अपने संगठन के लिए, सामान्य ऐक्सेस शेयर करने के विकल्प सेट करना

टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल करके, उपयोगकर्ताओं को सही तरीके से शेयर करने में मदद करना

यह लेख, एडमिन के लिए है. अपनी फ़ाइलों का ऐक्सेस मैनेज करने के बारे में जानने के लिए, इसके बजाय यहां जाएं.

यह सुविधा इन वर्शन में इस्तेमाल की जा सकती है: Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; G Suite Business; Nonprofits. अपने वर्शन की तुलना करें

एडमिन के तौर पर, आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि 'मेरी ड्राइव' में मौजूद किसी फ़ाइल को शेयर करते समय, उपयोगकर्ताओं के पास सामान्य ऐक्सेस के कौनसे विकल्प होने चाहिए. डिफ़ॉल्ट रूप से, उपयोगकर्ताओं के पास सामान्य ऐक्सेस के दो विकल्प होते हैं: सिर्फ़ कुछ लोगों के लिए या आपका पूरा संगठन. टारगेट ऑडियंस बनाकर, अन्य विकल्प जोड़े जा सकते हैं.

टारगेट ऑडियंस, ग्रुप और उपयोगकर्ताओं की ऐसी सूचियां होती हैं जिन्हें सेट अप किया जाता है. जैसे, कोई डिपार्टमेंट या टीम. टारगेट ऑडियंस बनाने के बाद, यह तय किया जा सकता है कि प्राइमरी टारगेट ऑडियंस कौनसी होगी. प्राइमरी टारगेट ऑडियंस, वह ऑडियंस होती है जो उपयोगकर्ताओं को अपने-आप सुझाई जाती है. शुरुआत में, प्राइमरी टारगेट ऑडियंस का नाम आपका संगठन होता है और इसमें आपके संगठन के सभी उपयोगकर्ता शामिल होते हैं.

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सामान्य ऐक्सेस के सेटअप के उदाहरण

  • प्राइमरी टारगेट ऑडियंस को पसंद के मुताबिक बनाना: ग्रुप या संगठन की इकाई के हिसाब से, यह सेट किया जा सकता है कि प्राइमरी टारगेट ऑडियंस कौनसी होगी. उदाहरण के लिए, अगर आपके पास मार्केटिंग से जुड़ी कोई संगठन की इकाई है, तो "मार्केटिंग" टारगेट ऑडियंस बनाई जा सकती है. साथ ही, उसे उस संगठन की इकाई के लिए प्राइमरी टारगेट ऑडियंस के तौर पर सेट किया जा सकता है. इससे, मार्केटिंग से जुड़ी संगठन की इकाई का कोई उपयोगकर्ता, सामान्य ऐक्सेस की अनुमति देने के लिए जाता है, तो उसके पास पहला विकल्प "मार्केटिंग" होता है.
  • सामान्य ऐक्सेस के विकल्पों को सीमित करना: उपयोगकर्ताओं के सामान्य ऐक्सेस के शेयर करने के विकल्पों में, टारगेट ऑडियंस जोड़ी और हटाई जा सकती हैं. उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ताओं को सिर्फ़ अपने डिपार्टमेंट को सामान्य ऐक्सेस देने की अनुमति दी जा सकती है. साथ ही, पूरे संगठन के लिए सामान्य ऐक्सेस देने का विकल्प हटाया जा सकता है.

सामान्य ऐक्सेस के विकल्प कैसे काम करते हैं

  • शेयर की गई ड्राइव को, सामान्य ऐक्सेस के वे विकल्प मिलते हैं जो उस संगठन की इकाई के लिए सेट किए जाते हैं जिसे शेयर की गई ड्राइव असाइन की जाती है.
  • अगर शेयर करने की सेटिंग से कोई टारगेट ऑडियंस हटा दी जाती है, तो भी फ़ाइलें उस टारगेट ऑडियंस के साथ शेयर की जाती हैं. भले ही, वह टारगेट ऑडियंस अब सामान्य शेयर करने के विकल्पों में न हो. आगे ऐक्सेस रोकने के लिए, या तो ऑडियंस से सदस्यों को हटाएं या डायरेक्ट्री में टारगेट ऑडियंस की सूची से ऑडियंस को मिटाएं.
  • अगर आपके संगठन के पास Cloud Identity और Google Workspace, दोनों के लाइसेंस हैं, तो सामान्य ऐक्सेस के विकल्प, Cloud Identity के उपयोगकर्ताओं पर भी लागू होते हैं.

सामान्य ऐक्सेस के विकल्प सेट अप करना

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरत हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप पर सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग > टारगेट ऑडियंस पर क्लिक करें.
    ऑडियंस की सूची में, वे सभी टारगेट ऑडियंस दिखती हैं जो पहले से ही सेवा पर लागू हैं. ये टारगेट ऑडियंस, उपयोगकर्ताओं की शेयर करने की सेटिंग में दिखने के क्रम में ही सूची में दिखती हैं.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (एडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों पर लागू होने वाली सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. टारगेट ऑडियंस जोड़ें पर क्लिक करें.
  5. वह टारगेट ऑडियंस चुनें जिसे जोड़ना है. अगर सिर्फ़ संगठन की मुख्य इकाई ही टारगेट ऑडियंस है, तो टारगेट ऑडियंस बनाएं पर क्लिक करें. टारगेट ऑडियंस सेट अप करने के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, टारगेट ऑडियंस के बारे में लेख पढ़ें.
  6. सेव करें पर क्लिक करें.
  7. उस टारगेट ऑडियंस पर कर्सर ले जाएं जिसे प्राइमरी टारगेट ऑडियंस बनाना है. इसके बाद, उसे खींचकर या नंबर बदलकर पहले नंबर पर ले जाएं.
  8. (ज़रूरी नहीं) अन्य टारगेट ऑडियंस को अपनी पसंद के क्रम में रखें. किसी टारगेट ऑडियंस को हटाने के लिए, आइटम हटाएं पर क्लिक करें.
  9. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    बाद में, इनहेरिट की गई वैल्यू को वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, सेट नहीं करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे तक लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग थोड़ी-थोड़ी देर के लिए लागू हो सकती हैं.

नए आइटम के लिए, सामान्य ऐक्सेस को डिफ़ॉल्ट के तौर पर सेट करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, सामान्य ऐक्सेस सिर्फ़ कुछ लोगों के लिए पर सेट होता है. ज़्यादातर उपयोगकर्ताओं के लिए, यह सेटिंग इस्तेमाल करने का सुझाव दिया जाता है. इससे उपयोगकर्ता, किसी फ़ाइल को तभी शेयर कर पाते हैं, जब वे तैयार हों. साथ ही, वे अपनी निजी फ़ाइलों को निजी रख पाते हैं.

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरत हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप पर सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग > सामान्य ऐक्सेस डिफ़ॉल्ट पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (एडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों पर लागू होने वाली सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. कोई विकल्प चुनें:
    1. सिर्फ़ मालिक के लिए निजी—नई फ़ाइलों को सिर्फ़ फ़ाइल का मालिक ही ऐक्सेस कर सकता है.
    2. आपके संगठन का कोई भी व्यक्ति, आइटम को ऐक्सेस कर सकता है, अगर उसके पास उसका लिंक हो (ऐसे संगठनों के लिए जिनके पास टारगेट ऑडियंस नहीं हैं)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, खोज के नतीजों में तब तक नहीं दिखतीं, जब तक उनके लिंक, खोजे जा सकने वाली अन्य फ़ाइलों में मौजूद न हों.
    3. आपके संगठन का कोई भी व्यक्ति , आइटम को खोज और ऐक्सेस कर सकता है (ऐसे संगठनों के लिए जिनके पास टारगेट ऑडियंस नहीं हैं)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, उपयोगकर्ता की Drive में सिर्फ़ तब दिखती हैं, जब वे फ़ाइल को ऐक्सेस करते हैं या उनके साथ फ़ाइल शेयर की जाती है.
    4. प्राइमरी टारगेट ऑडियंस में शामिल ऐसा कोई भी उपयोगकर्ता, आइटम ऐक्सेस कर सकता है जिसके पास उसका लिंक हो (ऐसे संगठनों के लिए जिनके पास टारगेट ऑडियंस हैं)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, खोज के नतीजों में तब तक नहीं दिखतीं, जब तक उनके लिंक, खोजे जा सकने वाली अन्य फ़ाइलों में मौजूद न हों.
    5. प्राइमरी टारगेट ऑडियंस में शामिल हर उपयोगकर्ता, आइटम को खोज सकता है और ऐक्सेस कर सकता है (ऐसे संगठनों के लिए जिनके पास टारगेट ऑडियंस हैं)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, उपयोगकर्ता की Drive में सिर्फ़ तब दिखती हैं, जब वे फ़ाइल को ऐक्सेस करते हैं या उनके साथ फ़ाइल शेयर की जाती है.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.

    बाद में, इनहेरिट की गई वैल्यू को वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, सेट नहीं करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे तक लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग थोड़ी-थोड़ी देर के लिए लागू हो सकती हैं.