अपने संगठन के कॉन्टेंट को शेयर की गई ड्राइव में ले जाना

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एडमिन के तौर पर, आपके पास फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने का विकल्प होता है. हालांकि, इसके लिए आपके पास फ़ोल्डर को देखने का ऐक्सेस होना चाहिए. साथ ही, आपको शेयर की गई ड्राइव का मैनेजर होना चाहिए. आपके पास यह कंट्रोल करने का भी विकल्प होता है कि Google Drive में, 'मेरी ड्राइव' से शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें कौन ले जा सकता है. इसके अलावा, आपके पास उन उपयोगकर्ताओं को सीमित एडमिन की भूमिका असाइन करने का विकल्प होता है जिन्हें इसकी ज़रूरत है.

एडमिन के तौर पर, फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाना

जिन उपयोगकर्ताओं के पास शेयर की गई ड्राइव का मैनेजर ऐक्सेस होता है वे किसी फ़ोल्डर को 'मेरी ड्राइव' से शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकते हैं. हालांकि, वे सीमित संख्या में ही फ़ाइलें ले जा सकते हैं. इसलिए, कभी-कभी एडमिन के लिए फ़ोल्डर को ले जाना ज़्यादा सही हो सकता है.

शेयर की गई ड्राइव का मैनेजर बनने, फ़ोल्डर को ले जाने के लिए उसका ऐक्सेस पाने, और फिर फ़ोल्डर को ले जाने का तरीका यहां दिया गया है.

ध्यान दें: किसी फ़ोल्डर को ले जाने पर, फ़ाइल का ऐक्सेस बदल सकता है:

  • शेयर की गई ड्राइव के सभी सदस्य, फ़ोल्डर का कॉन्टेंट देख सकते हैं. इसमें पहले से छिपी हुई फ़ाइलें भी शामिल हैं. (जब किसी फ़ोल्डर को किसी के साथ शेयर किया जाता है, लेकिन उस फ़ोल्डर में मौजूद किसी खास फ़ाइल का ऐक्सेस हटा दिया जाता है, तो वह फ़ाइल 'मेरी ड्राइव' में छिपी हुई दिखती है). अगर फ़ोल्डर का ऐक्सेस सीमित है, तो कुछ सदस्य उन्हें नहीं देख सकते.
  • जिन उपयोगकर्ताओं के साथ, फ़ोल्डर को सीधे तौर पर शेयर किया गया था वे अब भी उसे ऐक्सेस कर सकते हैं. जिन उपयोगकर्ताओं के पास, फ़ोल्डर को ले जाने से पहले एडिटर का ऐक्सेस था उनके पास अब कॉन्टेंट मैनेजर का ऐक्सेस है.
  • जिन उपयोगकर्ताओं के पास, पैरंट फ़ोल्डर के ऐक्सेस के ज़रिए किसी फ़ोल्डर और उसके कॉन्टेंट का इनडायरेक्ट ऐक्सेस था उनके पास अब उस फ़ोल्डर का ऐक्सेस नहीं रहेगा. पैरंट फ़ोल्डर की अनुमतियों से इनहेरिट की गई, फ़ाइल की इनडायरेक्ट अनुमतियां कॉपी नहीं की जातीं.

किसी फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने के लिए:

  1. अगर आपके पास शेयर की गई ड्राइव का मैनेजर ऐक्सेस नहीं है, तो:

    1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

      इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

    2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
    3. उस शेयर की गई ड्राइव पर कर्सर ले जाएं जिसमें आपको फ़ोल्डर ले जाने हैं. इसके बाद, सदस्य मैनेज करें पर क्लिक करें. अगर आपके पास कई शेयर की गई ड्राइव हैं, तो सूची को शेयर की गई ड्राइव के नाम या अन्य एट्रिब्यूट के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.
    4. अपने एडमिन खाते को शेयर की गई ड्राइव में मैनेजर की अनुमतियों के साथ जोड़ें.

  2. अगर आपके पास उन फ़ोल्डर का ऐक्सेस नहीं है जिन्हें आपको शेयर की गई ड्राइव में ले जाना है, तो मालिक से अपने एडमिन खाते को व्यूअर का ऐक्सेस या उससे ज़्यादा का ऐक्सेस देने के लिए कहें.

  3. अपने एडमिन खाते से drive.google.com खोलें.

  4. बाईं ओर, मेरे साथ शेयर किए गए पर क्लिक करें. इसके बाद, वह फ़ोल्डर ढूंढें जिसे आपको ले जाना है.

  5. बाईं ओर, शेयर की गई ड्राइव को बड़ा करें. इसके बाद, वह शेयर की गई ड्राइव ढूंढें जिसमें आपको फ़ोल्डर ले जाना है.

  6. उस फ़ोल्डर को खींचकर शेयर की गई ड्राइव में छोड़ें जिसे आपको ले जाना है.

  7. फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने के लिए, पुष्टि करने का अनुरोध स्वीकार करें. आपको इन समस्याओं के बारे में सूचनाएं मिल सकती हैं:

    • फ़ोल्डर में ऐसे आइटम हैं जिन्हें दूसरी जगह नहीं ले जाया जा सकता. जैसे, किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाले आइटम. दूसरी जगह नहीं ले जाए जा सकने वाले आइटम की सूची देखने के लिए, सूचना वाले बॉक्स में फ़ाइल की सूची डाउनलोड करें (CSV) पर क्लिक करें. इस सूची में आइटम का नाम, मालिक, और उसे दूसरी जगह नहीं ले जाए जा सकने की वजह शामिल होती है. ज़्यादा जानकारी के लिए, इस पेज पर दूसरी जगह नहीं ले जाई जा सकने वाली फ़ाइलें और फ़ोल्डर देखें.
    • एक साथ 1,00,000 से ज़्यादा आइटम ले जाने की कोशिश करना. अगर पैरंट फ़ोल्डर बहुत बड़ा है, तो शेयर की गई ड्राइव में एक नया पैरंट फ़ोल्डर बनाया जा सकता है. इसके बाद, तय सीमा के अंदर रहने के लिए सब-फ़ोल्डर को अलग-अलग ले जाया जा सकता है.
    • फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने पर, उसमें 5,00,000 से ज़्यादा आइटम या 20 से ज़्यादा नेस्ट किए गए फ़ोल्डर हो जाएंगे. ज़्यादा जानकारी के लिए, शेयर की गई ड्राइव की सीमाएं देखें.
    • आपको बाहरी संगठनों के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में कॉन्टेंट ले जाने की अनुमति नहीं है.

दूसरी जगह नहीं ले जाई जा सकने वाली फ़ाइलें और फ़ोल्डर

अनुमति न होने या ऐक्सेस से जुड़ी समस्याओं की वजह से, जिन फ़ाइलों या फ़ोल्डर को दूसरी जगह नहीं ले जाया जा सकता उनके लिए, शेयर की गई ड्राइव में शॉर्टकट बन जाता है. ऐसा इसलिए होता है, ताकि मौजूदा फ़ोल्डर का स्ट्रक्चर बना रहे. साथ ही, आइटम को फ़ाइल के मालिक की 'मेरी ड्राइव' के रूट में ले जाया जाता है. दूसरी जगह नहीं ले जाए जा सकने वाले आइटम की वजह से, फ़ोल्डर के स्ट्रक्चर या कॉन्टेंट में बड़े बदलाव न हों, इसके लिए इन स्थितियों में फ़ोल्डर को दूसरी जगह ले जाने का अनुरोध अस्वीकार कर दिया जाता है:

  • 25 या उससे ज़्यादा आइटम दूसरी जगह नहीं ले जाए जा सकते
  • 10% या उससे ज़्यादा आइटम दूसरी जगह नहीं ले जाए जा सकते

दूसरी जगह नहीं ले जाई जा सकने वाली फ़ाइलों की सूची और उन्हें दूसरी जगह नहीं ले जाए जा सकने की वजह देखने के लिए, फ़ाइलें ले जाने की कोशिश करने के बाद दिखने वाली सूचना में, फ़ाइल की सूची डाउनलोड करें (CSV) पर क्लिक करें.

फ़ाइल के मालिकों या संपादकों को शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें ले जाने की अनुमति देना

इस सेटिंग से यह कंट्रोल किया जा सकता है कि किसी फ़ाइल को शेयर की गई ड्राइव में कौन ले जा सकता है. जैसे, मालिक और संपादक या सिर्फ़ फ़ाइल का मालिक. किसी फ़ाइल को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने पर, उसका मालिकाना हक मालिक से संगठन को मिल जाता है. इसलिए, इस विकल्प से यह कंट्रोल किया जा सकता है कि फ़ाइल का मालिकाना हक कौन बदल सकता है.

  • जब उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें माइग्रेट करने की अनुमति दें चेक किया जाता है, तो:

    • फ़ाइल का मालिक उसे शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकता है, जहां उसके पास कम से कम योगदान देने वाला, कॉन्टेंट मैनेजर या मैनेजर का ऐक्सेस हो.
    • संपादक, किसी फ़ाइल को शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकते हैं, जहां उनके पास योगदान देने वाला, कॉन्टेंट मैनेजर या मैनेजर का ऐक्सेस हो. हालांकि, अगर शेयर की गई ड्राइव को इस तरह सेट किया गया है कि उसकी फ़ाइलें गैर-सदस्यों के साथ शेयर नहीं की जा सकतीं, तो फ़ाइल का मालिक शेयर की गई ड्राइव का सदस्य होना चाहिए.

  • जब उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें माइग्रेट करने की अनुमति दें चेक नहीं किया जाता है, तो सिर्फ़ फ़ाइल का मालिक उसे शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकता है, जहां उसके पास योगदान देने वाला, कॉन्टेंट मैनेजर या मैनेजर का ऐक्सेस हो.

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरत हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप पर सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. माइग्रेशन की सेटिंग पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (एडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों पर लागू होने वाली सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें माइग्रेट करने की अनुमति दें बॉक्स को चेक करें.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, संगठन की किसी इकाई के लिए बदलाव करें पर क्लिक किया जा सकता है.

    बाद में, इनहेरिट की गई वैल्यू को वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. किसी ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

किसी उपयोगकर्ता को ज़्यादातर फ़ाइलों और फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने की अनुमति देना

अगर किसी उपयोगकर्ता को ऐसी फ़ाइलें और फ़ोल्डर ले जाने हैं जिनका मालिकाना हक उसके पास नहीं है या जिनके लिए उसके पास बदलाव करने का ऐक्सेस नहीं है और आपको उसे एडमिन का ऐक्सेस सौंपने में कोई समस्या नहीं है, तो उसे सीमित एडमिन की भूमिका असाइन की जा सकती है.

  1. Drive और Docs के किसी भी फ़ाइल या फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाएं अधिकार के साथ एडमिन की भूमिका बनाएं.
  2. उपयोगकर्ता को एडमिन की भूमिका असाइन करें.