ऐक्टिविटी डैशबोर्ड का इस्तेमाल, ऑडिट या कानूनी मकसद से नहीं किया जा सकता. उपयोगकर्ता की गतिविधि का ऑडिट करने के लिए, Drive का ऑडिट लॉग इस्तेमाल करें.
एडमिन के तौर पर, आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि उपयोगकर्ता, ऐक्टिविटी डैशबोर्ड पर एक-दूसरे की फ़ाइल की गतिविधि देख पाएं या नहीं. फ़ाइल की गतिविधि में, उन उपयोगकर्ताओं के नाम शामिल होते हैं जिन्होंने Google Docs, Sheets, और Slides की फ़ाइलें देखी हैं. साथ ही, इसमें यह भी शामिल होता है कि उन्होंने ये फ़ाइलें कब देखीं.
इस डेटा का इस्तेमाल करके, फ़ाइल के एडिटर इस बारे में सही फ़ैसले ले सकते हैं कि उन्हें साथ मिलकर काम करने वाले लोगों से फ़ॉलो अप करना है या नहीं. किसी फ़ाइल का ऐक्टिविटी डैशबोर्ड देखने के लिए, उपयोगकर्ताओं के पास फ़ाइल में बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए. साथ ही, वे उसी डोमेन में होने चाहिए जिसमें फ़ाइल का मालिक है. उपयोगकर्ता, अपने डोमेन से बाहर की फ़ाइलों का ऐक्टिविटी डैशबोर्ड नहीं देख सकते.
उपयोगकर्ता क्या कंट्रोल कर सकते हैं
उपयोगकर्ता यह कंट्रोल कर सकते हैं कि फ़ाइल देखने की उनकी जानकारी, ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में दिखे या नहीं.
उदाहरण के लिए, अगर कोई एडमिन किसी उपयोगकर्ता के देखे जाने के इतिहास को चालू करता है, तो भी वह उपयोगकर्ता निजता सेटिंग चुनकर, डैशबोर्ड से अपनी फ़ाइल के व्यू छिपा सकता है. अगर आपने ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में उपयोगकर्ताओं के देखे जाने के इतिहास को बंद कर दिया है, तो उपयोगकर्ता इसे अपने लिए चालू नहीं कर सकते. ऐक्टिविटी डैशबोर्ड की निजता सेटिंग से, सिर्फ़ ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में दिखने वाली व्यू गतिविधि को कंट्रोल किया जा सकता है.
अपने संगठन में फ़ाइल देखने की सेटिंग की जांच करना
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन
Google Workspace
Drive और Docs पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- सभी पर सेटिंग लागू करने के लिए, संगठन की पैरंट इकाई को चुनकर रखें. इसके अलावा, आपके पास संगठन की किसी उप-इकाई organizational
unit या किसी configuration
group को भी चुनने का विकल्प है.
इस वैकल्पिक चरण के लिए, ये वर्शन उपलब्ध हैं: Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें
- ऐक्टिविटी डैशबोर्ड की सेटिंग पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ताओं ने क्या-क्या देखा के बगल में, कोई विकल्प चुनें. आपके चुने गए विकल्प के बावजूद, उपयोगकर्ता अपनी फ़ाइल के व्यू छिपा सकते हैं.
ध्यान दें: इससे, ऐक्टिविटी डैशबोर्ड से बाहर के लॉग देखने पर कोई असर नहीं पड़ता है.- चालू (सुझाया गया है): ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में, फ़ाइल देखने की जानकारी दिखती है. जिन उपयोगकर्ताओं के पास एक ही डोमेन के उपयोगकर्ताओं की फ़ाइलों में बदलाव करने का ऐक्सेस है वे यह जानकारी देख सकते हैं. हो सकता है कि आपके उपयोगकर्ताओं के देखने की जानकारी, दूसरे संगठनों की फ़ाइलों के ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में दिखे.
- चालू - सिर्फ़ <आपका डोमेन>: अलग-अलग उपयोगकर्ता ने कितनी बार देखा, इसकी संख्या सिर्फ़ आपके डोमेन के उपयोगकर्ताओं को, आपके डोमेन की फ़ाइलों के ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में दिखेगी. दूसरे डोमेन के लोगों को, आपके डोमेन की फ़ाइलों पर आपके संगठन के उपयोगकर्ता की गतिविधि नहीं दिखेगी.
- बंद: आपके संगठन की फ़ाइल के व्यू, किसी भी फ़ाइल के ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में नहीं दिखेंगे. आपके उपयोगकर्ता यह देख सकते हैं कि बाहरी उपयोगकर्ताओं ने उनकी फ़ाइलें देखी हैं या नहीं. यह इस बात पर निर्भर करता है कि उन बाहरी उपयोगकर्ताओं की ऐक्टिविटी डैशबोर्ड की सेटिंग क्या हैं.
- Google Workspace के कुछ वर्शन के लिए, आपको अतिरिक्त सेटिंग दिख सकती हैं. इनकी मदद से, यह कंट्रोल किया जा सकता है कि आपके उपयोगकर्ता उन फ़ाइलों का ऐक्टिविटी डैशबोर्ड डेटा देख पाएं या नहीं जिनमें वे एडिटर हैं. देखे जाने के इतिहास का ऐक्सेस के बगल में, इनमें से कोई एक विकल्प चुनें:
- चालू: इससे आपके डोमेन के उपयोगकर्ता, ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में 'दर्शक' और 'दर्शकाें के रुझान' देख पाएंगे. अगर उपयोगकर्ताओं ने क्या-क्या देखा सेटिंग भी चालू है, तो इसका सुझाव दिया जाता है.
- बंद: इससे आपके डोमेन के उपयोगकर्ता, ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में 'दर्शक' और 'दर्शकाें के रुझान' नहीं देख पाएंगे. अगर उपयोगकर्ताओं ने क्या-क्या देखा सेटिंग भी बंद है, तो इसका सुझाव दिया जाता है.