एडमिन के तौर पर शेयर की गई ड्राइव मैनेज करना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन हैं: Business Starter (यहां बताई गई शर्तों को छोड़कर), Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, और G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करना

अगर आप शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर हैं, तो इसके बजाय यहां जाएं.

एडमिन के तौर पर, आपके पास अपने संगठन में मौजूद किसी भी शेयर की गई ड्राइव के सदस्यों और उनके ऐक्सेस लेवल में बदलाव करने का विकल्प होता है. आपके पास शेयर की गई किसी ड्राइव के लिए, शेयर करने की सेटिंग बदलने का विकल्प होता है. साथ ही, शेयर की गई सभी नई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग भी बदली जा सकती हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपको लगता है कि किसी खास उपयोगकर्ता के पास शेयर की गई ड्राइव का ऐक्सेस नहीं होना चाहिए, तो उसे हटाया जा सकता है या उसके ऐक्सेस लेवल में बदलाव किया जा सकता है.

ध्यान दें: अगर आपके पास Business Starter है और आपने Frontline Plus के लिए साइन अप किया है, तो शेयर की गई ड्राइव मैनेज नहीं की जा सकतीं. Frontline के उपयोगकर्ता न होने वाले लोगों के लिए, शेयर की गई ड्राइव मैनेज करने की सुविधा जारी रखने के लिए, Business Standard या उससे ऊपर वाले वर्शन में अपग्रेड करें.

इस पेज पर

शेयर की गई ड्राइव में सदस्यों को जोड़ना या हटाना

एडमिन के तौर पर, आपको शेयर की गई ड्राइव में सदस्यों को जोड़ने की ज़रूरत पड़ सकती है. इसके लिए, Admin console का इस्तेमाल करें. ऐसा तब करना पड़ सकता है, जब शेयर की गई ड्राइव में कोई सदस्य या मैनेजर न हो. इसके अलावा, आपको शेयर की गई ड्राइव से सदस्यों को हटाने की ज़रूरत पड़ सकती है. ऐसा तब करना पड़ सकता है, जब उनके पास कॉन्टेंट का ऐक्सेस नहीं होना चाहिए.

शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पेज से सदस्यों को मैनेज करने के लिए, आपके एडमिन खाते के पास ऐसा लाइसेंस होना चाहिए जिसमें Drive और Docs ऐप्लिकेशन शामिल हो. साथ ही, यह ऐप्लिकेशन चालू होना चाहिए.

ध्यान दें: शेयर की गई किसी ड्राइव में, ज़्यादा से ज़्यादा 100 ग्रुप और 600 सदस्य (ग्रुप और अलग-अलग उपयोगकर्ता मिलाकर) जोड़े जा सकते हैं. शेयर की गई किसी ड्राइव में, ग्रुप और अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के ज़रिए, ज़्यादा से ज़्यादा 50,000 सदस्य जोड़े जा सकते हैं.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग को मैनेज करने के एडमिन के खास अधिकार होने चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. शेयर की गई उस ड्राइव की ओर पॉइंट करें जिसे आपको अपडेट करना है. इसके बाद, सदस्यों को मैनेज करें पर क्लिक करें. अगर आपके पास शेयर की गई कई ड्राइव हैं, तो सूची को शेयर की गई ड्राइव के नाम या अन्य एट्रिब्यूट के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.
    1. शेयर की गई उन ड्राइव को ढूंढने के लिए जिनमें कोई सदस्य नहीं है, फ़िल्टर जोड़ें इसके बाद कोई सदस्य नहीं पर क्लिक करें.
    2. शेयर की गई उन ड्राइव को ढूंढने के लिए जिनमें कोई मैनेजर नहीं है, फ़िल्टर जोड़ें इसके बाद कोई मैनेजर नहीं पर क्लिक करें.
  4. किसी व्यक्ति या ग्रुप को जोड़ने के लिए:
    1. ईमेल पता डालें.
    2. ऐक्सेस लेवल चुनें.
    3. यह चुनें कि आपको लोगों को सूचना भेजनी है या नहीं. अगर सूचना भेजनी है, तो मैसेज शामिल करें. यह ज़रूरी नहीं है.
    4. भेजें पर क्लिक करें. यह विकल्प तब दिखता है, जब आपने लोगों को सूचना भेजने का विकल्प चुना हो. इसके अलावा, शेयर करें पर क्लिक करें. यह विकल्प तब दिखता है, जब आपने लोगों को सूचना न भेजने का विकल्प चुना हो.

  5. किसी व्यक्ति या ग्रुप को हटाने के लिए:

    1. उस व्यक्ति या ग्रुप के नाम के बगल में मौजूद, ऐक्सेस लेवल पर क्लिक करें.

    2. ऐक्सेस निकालें पर क्लिक करें.

      ध्यान दें: शेयर की गई किसी ड्राइव से किसी सदस्य को हटाने पर, उसके पास शेयर की गई उस ड्राइव में मौजूद उन सभी फ़ाइलों और फ़ोल्डर का ऐक्सेस भी नहीं रहता जो सीधे उसके साथ शेयर किए गए थे.

  6. सेव करें पर क्लिक करें.

शेयर की गई ड्राइव के सदस्य का ऐक्सेस लेवल बदलना

एडमिन के तौर पर, आपके पास शेयर की गई किसी ड्राइव के सदस्य का ऐक्सेस लेवल बदलने का विकल्प होता है. भले ही, आपके पास शेयर की गई उस ड्राइव को मैनेज करने का ऐक्सेस न हो. उदाहरण के लिए, अगर आपको लगता है कि किसी खास उपयोगकर्ता के पास शेयर की गई किसी ड्राइव को मैनेज करने का ऐक्सेस नहीं होना चाहिए, तो उसके ऐक्सेस लेवल को कम किया जा सकता है.

शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पेज से सदस्यों को मैनेज करने के लिए, आपके एडमिन खाते के पास ऐसा लाइसेंस होना चाहिए जिसमें Drive और Docs ऐप्लिकेशन शामिल हो. साथ ही, यह ऐप्लिकेशन चालू होना चाहिए.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग को मैनेज करने के एडमिन के खास अधिकार होने चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. शेयर की गई उस ड्राइव की ओर पॉइंट करें जिसके सदस्य की जानकारी आपको अपडेट करनी है. इसके बाद, सदस्यों को मैनेज करें पर क्लिक करें. अगर आपके पास शेयर की गई कई ड्राइव हैं, तो सूची को शेयर की गई ड्राइव के नाम या अन्य एट्रिब्यूट के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.
  4. उस सदस्य की लाइन में, जिसका ऐक्सेस लेवल आपको अपडेट करना है, उसके मौजूदा ऐक्सेस लेवल पर क्लिक करें. इसके बाद, नया ऐक्सेस लेवल चुनें.
  5. हो गया पर क्लिक करें.

शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग सेट करना

यह सुविधा Business Starter के लिए उपलब्ध नहीं है. शेयर की गई ड्राइव की शेयर करने की सभी सेटिंग, अनुमति देने के लिए सेट की जाती हैं.

एडमिन के तौर पर, आपके पास शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग सेट करने का विकल्प होता है. इसके लिए, संगठन की उस इकाई को चुनें जिसमें शेयर की गई ड्राइव असाइन की गई है. आपके पास मैनेजर लेवल का ऐक्सेस रखने वाले सदस्यों को, उन सेटिंग में बदलाव करने से रोकने का विकल्प होता है. उदाहरण के लिए, अगर आपको नहीं चाहिए कि संगठन की किसी इकाई के उपयोगकर्ता, आपके संगठन के बाहर कॉन्टेंट शेयर करें, तो संगठन के बाहर शेयर करने की सुविधा को ब्लॉक किया जा सकता है. साथ ही, मैनेजर को उस सेटिंग में बदलाव करने से रोका जा सकता है.

अहम जानकारी: शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग, सिर्फ़ शेयर की गई नई ड्राइव पर लागू होती हैं. अगर आपके पास शेयर की गई ऐसी ड्राइव हैं जिनकी शेयर करने की सेटिंग आपको बदलनी हैं, तो अगला सेक्शन देखें.

ध्यान दें: शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की अनुमतियों से यह तय नहीं होता कि Google फ़ॉर्म के अनुरोधों को किसके साथ शेयर किया जा सकता है.

शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए, कोई विभाग या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की कोई इकाई जोड़ना पर जाएं.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग को मैनेज करने के एडमिन के खास अधिकार होने चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर की गई ड्राइव बनाएं पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) किसी विभाग या टीम पर सेटिंग लागू करने के लिए, साइड पैनल में जाकर कोई संगठन की इकाई चुनें.
  4. शेयर की गई नई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट सेटिंग सेट करें. साथ ही, यह तय करें कि शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर, उन सेटिंग को बदल सकते हैं या नहीं. विकल्प:
    • मैनेजर लेवल के ऐक्सेस की मदद से, सदस्यों को नीचे दी गई सेटिंग को बदलने की अनुमति दें—अगर यह विकल्प चुना जाता है, तो मैनेजर, शेयर की गई अलग-अलग ड्राइव के लिए, शेयर करने की इन सेटिंग में बदलाव नहीं कर सकते. ज़्यादातर मामलों में, शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर को सेटिंग में बदलाव करने की अनुमति दी जा सकती है. इससे उन्हें संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं या अन्य टीमों के साथ मिलकर काम करने में कोई समस्या नहीं होगी.
    • _अपने संगठन_ से बाहर के उपयोगकर्ताओं को, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें ऐक्सेस करने की अनुमति दें—अगर यह विकल्प नहीं चुना जाता है, तो संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं के पास ऐक्सेस नहीं होगा. भले ही, आपने उपयोगकर्ताओं को अपने संगठन के बाहर फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति दी हो. इस सेटिंग की वजह से, शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर, संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं को सदस्य के तौर पर नहीं जोड़ सकते. अगर उपयोगकर्ताओं को अपने संगठन के बाहर, Drive में मौजूद कोई भी आइटम शेयर करने की अनुमति नहीं है, तो इस सेटिंग का कोई असर नहीं होगा. ऐसा इसलिए, क्योंकि यह शेयर करने की सेटिंग को बदल नहीं सकती.
    • जो लोग शेयर की गई ड्राइव के सदस्य नहीं हैं उन्हें फ़ाइलें ऐक्सेस करने की अनुमति दें—अगर यह विकल्प नहीं चुना जाता है, तो शेयर की गई ड्राइव के सदस्य, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को देखने, उन पर टिप्पणी करने या उनमें बदलाव करने का ऐक्सेस, गैर-सदस्यों को नहीं दे सकते. साथ ही, वे इन फ़ाइलों को लिंक के ज़रिए शेयर नहीं कर सकते.
    • कॉन्टेंट मैनेजर को फ़ोल्डर शेयर करने की अनुमति दें—अगर यह विकल्प नहीं चुना जाता है, तो सिर्फ़ मैनेजर, फ़ोल्डर शेयर कर सकते हैं.
    • देखने और टिप्पणी करने वाले लोगों को फ़ाइलें डाउनलोड, प्रिंट, और कॉपी करने की अनुमति दें—अगर यह विकल्प नहीं चुना जाता है, तो शेयर की गई ड्राइव के वे सदस्य, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें डाउनलोड, कॉपी या प्रिंट नहीं कर सकते जिनके पास देखने या टिप्पणी करने का ऐक्सेस है.
      ध्यान दें: शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों और फ़ोल्डर को, शेयर की गई ड्राइव से बाहर ले जाने पर भी यह सेटिंग लागू रहती है. फ़ोल्डर के मामले में, फ़ाइल को 'मेरी ड्राइव' में ले जाने के बाद, सेटिंग को पहले वाली स्थिति में नहीं लाया जा सकता.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए, बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में रीस्टोर करने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर यह उससे पहले ही दिख जाते हैं. ज़्यादा जानें

शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की सेटिंग बदलना

यह सुविधा Business Starter के लिए उपलब्ध नहीं है. आपके पास सिर्फ़ रीसेट करने का विकल्प होता है. ऐसा करने पर, शेयर करने की सभी अनुमतियां चालू हो जाती हैं.

शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पेज से, शेयर करने की सेटिंग में बदलाव करने के लिए, आपके एडमिन खाते के पास ऐसा लाइसेंस होना चाहिए जिसमें Drive और Docs ऐप्लिकेशन शामिल हो. साथ ही, यह ऐप्लिकेशन चालू होना चाहिए.

शुरू करने से पहले:

  • शेयर की गई ड्राइव में मौजूद कॉन्टेंट की समीक्षा करें, ताकि यह पता चल सके कि क्या शेयर किया जाना चाहिए और क्या नहीं.
  • अगर Drive की सेटिंग ज़्यादा पाबंदियां लगाने वाली हैं, तो शेयर की गई ड्राइव की शेयर करने की सेटिंग, Drive की शेयर करने की सेटिंग से बदल जाती हैं. शेयर करने की सेटिंग और शेयर की गई ड्राइव के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, शेयर की गई खास ड्राइव के लिए डेटा से जुड़ी नीतियां मैनेज करना लेख पढ़ें.

शेयर की गई किसी ड्राइव के लिए, शेयर करने की सेटिंग अपडेट करने के लिए:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग को मैनेज करने के एडमिन के खास अधिकार होने चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. शेयर की गई उस ड्राइव की ओर पॉइंट करें जिसे आपको अपडेट करना है. इसके बाद, सेटिंग पर क्लिक करें. अगर आपके पास शेयर की गई कई ड्राइव हैं, तो सूची को शेयर की गई ड्राइव के नाम या अन्य एट्रिब्यूट के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.
  4. शेयर करने की सेटिंग अपडेट करें. अपडेट करने के दौरान, आपके बदलाव अपने-आप सेव हो जाते हैं.
  5. (ज़रूरी नहीं) शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर को आपकी नई सेटिंग बदलने से रोकने के लिए, पहले बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
  6. हो गया पर क्लिक करें.
बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर यह उससे पहले ही दिख जाते हैं. ज़्यादा जानें

यह तय करना कि शेयर की गई ड्राइव में कॉन्टेंट कौन ले जा सकता है

आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि कॉन्टेंट को यहां से ले जाते समय, कौन फ़ाइलें और फ़ोल्डर अपने संगठन के बाहर ले जा सकता है:
  • आपके संगठन में मौजूद शेयर की गई किसी ड्राइव से:
    • किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में
    • किसी दूसरे संगठन में मौजूद, किसी व्यक्ति की 'मेरी ड्राइव' में
  • आपके संगठन में मौजूद, किसी व्यक्ति की 'मेरी ड्राइव' से, किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग को मैनेज करने के एडमिन के खास अधिकार होने चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. वांछित संगठन इकाई या समूह चुनें.
  4. **_अपने_ _संगठन_ से बाहर कॉन्टेंट शेयर करना** में जाकर, कोई विकल्प चुनें:
    • कोई भी
      • शेयर की गई किसी ड्राइव को मैनेज करने का ऐक्सेस रखने वाले लोग, उस शेयर की गई ड्राइव से फ़ाइलें, किसी दूसरे संगठन में मौजूद Drive की जगह पर ले जा सकते हैं. ज़्यादा जानें
      • चुनी गई संगठन की इकाई या ग्रुप में शामिल लोग, अपनी 'मेरी ड्राइव' से कॉन्टेंट, किसी दूसरे संगठन (जैसे, कोई दूसरा कारोबार, ग्रुप या स्कूल) के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकते हैं. ज़्यादा जानें
    • सिर्फ़ आपके संगठन के उपयोगकर्ता
      • शेयर की गई किसी ड्राइव को मैनेज करने का ऐक्सेस रखने वाले लोग, उस शेयर की गई ड्राइव से फ़ाइलें, किसी दूसरे संगठन में मौजूद Drive की जगह पर ले जा सकते हैं.
      • चुनी गई संगठन की इकाई या ग्रुप में शामिल लोग, अपनी 'मेरी ड्राइव' से कॉन्टेंट, किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकते हैं.
    • कोई नहीं
      • शेयर की गई किसी ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को, किसी दूसरे संगठन में मौजूद Drive की जगह पर नहीं ले जाया जा सकता.
      • चुनी गई संगठन की इकाई या ग्रुप में शामिल कोई भी व्यक्ति, 'मेरी ड्राइव' से कॉन्टेंट, किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में नहीं ले जा सकता.
      • चुनी गई संगठन की इकाई या ग्रुप में शामिल कोई भी व्यक्ति, किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें नहीं बना सकता.
  5. सेव करें पर क्लिक करें.

अहम जानकारी: अगर संगठन की किसी उप-इकाई या ग्रुप को चुना जाता है, तो यह सेटिंग सिर्फ़ किसी व्यक्ति की 'मेरी ड्राइव' से कॉन्टेंट को, किसी दूसरे संगठन (जैसे, कोई दूसरा कारोबार या स्कूल) में मौजूद शेयर की गई ड्राइव में ले जाने की सुविधा को कंट्रोल करती है. अगर संगठन की सबसे ऊपरी इकाई, उपयोगकर्ता को अपने संगठन के बाहर फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति देती है, लेकिन संगठन की उप-इकाई ऐसा नहीं करती, तो उपयोगकर्ता अपने संगठन के बाहर फ़ाइलें शेयर नहीं कर पाएगा.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग बारी-बारी से लागू हो सकती हैं.

शेयर की गई ड्राइव में उपयोगकर्ता की गतिविधि की समीक्षा करना

शेयर की गई ड्राइव की फ़ाइलों, सेटिंग या सदस्यों में कब और किसने बदलाव किए, यह जानने के लिए, Drive के ऑडिट लॉग का इस्तेमाल किया जा सकता है.

बंद की गई शेयर की गई ड्राइव की समीक्षा करना और उसके ख़िलाफ़ अपील करना

अगर Google को पता चलता है कि शेयर की गई किसी ड्राइव में ऐसा कॉन्टेंट मौजूद है जो सेवा की शर्तों का उल्लंघन करता है, तो वह शेयर की गई उस ड्राइव को बंद कर सकता है. आपका कॉन्टेंट मिटाया नहीं जाता. हालांकि, जब तक Google, आपकी अपील पर शेयर की गई ड्राइव को वापस चालू नहीं करता, तब तक उपयोगकर्ता उसे ऐक्सेस नहीं कर सकते.

अगर आपको लगता है कि शेयर की गई ड्राइव को गलती से बंद किया गया है, तो समीक्षा के लिए अनुरोध सबमिट किया जा सकता है. अपील करने के लिए, आपके पास 29 दिन होते हैं. अगर अपील नहीं की जाती है, तो बंद की गई शेयर की गई ड्राइव अपने-आप मिट जाती है.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग को मैनेज करने के एडमिन के खास अधिकार होने चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. फ़िल्टर जोड़ें इसके बाद स्थिति इसके बाद बंद की गई पर क्लिक करें. इसके बाद, लागू करें पर क्लिक करें.
  4. बंद की गई उस शेयर की गई ड्राइव की ओर पॉइंट करें जिसके ख़िलाफ़ आपको अपील करनी है. इसके बाद, ज़्यादा इसके बाद समीक्षा के लिए अनुरोध करें पर क्लिक करें.

शेयर की गई ड्राइव के लिए की गई आपकी अपील की समीक्षा की जाती है. अगर अपील स्वीकार कर ली जाती है, तो शेयर की गई ड्राइव को वापस चालू कर दिया जाता है.