अपने संगठन के लिए शेयर की गई ड्राइव सेट अप करना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन हैं: Business Starter (यहां बताई गई शर्तों को छोड़कर), Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, और G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

शेयर की गई ड्राइव बनाने के लिए, यहां जाएं.

एडमिन के तौर पर, आपके पास यह मैनेज करने का विकल्प होता है कि आपके संगठन के उपयोगकर्ता, Google Drive में मिलकर काम करने के लिए शेयर की गई ड्राइव कैसे बना सकते हैं और उनका इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं. शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों का मालिकाना हक, किसी व्यक्ति के बजाय आपके संगठन के पास होता है. अगर फ़ाइल बनाने वाला व्यक्ति आपके संगठन को छोड़ देता है, तब भी ये फ़ाइलें बनी रहती हैं. इससे आपको डेटा के नुकसान से बचने में मदद मिलती है.

अपने उपयोगकर्ताओं को, संगठन या टीम के लिए बनाए गए कॉन्टेंट के लिए शेयर की गई ड्राइव का इस्तेमाल करने के लिए प्रोत्साहित करें. जैसे, प्रोजेक्ट प्लान, रिसर्च के नतीजे या टीम मीटिंग के नोट. अपने उपयोगकर्ताओं से कहें कि वे निजी और गोपनीय फ़ाइलें, जैसे कि एक-दूसरे के साथ हुई मीटिंग के नोट, परफ़ॉर्मेंस असेसमेंट, और करियर डेवलपमेंट प्लान, 'मेरी ड्राइव' में सेव करें.

इस पेज पर इन विषयों के बारे में बताया गया है

तुरंत शुरू करें

  1. शेयर की गई ड्राइव और उनका इस्तेमाल करने के सबसे सही तरीकों के बारे में, शेयर की गई ड्राइव क्या होती हैं? लेख में जानें.
  2. शेयर की गई ड्राइव बनाने और उनमें सदस्य जोड़ने का तरीका जानें ध्यान दें: शेयर की गई ड्राइव, Admin console में नहीं, बल्कि Drive में बनाई जाती हैं.
  3. (ज़रूरी नहीं, Business Starter के लिए उपलब्ध नहीं है) तय करें कि आपको संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं, विज़िटर या सदस्यों के अलावा अन्य लोगों के साथ शेयर करने की सुविधा को सीमित करना है या नहीं. साथ ही, शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट अनुमतियां सेट करें.
  4. शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें और फ़ोल्डर जोड़ना

बुनियादी सेटअप

  1. शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइल ऐक्सेस करने की सुविधा कैसे काम करती है, यह जानें

  2. तय करें कि शेयर की गई ड्राइव कौन बना सकता है. Google Workspace के Business और Enterprise वर्शन के लिए, सभी उपयोगकर्ता डिफ़ॉल्ट रूप से शेयर की गई ड्राइव बना सकते हैं. Google Workspace for Education के ग्राहकों के लिए, शेयर की गई ड्राइव बनाने की सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से बंद होती है.

  3. तय करें कि नई शेयर की गई ड्राइव को संगठन की किस इकाई में असाइन किया जाए.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, शेयर की गई ड्राइव को संगठन की सबसे बड़ी इकाई में असाइन किया जाता है. साथ ही, उस इकाई पर Drive के डेटा से जुड़ी नीतियां लागू होती हैं. ज़्यादा कंट्रोल के लिए, उन्हें शेयर की गई ड्राइव बनाने वाले व्यक्ति की इकाई या संगठन की किसी अन्य इकाई में असाइन किया जा सकता है.

  4. उपयोगकर्ताओं के लिए ट्रेनिंग के संसाधन शेयर करें.

ऐडवांस डिप्लॉयमेंट और मैनेजमेंट

इन चरणों से आपको यह समझने में मदद मिलती है कि कॉन्टेंट माइग्रेट करने या शेयर करने की सुविधा को मैनेज करने के लिए, शेयर की गई ड्राइव को कैसे डिप्लॉय किया जाए.

पहला चरण. तय करें कि कॉन्टेंट को शेयर की गई ड्राइव में कैसे माइग्रेट किया जाएगा

  1. अगर आपको शेयर की गई ड्राइव में कई फ़ाइलें और फ़ोल्डर माइग्रेट करने हैं, तो शेयर की गई ड्राइव की सीमाएं और Google Drive में बड़े पैमाने पर डेटा माइग्रेट करने के सबसे सही तरीके देखें.
  2. 'मेरी ड्राइव' में मौजूद फ़ोल्डर की संरचना को बनाए रखने के लिए, एडमिन और मैनेजर के ऐक्सेस वाले उपयोगकर्ता, अपने मालिकाना हक वाले या उनके साथ शेयर किए गए फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में माइग्रेट कर सकते हैं. इसके अलावा, शेयर की गई ड्राइव के योगदान देने वाले या उससे ज़्यादा ऐक्सेस वाले सदस्य, फ़ोल्डर बना सकते हैं और उनमें फ़ाइलें जोड़ सकते हैं.
  3. तय करें कि शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें कौन माइग्रेट कर सकता है.

दूसरा चरण. शेयर की गई ड्राइव को शेयर करने, डेटा की सुरक्षा, और डेटा के रखरखाव से जुड़ी ऐडवांस सेटिंग सेट अप करें

Business Starter के लिए उपलब्ध नहीं है

  1. शेयर की गई ड्राइवके लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट अनुमतियां सेट करें.

    • तय करें कि शेयर की गई ड्राइव का कॉन्टेंट, संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं या उन लोगों के साथ शेयर किया जा सकता है या नहीं जो शेयर की गई ड्राइव के सदस्य नहीं हैं.
    • तय करें कि देखने और टिप्पणी करने वाले लोग, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें डाउनलोड, प्रिंट, और कॉपी कर सकते हैं या नहीं.
    • तय करें कि मैनेजर के ऐक्सेस वाले शेयर की गई ड्राइव के सदस्य, शेयर करने की आपकी डिफ़ॉल्ट सेटिंग को बदल सकते हैं या नहीं.

    • तय करें कि कॉन्टेंट मैनेजर, फ़ोल्डर शेयर कर सकते हैं या नहीं.

      ध्यान दें: शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की अनुमतियों से यह तय नहीं होता कि Google Forms के फ़ॉर्म के अनुरोध किन लोगों के साथ शेयर किए जा सकते हैं.

  2. अगर आपका संगठन, Drive के नियमों के लिए डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) का इस्तेमाल करता है, तो नियमों की समीक्षा करें और पक्का करें कि वे शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों के लिए सही हैं. Drive के नियमों के लिए डीएलपी, संगठन की इकाई के हिसाब से शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों पर लागू होता है. डीएलपी के बारे में ज़्यादा जानें और यह भी जानें कि शेयर की गई ड्राइव को संगठन की इकाइयों में कैसे असाइन किया जाता है.

  3. अगर आपका संगठन, Google Drive में फ़ाइलें सेव करने के लिए Google Vault का इस्तेमाल करता है, तो शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों के लिए, निजी डेटा के रखरखाव के नियम सेट करें.

  4. अन्य ज़रूरी बातें:

तीसरा चरण. (ज़रूरी नहीं) शेयर की गई ड्राइव बनाएं और फ़ाइलें माइग्रेट करें

एडमिन के तौर पर, इन स्थितियों में शेयर की गई ड्राइव बनाई जा सकती हैं:

  • अगर आपने सिर्फ़ खुद और अन्य एडमिन को शेयर की गई ड्राइव बनाने और फ़ाइलें माइग्रेट करने की अनुमति दी है, तो आपको अपने उपयोगकर्ताओं के लिए शेयर की गई ड्राइव सेट अप करनी होंगी.
  • अगर आपका संगठन, शेयर की गई ड्राइव का इस्तेमाल करना शुरू कर रहा है और आपको उन शेयर की गई ड्राइव के लिए एक स्ट्रक्चर बनाना है जिनका इस्तेमाल ज़्यादातर किया जाता है.

शेयर की गई ड्राइव बनाने, उनमें सदस्य जोड़ने, और उनके ऐक्सेस लेवल सेट करने का तरीका जानें. अगर आप शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर हैं, तो drive.google.com में सदस्य जोड़े जा सकते हैं. इसके अलावा, आप Admin console में भी सदस्य जोड़ सकते हैं.

अहम जानकारी: जब तक शेयर की गई ड्राइव में सदस्य नहीं जोड़े जाते, तब तक सिर्फ़ वे उपयोगकर्ता फ़ाइलें ऐक्सेस कर सकते हैं जिनके साथ फ़ाइलें सीधे शेयर की गई हैं.

अपने उपयोगकर्ताओं को ट्रेनिंग देना

अपने उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव का ज़्यादा से ज़्यादा फ़ायदा दिलाने के लिए, ये संसाधन शेयर करें:

ऐसे लाइसेंस वाले उपयोगकर्ताओं के लिए ऐक्सेस जो शेयर की गई ड्राइव के साथ काम नहीं करते

Frontline के किसी भी वर्शन, G Suite Basic, Cloud Identity Premium, और Cloud Identity Free के लाइसेंस वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, शेयर की गई ड्राइव के विशेषाधिकार इस बात पर निर्भर करते हैं कि शेयर की गई ड्राइव, आपके संगठन के अंदर है या बाहर.

संगठन के अंदर की शेयर की गई ड्राइव

इन उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव के सदस्यों के तौर पर जोड़ा जा सकता है. हालांकि, उन्हें सिर्फ़ देखने के विशेषाधिकार दिए जा सकते हैं. हालांकि, अगर शेयर की गई ड्राइव में मौजूद कोई फ़ाइल सीधे उनके साथ शेयर की जाती है, तो उन्हें उस फ़ाइल पर टिप्पणी करने या उसमें बदलाव करने की अनुमति भी दी जा सकती है. वे शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें अपलोड नहीं कर सकते. भले ही, वे सदस्य हों.

संगठन से बाहर की शेयर की गई ड्राइव

इन उपयोगकर्ताओं को संगठन से बाहर की शेयर की गई ड्राइव के सदस्यों के तौर पर जोड़ा जा सकता है. साथ ही, उन्हें मैनेजर के तौर पर किसी भी लेवल का ऐक्सेस दिया जा सकता है.