なお、この記事では共有ドライブのコンテンツの移動については扱いません。 詳しくは、共有ドライブにコンテンツを移動するをご覧ください。
共有フォルダと共有ドライブは別のものです。共有フォルダからアイテムを移動することにより、閲覧できるユーザーと、アイテムに適用される権限が変更される可能性があります。フォルダを共有する代わりに、組織の共有ドライブを使用することをご検討ください。
注: 多数のファイルやサブフォルダを含むフォルダを移動すると、すべてのアイテムを新しい場所に移動するまでに時間がかかることがあります。
始める前に
ファイルまたはフォルダを共有フォルダから [マイドライブ] に移動する際は、次の点にご注意ください。
- 編集 権限を割り当ててアイテムを共有するようにします。
- ファイルまたはフォルダに対して、[編集者は権限を変更して共有できます] を有効にします。手順については、ドライブ ファイルの共有オプションを制限するをご覧ください。
ファイルの権限
ファイルまたはフォルダを共有フォルダから [マイドライブ] に移動する操作では、コピーが作成されるのではなく、実際にコンテンツが移動されます。移動したコンテンツは共有フォルダにはなくなります。結果として次のようになります。
- 移動したコンテンツが共有フォルダから継承した権限は、すべて削除されます。明示的に設定された権限に加えて、移動先のフォルダから新しい権限が継承されます。
- ユーザーは、移動したファイルやフォルダを共有フォルダで確認できなくなります。
例
- ユーザーがファイルにユーザー A とユーザー B を追加しました。
ユーザー A とユーザー B は、ファイルの保存場所に関係なくファイルにアクセスできます。 - ユーザーがフォルダ X に保存されているファイルにユーザー A とユーザー C を追加しました。
ユーザー A、ユーザー B、ユーザー C はファイルにアクセスできます。 - ユーザー D と共有していたファイルをフォルダ Y から移動しました。
ユーザー A、ユーザー B、ユーザー D はファイルにアクセスできますが、ユーザー C はフォルダ X でファイルを確認できなくなり、ファイルにアクセスできなくなります。
ファイルを移動する際の通知
ユーザーが共有フォルダから [マイドライブ] にファイルを移動すると、移動が有効になる前に警告が表示されます。これは、ユーザーが誤ってファイルを移動して、他のユーザーがアクセスできなくなるリスクを減らすためです。
ユーザーが移動を実行すると、変更を通知するメッセージと操作を元に戻すオプションが表示されます。
また、ユーザーは [マイドライブ] 内のファイルやフォルダのアクティビティを追跡して、変更の履歴（ファイル移動時の通知を含む）を確認できます。つまり、[マイドライブ] 内のフォルダを共有し、他のユーザーがその共有フォルダからファイルを移動した場合、アクティビティ履歴でそのファイルの削除通知を確認することができます。通知には、ファイルを移動したユーザーと日時も表示されます。
組織がとるべき措置
組織で共有フォルダの構造を大規模に使用していない場合は、何もする必要がない可能性があります。ただし、共有フォルダを大規模に使用する組織では、次のようにすることをおすすめします。
- フォルダを共有する代わりに、組織の共有ドライブを使用することを検討する - 共有ドライブとはをご覧ください。
- 共有フォルダへのアクセス権を閲覧権限のみにする - フォルダの閲覧権限のみを持つユーザーが、フォルダにファイルを追加したり、削除したりすることはできません。これは、共有フォルダのコンテンツが追加または削除されないようにするための最も安全な方法です。ただし、共有フォルダの共有設定で [編集者] の権限を持つユーザーを特定するための手順を確立しておく必要があります。または、共有フォルダの編集権限を割り当てる場合は慎重に検討するようユーザーに伝えます。
- ファイルを移動する代わりにショートカットを追加する - ファイルへのアクセス元として使用する別のフォルダにショートカットを追加するようユーザーに伝えます。ファイルやフォルダのショートカットを作成すると、Google ドライブのショートカットを使用してファイルやフォルダにアクセスするを参照するようユーザーにご案内ください。
ヒント: 前にはなかったアイテムが [マイドライブ] のルートフォルダに表示される場合は、削除した覚えのないアイテムが見つからないをご覧ください。