अपने संगठन के लिए, सामान्य ऐक्सेस शेयर करने के विकल्प सेट करना

टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल करके, उपयोगकर्ताओं को सही तरीके से शेयर करने में मदद करना

यह लेख, एडमिन के लिए है. अपनी फ़ाइलों का ऐक्सेस मैनेज करने के बारे में जानने के लिए, इसके बजाय यहां जाएं.

यह सुविधा इन वर्शन में इस्तेमाल की जा सकती है: Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; G Suite Business; Nonprofits. अपने वर्शन की तुलना करें

एडमिन के तौर पर, यह कंट्रोल किया जा सकता है कि 'मेरी ड्राइव' में मौजूद किसी फ़ाइल को शेयर करते समय, उपयोगकर्ताओं के पास सामान्य ऐक्सेस के कौनसे विकल्प हों. डिफ़ॉल्ट रूप से, उपयोगकर्ताओं के पास सामान्य ऐक्सेस के दो विकल्प होते हैं: सिर्फ़ कुछ लोगों के लिए या आपका पूरा संगठन. टारगेट ऑडियंस बनाकर, अन्य विकल्प जोड़े जा सकते हैं.

टारगेट ऑडियंस, ग्रुप और उपयोगकर्ताओं की ऐसी सूचियां होती हैं जिन्हें सेट अप किया जाता है. जैसे, कोई डिपार्टमेंट या टीम. टारगेट ऑडियंस बनाने के बाद, यह चुना जा सकता है कि प्राइमरी टारगेट ऑडियंस कौनसी होगी. प्राइमरी टारगेट ऑडियंस, वह होती है जो उपयोगकर्ताओं को अपने-आप सुझाई जाती है. शुरुआत में, प्राइमरी टारगेट ऑडियंस का नाम आपका संगठन होता है और इसमें आपके संगठन के सभी उपयोगकर्ता शामिल होते हैं.

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सामान्य ऐक्सेस के सेटअप के उदाहरण

  • प्राइमरी टारगेट ऑडियंस को पसंद के मुताबिक बनाना: ग्रुप या संगठन की इकाई के हिसाब से, यह सेट किया जा सकता है कि प्राइमरी टारगेट ऑडियंस कौनसी होगी. उदाहरण के लिए, अगर आपके पास मार्केटिंग डिपार्टमेंट की कोई इकाई है, तो "मार्केटिंग" टारगेट ऑडियंस बनाई जा सकती है. साथ ही, उसे उस इकाई के लिए प्राइमरी टारगेट ऑडियंस के तौर पर सेट किया जा सकता है. इससे, जब मार्केटिंग डिपार्टमेंट की इकाई का कोई उपयोगकर्ता, सामान्य ऐक्सेस की अनुमति देने के लिए जाता है, तो उसके पास पहला विकल्प "मार्केटिंग" होता है.
  • सामान्य ऐक्सेस के विकल्पों को सीमित करना: उपयोगकर्ताओं के सामान्य ऐक्सेस के शेयर करने के विकल्पों में, टारगेट ऑडियंस को जोड़ा और हटाया जा सकता है. उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ताओं को सिर्फ़ अपने डिपार्टमेंट को सामान्य ऐक्सेस देने की अनुमति दी जा सकती है. साथ ही, पूरे संगठन के लिए यह विकल्प हटाया जा सकता है.

सामान्य ऐक्सेस के विकल्प कैसे लागू होते हैं

  • शेयर की गई ड्राइव को, सामान्य ऐक्सेस के वे विकल्प मिलते हैं जो उस संगठन की इकाई के लिए सेट किए जाते हैं जिसे शेयर की गई ड्राइव असाइन की जाती है.
  • अगर शेयर करने की सेटिंग से कोई टारगेट ऑडियंस हटा दी जाती है, तो भी फ़ाइलें उस टारगेट ऑडियंस के साथ शेयर की जाती हैं. भले ही, वह टारगेट ऑडियंस अब सामान्य शेयर करने के विकल्पों में न हो. आगे ऐक्सेस रोकने के लिए, या तो ऑडियंस से सदस्यों को हटाएं या डायरेक्ट्री में टारगेट ऑडियंस की सूची से ऑडियंस को मिटाएं.
  • अगर आपके संगठन के पास Cloud Identity और Google Workspace, दोनों के लाइसेंस हैं, तो सामान्य ऐक्सेस के विकल्प, Cloud Identity के उपयोगकर्ताओं पर लागू होते हैं.

सामान्य ऐक्सेस के विकल्प सेट अप करना

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरत हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप पर सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग > टारगेट ऑडियंस पर क्लिक करें.
    ऑडियंस की सूची में, वे सभी टारगेट ऑडियंस दिखती हैं जो पहले से ही सेवा पर लागू हैं. ये ऑडियंस, उपयोगकर्ताओं की शेयर करने की सेटिंग में दिखने के क्रम में होती हैं.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (एडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों पर लागू होने वाली सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. टारगेट ऑडियंस जोड़ें पर क्लिक करें.
  5. आपको जिस टारगेट ऑडियंस को जोड़ना है उसके बगल में मौजूद बॉक्स को चुनें. अगर सिर्फ़ संगठन की मुख्य इकाई, टारगेट ऑडियंस है, तो टारगेट ऑडियंस बनाएं पर क्लिक करें. टारगेट ऑडियंस सेट अप करने के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, टारगेट ऑडियंस के बारे में लेख पढ़ें.
  6. सेव करें पर क्लिक करें.
  7. जिस टारगेट ऑडियंस को प्राइमरी टारगेट ऑडियंस बनाना है उस पर कर्सर ले जाएं. इसके बाद, उसे खींचकर या नंबर बदलकर पहले नंबर पर ले जाएं.
  8. (ज़रूरी नहीं) अन्य टारगेट ऑडियंस को अपनी पसंद के क्रम में रखें. किसी टारगेट ऑडियंस को हटाने के लिए, आइटम हटाएं पर क्लिक करें.
  9. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलाव करें पर क्लिक किया जा सकता है.

    बाद में, इनहेरिट की गई वैल्यू को वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे तक लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग थोड़ी-थोड़ी देर के लिए लागू हो सकती हैं.

नए आइटम के लिए, सामान्य ऐक्सेस को डिफ़ॉल्ट के तौर पर सेट करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, सामान्य ऐक्सेस सिर्फ़ कुछ लोगों के लिए पर सेट होता है. ज़्यादातर उपयोगकर्ताओं के लिए, यह सेटिंग सेट करने का सुझाव दिया जाता है. इससे वे किसी फ़ाइल को सिर्फ़ तब शेयर कर सकते हैं, जब वे तैयार हों. साथ ही, निजी फ़ाइलों को निजी रखा जा सकता है.

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरत हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप पर सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग > सामान्य ऐक्सेस की डिफ़ॉल्ट सेटिंग पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (एडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों पर लागू होने वाली सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  4. कोई विकल्प चुनें:
    1. सिर्फ़ मालिक के लिए निजी—नई फ़ाइलों को सिर्फ़ फ़ाइल का मालिक ही ऐक्सेस कर सकता है.
    2. आपके संगठन का कोई भी व्यक्ति, आइटम को ऐक्सेस कर सकता है, अगर उसके पास आइटम का लिंक हो (उन संगठनों के लिए जिनमें टारगेट ऑडियंस नहीं हैं)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, खोज के नतीजों में तब तक नहीं दिखतीं, जब तक कि उनसे लिंक की गई अन्य फ़ाइलें खोज के नतीजों में न दिखें.
    3. आपके संगठन का कोई भी व्यक्ति आइटम को खोज और ऐक्सेस कर सकता है (उन संगठनों के लिए जिनमें टारगेट ऑडियंस नहीं हैं)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, उपयोगकर्ता की Drive में सिर्फ़ तब दिखती हैं, जब वे फ़ाइल को ऐक्सेस करते हैं या फ़ाइल उनके साथ शेयर की जाती है.
    4. प्राइमरी टारगेट ऑडियंस में शामिल ऐसा कोई भी उपयोगकर्ता, आइटम ऐक्सेस कर सकता है जिसके पास उसका लिंक हो (उन संगठनों के लिए जिनमें टारगेट ऑडियंस हैं)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, खोज के नतीजों में तब तक नहीं दिखतीं, जब तक कि उनसे लिंक की गई अन्य फ़ाइलें खोज के नतीजों में न दिखें.
    5. प्राइमरी टारगेट ऑडियंस में शामिल हर उपयोगकर्ता, आइटम को खोज सकता है और ऐक्सेस कर सकता है (उन संगठनों के लिए जिनमें टारगेट ऑडियंस हैं)—इस सेटिंग वाली फ़ाइलें, उपयोगकर्ता की Drive में सिर्फ़ तब दिखती हैं, जब वे फ़ाइल को ऐक्सेस करते हैं या फ़ाइल उनके साथ शेयर की जाती है.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलाव करें पर क्लिक किया जा सकता है.

    बाद में, इनहेरिट की गई वैल्यू को वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. ग्रुप के लिए, अनसेट करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे तक लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग थोड़ी-थोड़ी देर के लिए लागू हो सकती हैं.