এই ফিচারের জন্য সমর্থিত সংস্করণগুলো হলো: বিজনেস স্ট্যান্ডার্ড ও বিজনেস প্লাস; এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড ও এন্টারপ্রাইজ প্লাস; এডুকেশন প্লাস; এসেনশিয়ালস, এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস, এবং এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস প্লাস; জি স্যুট বিজনেস। আপনার সংস্করণটি তুলনা করুন।
ব্যবহারকারীরা একটি আনুষ্ঠানিক অনুমোদন প্রক্রিয়ার মাধ্যমে গুগল ড্রাইভে ডকুমেন্ট পাঠাতে পারেন। পর্যালোচকরা সরাসরি ড্রাইভ, ডকস এবং অন্যান্য গুগল ওয়ার্কস্পেস এডিটরের মধ্যে থেকেই ডকুমেন্টগুলো অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা সেগুলোর ওপর মতামত জানাতে পারেন। কোনো চুক্তি বা নতুন কর্মী নিয়োগের অনুমোদন পেতে, প্রকাশের আগে কোনো ডকুমেন্টের পরিবর্তন অনুমোদন করতে, বা অন্যান্য আনুষ্ঠানিক অনুমোদনের ক্ষেত্রে আপনি এই প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করতে পারেন।
এটি কীভাবে কাজ করে
যখন কোনো ব্যবহারকারী অনুমোদনের জন্য একটি ডকুমেন্ট পাঠান, তখন অনুমোদনকারীরা অনুরোধটি সম্পর্কে ইমেল বা ড্রাইভ নোটিফিকেশন পান। যদি ব্যবহারকারী একটি নির্দিষ্ট শেষ তারিখ নির্ধারণ করেন, তাহলে পর্যালোচকরা ইমেল অনুস্মারক পান যে তাদের অনুমোদন প্রয়োজন অথবা শেষ তারিখ পেরিয়ে গেছে। ব্যবহারকারীরা ডকুমেন্টটি লক করবেন কি না, তা নির্বাচন করার মাধ্যমে ঠিক করেন যে সম্পাদকরা এর বিষয়বস্তু সম্পাদনা করতে, মন্তব্য করতে বা পরামর্শ দিতে পারবেন কি না। ডিফল্টরূপে, ডকুমেন্টগুলো আনলক করা থাকে।
অনুমোদনকারীরা একটি লিঙ্কের মাধ্যমে ডকুমেন্টটিতে প্রবেশ করেন, যেখানে তাঁরা পর্যালোচনা করতে, মন্তব্য করতে এবং ডকুমেন্টটি প্রত্যাখ্যান বা অনুমোদন করতে পারেন। যদি কোনো ব্যবহারকারী একাধিক ব্যক্তির কাছ থেকে অনুমোদনের অনুরোধ করেন, তবে সকল পর্যালোচক ফাইলটি অনুমোদন করলেই ডকুমেন্টটি অনুমোদিত হয়ে যায়। যদি কোনো সম্পাদনা করা হয়, তবে সকল পর্যালোচককে ফাইলটির সর্বশেষ সংস্করণটি পুনরায় অনুমোদন করতে হবে। যদি একজন পর্যালোচক ফাইলটি প্রত্যাখ্যান করেন, তবে সেটি বাতিল বলে গণ্য হবে।
যখন সকল পর্যালোচক নথিটি অনুমোদন করবেন, তখন ফাইলটি লক হয়ে যাবে। আনলক না করা পর্যন্ত লক করা ফাইল সম্পাদনা করা যাবে না। ফাইলটি আনলক করলে বর্তমান অনুমোদনের অনুরোধটি বাতিল হবে না।
আরও বিস্তারিত জানতে, গুগল ড্রাইভে ফাইলগুলির অনুমোদন নিন দেখুন।
নিয়ন্ত্রণ অনুমোদন
প্রশাসক হিসেবে, আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন যে আপনার ব্যবহারকারী এবং ফাইলগুলো অনুমোদন প্রক্রিয়ায় কীভাবে অংশগ্রহণ করবে।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- অনুমোদনসমূহ- এ ক্লিক করুন।
- (ঐচ্ছিক) সেটিংটি শুধুমাত্র কিছু ব্যবহারকারীর জন্য প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট (সাধারণত বিভাগের জন্য ব্যবহৃত হয়) বা কনফিগারেশন গ্রুপ (উন্নত) নির্বাচন করুন।
গ্রুপ সেটিংস সাংগঠনিক ইউনিটকে অগ্রাহ্য করে। আরও জানুন।
- প্রতিষ্ঠানের বাইরের ব্যবহারকারীদের প্রতিষ্ঠানের মালিকানাধীন নথি অনুমোদন করার অনুমতি দিতে, 'আপনার প্রতিষ্ঠানের মালিকানাধীন ফাইলগুলিতে অনুমোদনের অনুরোধের অনুমতি দিন' (Allow approval requests on files owned by your organization) এর অধীনে ' চালু করুন' (On ) বিকল্পে ক্লিক করুন।
- ব্যবহারকারীদের প্রতিষ্ঠানের বাইরে থেকে ফাইলগুলোর অনুমোদনের জন্য অনুরোধ করার অনুমতি দিতে, ‘আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের ফাইলগুলোর অনুমোদনের জন্য অনুরোধ করার অনুমতি দিন’ বিকল্পের অধীনে ‘ চালু করুন ’ বিকল্পে ক্লিক করুন।
- সেভ-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।
পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, Inherit-এ ক্লিক করুন (অথবা কোনো গ্রুপের জন্য Unset-এ )।