Docs, Sheets, और Slides को ऑफ़लाइन ऐक्सेस करने की सुविधा सेट अप करना

यह लेख, एडमिन के लिए है. अपनी फ़ाइलों को ऑफ़लाइन ऐक्सेस करने के लिए, Docs, Sheets, और Slides पर ऑफ़लाइन काम करना लेख पढ़ें.

Google Workspace, Cloud Identity, और G Suite के सभी वर्शन के लिए उपलब्ध है

एडमिन यह कंट्रोल कर सकता है कि आपके संगठन के उपयोगकर्ता, इंटरनेट से कनेक्ट न होने पर भी अपने कंप्यूटर पर Google Docs, Sheets, और Slides की फ़ाइलों को ऐक्सेस कर सकते हैं या नहीं. डिफ़ॉल्ट रूप से, संगठनों के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस चालू रहता है. हालांकि, उपयोगकर्ता अपने खातों के लिए इसे चालू या बंद कर सकते हैं.

ध्यान दें:

  • फ़िलहाल, यह सुविधा Google Chrome और Microsoft Edge ब्राउज़र पर उपलब्ध है.
  • यह विकल्प, डेस्कटॉप के लिए Google Drive पर लागू नहीं होता. Drive for desktop की मदद से, उपयोगकर्ता फ़ाइलों को ऑफ़लाइन कैसे ऐक्सेस कर सकते हैं, इस बारे में जानने के लिए, फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऑफ़लाइन उपलब्ध कराना लेख पढ़ें.

ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति देने का सबसे आसान तरीका है कि सभी उपयोगकर्ताओं के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति दी जाए.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. सुविधाएं और ऐप्लिकेशन पर क्लिक करें.
  3. ऑफ़लाइन के बगल में, उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन ऐक्सेस चालू करने की अनुमति दें (अनुशंसित) को चुनें. हाल ही की फ़ाइलों को उपयोगकर्ता के कंप्यूटर और उनके विश्वसनीय कंप्यूटर पर सिंक किया जाएगा और सहेजा जाएगा.
  4. अपने उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन उपयोग के लिए फ़ाइलों को सिंक करने का तरीका बताएं.

दूसरा विकल्प: कंप्यूटर से ऑफ़लाइन ऐक्सेस को कंट्रोल करने के लिए नीतियों का इस्तेमाल करना

एडमिन के तौर पर, आपके पास Windows, Mac, और Linux ऑपरेटिंग सिस्टम पर चलने वाले कंप्यूटरों पर, Docs, Sheets, और Slides के ऑफ़लाइन ऐक्सेस को कंट्रोल करने के लिए नीतियों का इस्तेमाल करने का विकल्प होता है. इस विकल्प के लिए आपको प्रत्येक कंप्यूटर पर प्रबंधित नीतियों को पुश करने की आवश्यकता होती है. अगर आपने नीतियां सेट अप करने से पहले यह विकल्प चुना है, तो जिन उपयोगकर्ताओं के पास ऑफ़लाइन ऐक्सेस था वे 24 घंटे बाद उसे खो देंगे.

ध्यान दें:

  • यह विकल्प, ChromeOS डिवाइसों या मोबाइल डिवाइसों (फ़ोन और टैबलेट) के लिए उपलब्ध नहीं है.
  • अगर सभी उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन ऐक्सेस चालू करने की अनुमति दें विकल्प चुना गया है, तो इस प्रोसेस को पूरा करने की ज़रूरत नहीं है.
  • अगर आपने ईमेल से पुष्टि की है, तो यह विकल्प लागू नहीं होता.

पहला चरण. मैनेज किए जा रहे हर कंप्यूटर पर नीति इंस्टॉल करना

मैनेज किए जा रहे कंप्यूटरों पर, Drive की फ़ाइलों को ऑफ़लाइन सेव और ऐक्सेस करने की अनुमति देने के लिए:

  • कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइलों को कंप्यूटरों पर डाउनलोड करें.
  • Windows, Mac, और Linux ऑपरेटिंग सिस्टम पर चलने वाले कंप्यूटरों पर फ़ाइलें डिस्ट्रिब्यूट करें.

हर तरह के कंप्यूटर के लिए, यहां दिए गए निर्देश देखें:

Windows डिवाइस (Microsoft Group Policy का इस्तेमाल करके)

Chrome ब्राउज़र के लिए निर्देश:

  1. Google Chrome के लिए, Windows Group Policy के टेंप्लेट वाली इन फ़ाइलों को डाउनलोड करें और अनज़िप करें:

    1. Windows ADMX

    2. Windows ADML

  2. Group Policy Editor का इस्तेमाल करके, ADMX फ़ाइल खोलें. ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति देने के लिए:
    • Chrome पर Google Docs ऑफ़लाइन इस्तेमाल करने की सुविधा के लिए अनुमति वाले डोमेन को चुनें. इससे, तय किए गए डोमेन के उपयोगकर्ता, Docs को ऑफ़लाइन ऐक्सेस कर सकते हैं. हालांकि, ऑफ़लाइन बदलाव करने की सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहती है.
    • (ज़रूरी नहीं) Chrome पर Google Docs ऑफ़लाइन इस्तेमाल करने की सुविधा के लिए, अपने-आप अनुमति वाले डोमेन को चुनें. इससे, इस नीति के तहत आने वाले सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, Docs को ऑफ़लाइन ऐक्सेस करने की सुविधा अपने-आप चालू हो जाती है. अगर उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन ऐक्सेस मैन्युअल तरीके से चालू करना है, तो इसे बंद रखें.
  3. अनुमति वाले डोमेन के साथ, विकल्प की वैल्यू अपडेट करें. एकाधिक डोमेन को अल्पविराम से अलग करें (उदाहरण के लिए, domain1.com, domain2.com आदि).

ध्यान दें: अगर आपको "पार्स करने के दौरान गड़बड़ी हुई" मैसेज दिखता है, तो इसका मतलब है कि Windows, फ़ाइल के नाम को पार्स नहीं कर सकता. इसलिए, आपको इसका नाम बदलना होगा. उदाहरण के लिए, फ़ाइल के नाम से अंडरस्कोर हटाने की कोशिश करें. इसके लिए, GoogleDocs_WinADMX को GoogleDocsOffline में बदलें.

Microsoft Edge के लिए निर्देश:

  1. Microsoft Edge के लिए, Windows Group Policy के टेंप्लेट वाली इन फ़ाइलों को डाउनलोड करें और अनज़िप करें: ध्यान दें: अगर Chrome और Microsoft Edge, दोनों के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति दी जा रही है, तो इस चरण को छोड़ दें. साथ ही, Chrome के लिए डाउनलोड की गई फ़ाइलों का फिर से इस्तेमाल करें. ऐसा इसलिए, क्योंकि आपको admx/adml फ़ाइलों में से सिर्फ़ एक फ़ाइल बनानी होती है.

    1. Windows ADMX

    2. Windows ADML

  2. Group Policy Editor का इस्तेमाल करके, ADMX फ़ाइल खोलें. ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति देने के लिए:
    • Edge पर Google Docs ऑफ़लाइन इस्तेमाल करने की सुविधा के लिए अनुमति वाले डोमेन को चुनें. इससे, तय किए गए डोमेन के उपयोगकर्ता, Docs को ऑफ़लाइन ऐक्सेस कर सकते हैं. हालांकि, ऑफ़लाइन बदलाव करने की सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहती है.
    • (ज़रूरी नहीं) Edge पर Google Docs ऑफ़लाइन इस्तेमाल करने की सुविधा के लिए, अपने-आप अनुमति वाले डोमेन को चुनें. इससे, इस नीति के तहत आने वाले सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, Docs को ऑफ़लाइन ऐक्सेस करने की सुविधा अपने-आप चालू हो जाती है. अगर उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन ऐक्सेस मैन्युअल तरीके से चालू करना है, तो इसे बंद रखें.
  3. अनुमति वाले डोमेन के साथ, विकल्प की वैल्यू अपडेट करें. एकाधिक डोमेन को अल्पविराम से अलग करें (उदाहरण के लिए, domain1.com, domain2.com आदि).

इसी विषय से जुड़ी जानकारी

macOS डिवाइस

Chrome ब्राउज़र के लिए निर्देश:

  1. नीति डाउनलोड और संपादित करें.
    1. Chrome के लिए, macOS plist फ़ाइल डाउनलोड करें.
    2. फ़ाइल को किसी भी टेक्स्ट एडिटर में खोलें.
    3. फ़ाइल में बदलाव करें:
      • (ज़रूरी है) डिवाइसों के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति देने के लिए, YOUR_DOMAIN_HERE.com की पहली जगह पर अपना डोमेन डालें.
      • (ज़रूरी नहीं) इस नीति के तहत आने वाले सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, Docs को ऑफ़लाइन ऐक्सेस करने की सुविधा अपने-आप चालू करने के लिए, YOUR_DOMAIN_HERE.com की दूसरी जगह पर अपना डोमेन डालें. अगर उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन ऐक्सेस मैन्युअल तरीके से चालू करना है, तो इसमें कोई बदलाव न करें.
    4. अगर एडिटर में फ़ाइल अपने-आप सेव नहीं हुई है, तो उसे सेव करें.
  2. अपनी पसंद के कन्वर्ज़न टूल, जैसे कि github पर mcxToProfile का इस्तेमाल करके, plist फ़ाइल को कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइल में बदलें.

    उदाहरण के लिए, अपनी फ़ाइल को कॉन्फ़िगरेशन प्रोफ़ाइल में बदलने के लिए, mcxToProfile का इस्तेमाल करने के लिए, यह डालें:

    mcxToProfile.py --plist
    com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.plist
    --identifier com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi

  3. जनरेट की गई

    com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.mobileconfig को सिस्टम में इंस्टॉल करें. इन बदलावों को लागू करने के लिए, आपको Chrome या macOS को रीस्टार्ट करना पड़ सकता है.

अहम जानकारी: ज़्यादा जानकारी के लिए, Chrome के लिए नीतियां सेट करना लेख पढ़ें.

Microsoft Edge के लिए निर्देश:

  1. नीति डाउनलोड और संपादित करें.
    1. Edge के लिए, macOS plist फ़ाइल डाउनलोड करें.
    2. फ़ाइल को किसी भी टेक्स्ट एडिटर में खोलें.
    3. फ़ाइल में बदलाव करें:
      • (ज़रूरी है) डिवाइसों के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति देने के लिए, YOUR_DOMAIN_HERE.com की पहली जगह पर अपना डोमेन डालें.
      • (ज़रूरी नहीं) इस नीति के तहत आने वाले सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, Docs को ऑफ़लाइन ऐक्सेस करने की सुविधा अपने-आप चालू करने के लिए, YOUR_DOMAIN_HERE.com की दूसरी जगह पर अपना डोमेन डालें. अगर उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन ऐक्सेस मैन्युअल तरीके से चालू करना है, तो इसमें कोई बदलाव न करें.

    4. अगर एडिटर में फ़ाइल अपने-आप सेव नहीं हुई है, तो उसे सेव करें.
  2. अपनी पसंद के कन्वर्ज़न टूल, जैसे कि github पर mcxToProfile का इस्तेमाल करके, plist फ़ाइल को कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइल में बदलें.
    उदाहरण के लिए, अपनी फ़ाइल को कॉन्फ़िगरेशन प्रोफ़ाइल में बदलने के लिए, mcxToProfile का इस्तेमाल करने के लिए, यह डालें

    mcxToProfile.py --plist
    com.microsoft.Edge.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.plist
    --identifier com.microsoft.Edge.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi
  3. जनरेट की गई
    com.google.Chrome.extensions.ghbmnnjooekpmoecnnnilnnbdlolhkhi.mobileconfig को सिस्टम में इंस्टॉल करें. इन बदलावों को लागू करने के लिए, आपको Chrome या macOS को रीस्टार्ट करना पड़ सकता है.

अहम जानकारी: ज़्यादा जानकारी के लिए, Chrome के लिए नीतियां सेट करना लेख पढ़ें.

Linux डिवाइस

Chrome ब्राउज़र के लिए निर्देश:

  1. नीति डाउनलोड और संपादित करें.
    1. Linux कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइल डाउनलोड करें.
    2. कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइल को किसी भी टेक्स्ट एडिटर में खोलें.
    3. फ़ाइल में बदलाव करें:
      • (ज़रूरी है) डिवाइसों के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति देने के लिए, YOUR_DOMAIN_HERE.com की पहली जगह पर अपना डोमेन डालें.
      • (ज़रूरी नहीं) इस नीति के तहत आने वाले सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, Docs को ऑफ़लाइन ऐक्सेस करने की सुविधा अपने-आप चालू करने के लिए, YOUR_DOMAIN_HERE.com की दूसरी जगह पर अपना डोमेन डालें. अगर उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन ऐक्सेस मैन्युअल तरीके से चालू करना है, तो इसमें कोई बदलाव न करें.

    4. अगर एडिटर में फ़ाइल अपने-आप सेव नहीं हुई है, तो उसे सेव करें.
  2. कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइल को /etc/opt/chrome/policies/managed/ में रखें.

Microsoft Edge के लिए निर्देश:

  1. नीति डाउनलोड और संपादित करें.
    1. Linux कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइल डाउनलोड करें.
      ध्यान दें: अगर Chrome और Microsoft Edge, दोनों के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति दी जा रही है, तो आपको इनमें से सिर्फ़ एक कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइल बनानी होगी. साथ ही, इसकी दो कॉपी अलग-अलग डायरेक्ट्री में रखनी होंगी.
    2. कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइल को किसी भी टेक्स्ट एडिटर में खोलें.
    3. फ़ाइल में बदलाव करें:
      • (ज़रूरी है) डिवाइसों के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति देने के लिए, YOUR_DOMAIN_HERE.com की पहली जगह पर अपना डोमेन डालें.
      • (ज़रूरी नहीं) इस नीति के तहत आने वाले सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, Docs को ऑफ़लाइन ऐक्सेस करने की सुविधा अपने-आप चालू करने के लिए, YOUR_DOMAIN_HERE.com की दूसरी जगह पर अपना डोमेन डालें. अगर उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन ऐक्सेस मैन्युअल तरीके से चालू करना है, तो इसमें कोई बदलाव न करें.

    4. अगर एडिटर में फ़ाइल अपने-आप सेव नहीं हुई है, तो उसे सेव करें.
  2. कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइल को /etc/opt/edge/policies/managed/ में रखें.

दूसरा चरण. मैनेज किए जा रहे कंप्यूटरों के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति देना

मैनेज किए जा रहे हर कंप्यूटर पर नीति इंस्टॉल और कॉन्फ़िगर करने के बाद ही, ऑफ़लाइन ऐक्सेस की अनुमति दें. जिस कंप्यूटर पर नीति इंस्टॉल नहीं की गई है उस पर ऑफ़लाइन ऐक्सेस ब्लॉक कर दिया जाता है.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. सुविधाएं और ऐप्लिकेशन पर क्लिक करें.
  3. पक्का करें कि आपने हर कंप्यूटर पर, मैनेज किए जा रहे डिवाइस की नीति इंस्टॉल की हो. अगर ऐसा नहीं है, तो इस पेज पर, मैनेज किए जा रहे डिवाइस की नीति इंस्टॉल करना लेख पढ़ें.
  4. अहम जानकारी: नीति इंस्टॉल किए बिना आगे बढ़ने पर, जिन उपयोगकर्ताओं के पास पहले से फ़ाइलों को ऑफ़लाइन ऐक्सेस करने की अनुमति थी वे 24 घंटे बाद उसे खो देंगे.
  5. ऑफ़लाइन के बगल में, डिवाइस नीतियों का इस्तेमाल करके ऑफ़लाइन ऐक्सेस कंट्रोल करें को चुनें. हाल ही की फ़ाइलों को, मैनेज किए जा रहे उन कंप्यूटरों पर सिंक किया जाएगा और सेव किया जाएगा जिन पर नीति सेट अप की गई है.
  6. अपने उपयोगकर्ताओं को ऑफ़लाइन उपयोग के लिए फ़ाइलों को सिंक करने का तरीका बताएं.


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