इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें
उपयोगकर्ता औपचारिक मंज़ूरी प्रक्रिया के ज़रिए Google Drive में दस्तावेज़ भेज सकते हैं. समीक्षक, सीधे Drive, Docs, और अन्य Google Workspace फ़ाइल फ़ोल्डर में दस्तावेज़ों को स्वीकार कर सकते हैं, अस्वीकार कर सकते हैं या उन पर फ़ीडबैक दे सकते हैं. आप इस प्रक्रिया का इस्तेमाल किसी अनुबंध या नई नौकरी की मंज़ूरी पाने के लिए, प्रकाशन से पहले किसी दस्तावेज़ में बदलावों को मंज़ूरी देने या अनुमति देने की अन्य औपचारिक स्थितियों में मंज़ूरी पाने के लिए कर सकते हैं.
यह कैसे काम करता है
जब कोई उपयोगकर्ता मंज़ूरी के लिए दस्तावेज़ भेजता है, तो मंज़ूरी देने वाले लोगों को अनुरोध के बारे में ईमेल या Drive सूचनाएं मिलती हैं. अगर उपयोगकर्ता पूरा होने की कोई तारीख सेट करता है, तो समीक्षकों को ईमेल से रिमाइंडर मिलते हैं कि उनकी मंज़ूरी ज़रूरी है या उससे पहले की तारीख निकल गई है. उपयोगकर्ता यह तय करते हैं कि संपादकों को दस्तावेज़ में बदलाव करने, टिप्पणियां करने या सुझाव देने की अनुमति है या नहीं. इसके लिए, वे दस्तावेज़ को लॉक करने का विकल्प चुनते हैं या नहीं. डिफ़ॉल्ट रूप से, दस्तावेज़ अनलॉक होते हैं.
मंज़ूरी देने वाले उस दस्तावेज़ के लिंक को फ़ॉलो करते हैं जहां वे समीक्षा कर सकते हैं, टिप्पणी कर सकते हैं, और दस्तावेज़ को अस्वीकार या स्वीकार कर सकते हैं. अगर कोई उपयोगकर्ता एक से ज़्यादा लोगों से मंज़ूरी मांगने का अनुरोध करता है, तो सभी समीक्षकों से फ़ाइल को मंज़ूरी देने के बाद दस्तावेज़ को मंज़ूरी मिल जाती है. अगर कोई बदलाव किया जाता है, तो सभी समीक्षकों को फ़ाइल के नए वर्शन को दोबारा अनुमति देनी होगी. अगर कोई एक समीक्षक फ़ाइल को अस्वीकार करता है, तो फ़ाइल अस्वीकार कर दी जाएगी.
सभी समीक्षकों से दस्तावेज़ को मंज़ूरी मिलने के बाद, फ़ाइल लॉक हो जाएगी. लॉक की गई फ़ाइलों में तब तक बदलाव नहीं किया जा सकता, जब तक उन्हें अनलॉक न किया गया हो. फ़ाइल को अनलॉक करने से, मौजूदा मंज़ूरी का अनुरोध रद्द नहीं होता.
ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Drive में फ़ाइलों के लिए मंज़ूरी पाना लेख पढ़ें.
मंज़ूरी को कंट्रोल करना
एडमिन के तौर पर, आप यह कंट्रोल कर सकते हैं कि आपके उपयोगकर्ताओं और फ़ाइलों को मंज़ूरी प्रक्रिया में कैसे शामिल किया जाए.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- मंज़ूरी पर क्लिक करें.
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(ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.
ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें
- संगठन के बाहर के उपयोगकर्ताओं को संगठन के मालिकाना हक वाले दस्तावेज़ों को मंज़ूरी देने के लिए, आपके संगठन की फ़ाइलों पर मंज़ूरी के अनुरोध की अनुमति दें के अंदर, चालू करें पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ताओं को संगठन के बाहर की फ़ाइलों पर मंज़ूरी देने का अनुरोध करने के लिए, अपने संगठन के उपयोगकर्ताओं को फ़ाइलों पर मंज़ूरी पाने का अनुरोध करने की अनुमति दें के अंदर, चालू करें पर क्लिक करें.
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सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.