फ़ाइलों को ऐक्सेस देने के विकल्पों को सीमित करना
Drive की बेहतर सुविधाएं सेट अप करना
क्लासिफ़िकेशन लेबल सेट अप करना
Drive के लिए क्लासिफ़िकेशन लेबल सेट अप करके, उपयोगकर्ताओं को फ़ाइलों को क्लासिफ़ाई या लेबल करने में मदद की जा सकती है. इससे फ़ाइल के टाइप और मंज़ूरी को ट्रैक किया जा सकता है, नीतियां लागू की जा सकती हैं, और खोज को बेहतर बनाया जा सकता है. इन लेबल से फ़ाइलों में मेटाडेटा जुड़ जाता है. जैसे, फ़ाइल की संवेदनशीलता, दस्तावेज़ की स्थिति या ड्यू डेट.
तरीका जानें: क्लासिफ़िकेशन लेबल के एडमिन के तौर पर शुरुआत करना
Drive के कस्टम टेंप्लेट की अनुमति देना
आपके संगठन का ब्रैंड अहम होता है. इसे प्रमोट करने का एक तरीका यह है कि Docs, Sheets, Slides, Forms, और Sites के लिए कस्टम टेंप्लेट सेट अप किए जाएं. आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि कस्टम टेंप्लेट कौन बना सकता है. जैसे, संगठन में सभी लोगों को कस्टम टेंप्लेट बनाने की अनुमति दी जा सकती है या सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं को.
तरीका जानें: अपने संगठन के लिए कस्टम टेंप्लेट की अनुमति देना
फ़ाइलों में एन्क्रिप्शन की एक और लेयर जोड़ना
अगर आपका संगठन, संवेदनशील इंटलेक्चुअल प्रॉपर्टी के साथ काम करता है या किसी ऐसे उद्योग में काम करता है जिस पर कई नियम लागू होते हैं, तो उपयोगकर्ताओं को क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्ट किए गए दस्तावेज़ और अन्य फ़ाइलें बनाने की अनुमति दी जा सकती है. Google के सर्वर, इन फ़ाइलों को डिक्रिप्ट नहीं कर सकते.
तरीका जानें: क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन के बारे में जानकारी