نسخههای پشتیبانیشده برای این ویژگی: Business Starter (به جز موارد ذکر شده)، Business Standard و Business Plus؛ Enterprise Standard و Enterprise Plus؛ Education Fundamentals، Education Standard و Education Plus؛ Essentials، Enterprise Essentials و Enterprise Essentials Plus؛ سازمانهای غیرانتفاعی؛ G Suite Business. نسخه خود را مقایسه کنید
برای ایجاد یک درایو مشترک، به جای آن به اینجا بروید .
به عنوان مدیر، میتوانید مدیریت کنید که کاربران سازمان شما چگونه میتوانند درایوهای مشترک ایجاد و از آنها برای همکاری در گوگل درایو استفاده کنند. فایلهای موجود در درایوهای مشترک متعلق به سازمان شما هستند، نه یک فرد. حتی اگر فردی که فایل را ایجاد کرده سازمان شما را ترک کند، آنها همچنان باقی میمانند و به شما کمک میکنند از دست دادن احتمالی دادهها جلوگیری کنید.
کاربران خود را تشویق کنید تا از درایوهای اشتراکی برای محتوایی که برای استفاده در سطح سازمان یا تیم در نظر گرفته شده است، مانند برنامههای پروژه، نتایج تحقیق یا یادداشتهای جلسات تیمی، استفاده کنند. از کاربران خود بخواهید فایلهای شخصی و خصوصی، مانند یادداشتهای جلسات تک به تک، ارزیابیهای عملکرد و برنامههای توسعه شغلی را در My Drive نگهداری کنند.
در این صفحه
- شروع سریع - شما فقط میخواهید درایوهای اشتراکی ایجاد کنید و همکاری را شروع کنید. نیازی به جابجایی فایلهای زیاد یا کنترل اشتراکگذاری ندارید.
- تنظیمات اولیه - درباره تنظیمات اساسی که مدیران Drive میتوانند استفاده کنند، اطلاعات کسب کنید.
- استقرار و مدیریت پیشرفته - شما باید محتوای زیادی را منتقل کنید و از اشتراکگذاری بیش از حد آن جلوگیری کنید.
- کاربران خود را آموزش دهید
- دسترسی برای کاربرانی که مجوزهایی دارند که از درایوهای اشتراکی پشتیبانی نمیکنند
شروع سریع
- در مورد درایوهای اشتراکی و بهترین شیوههای استفاده از آنها در درایوهای اشتراکی چیست؟ اطلاعات کسب کنید.
- یاد بگیرید که چگونه درایوهای مشترک ایجاد کنید و اعضا را اضافه کنید. توجه: شما درایوهای مشترک را در Drive ایجاد میکنید، نه در کنسول مدیریت.
- (اختیاری، برای Business Starter در دسترس نیست ) در نظر بگیرید که آیا میخواهید اشتراکگذاری را با کاربران خارجی، بازدیدکنندگان یا افراد غیر عضو محدود کنید و مجوزهای اشتراکگذاری پیشفرض را برای درایوهای اشتراکی تنظیم کنید .
- اضافه کردن فایلها و پوشهها به درایو مشترک
راه اندازی اولیه
بیاموزید که چگونه دسترسی به فایل در درایوهای مشترک کار میکند
تنظیم کنید چه کسی میتواند درایوهای اشتراکی ایجاد کند . برای نسخههای تجاری و سازمانی Google Workspace، همه کاربران میتوانند بهطور پیشفرض درایوهای اشتراکی ایجاد کنند. برای مشتریان Google Workspace for Education، ایجاد درایو اشتراکی بهطور پیشفرض غیرفعال است.
تنظیم کنید که درایوهای اشتراکی جدید به کدام واحد سازمانی اختصاص داده شوند .
به طور پیشفرض، درایوهای اشتراکی به واحد سازمانی برتر اختصاص داده میشوند و سیاستهای داده درایو در آن واحد سازمانی اعمال میشود. برای کنترل دقیقتر، میتوانید آنها را به واحد سازمانی سازنده درایو اشتراکی یا هر واحد سازمانی دیگری اختصاص دهید.
منابع آموزشی را برای کاربران به اشتراک بگذارید.
استقرار و مدیریت پیشرفته
این مراحل به شما کمک میکند تا نحوهی استقرار درایوهای اشتراکی را در مواقع نیاز به انتقال محتوا یا مدیریت اشتراکگذاری، درک کنید.
مرحله ۱. برنامهریزی کنید که چگونه محتوا را به درایوهای مشترک منتقل خواهید کرد.
- اگر نیاز دارید که فایلها و پوشههای زیادی را به درایوهای اشتراکی منتقل کنید، محدودیتهای درایو اشتراکی و بهترین شیوههای مهاجرت بزرگ به گوگل درایو را بررسی کنید.
- برای حفظ ساختار پوشهها از My Drive، مدیران و کاربرانی که دسترسی Manager دارند میتوانند پوشههایی را که متعلق به خودشان است یا با آنها به اشتراک گذاشته شده است به یک درایو مشترک منتقل کنند. در غیر این صورت، اعضای درایو مشترک با دسترسی Contributor یا بیشتر میتوانند پوشه ایجاد کرده و فایل اضافه کنند.
- تنظیم کنید چه کسی میتواند فایلها را به درایوهای مشترک منتقل کند .
مرحله ۲. تنظیمات پیشرفته اشتراکگذاری درایوهای اشتراکی، حفاظت از دادهها و نگهداری دادهها
برای Business Starter پشتیبانی نمیشود
مجوزهای اشتراکگذاری پیشفرض را برای درایوهای اشتراکی تنظیم کنید .
- تنظیم کنید که آیا محتوای درایو اشتراکی میتواند با کاربران خارجی یا افرادی که عضو درایو اشتراکی نیستند، به اشتراک گذاشته شود یا خیر.
- تنظیم کنید که آیا بینندگان و نظردهندگان میتوانند فایلهای موجود در درایو مشترک را دانلود، چاپ و کپی کنند یا خیر.
- تنظیم کنید که آیا اعضای درایو مشترک با دسترسی مدیر میتوانند پیشفرضهای اشتراکگذاری شما را لغو کنند یا خیر.
تنظیم کنید که آیا مدیران محتوا میتوانند پوشهها را به اشتراک بگذارند یا خیر.
توجه : مجوزهای اشتراکگذاری برای درایوهای اشتراکی، محدودکنندهی افرادی که میتوانند درخواستهای فرم Google Forms را با آنها به اشتراک بگذارند، نیستند.
اگر سازمان شما از پیشگیری از دست رفتن دادهها (DLP) برای قوانین Drive استفاده میکند، قوانین را بررسی کنید و مطمئن شوید که برای فایلهای درایو اشتراکی شما مناسب هستند. قوانین DLP برای Drive بر اساس واحد سازمانی برای فایلهای موجود در درایوهای اشتراکی اعمال میشوند. درباره DLP و نحوه اختصاص درایوهای اشتراکی به واحدهای سازمانی بیشتر بدانید .
اگر سازمان شما از Google Vault برای نگهداری فایلها در Google Drive استفاده میکند، قوانین نگهداری برای فایلهای موجود در درایوهای مشترک را تنظیم کنید .
ملاحظات بیشتر:
- وقتی فایلها را به درایوهای اشتراکی منتقل میکنید، ممکن است کاربرانی که فایل با آنها به اشتراک گذاشته شده است، دسترسی خود را از دست بدهند. تنظیمات اشتراکگذاری درایو اشتراکی میتواند اشتراکگذاری فایل روی یک فایل را لغو کند. برای مثال، اگر فایل با یک کاربر خارجی به اشتراک گذاشته شده باشد اما اشتراکگذاری خارجی برای درایو اشتراکی مجاز نباشد، آن کاربر خارجی دسترسی به فایل را از دست میدهد.
- اگر برخی از کاربران سازمان شما مجوزهایی دارند که از درایوهای اشتراکی پشتیبانی نمیکنند، مانند نسخههای Frontline یا Cloud Identity Premium، در این صفحه نحوه دسترسی این کاربران به محتوای درایوهای اشتراکی را بررسی کنید .
- اگر میخواهید اشتراکگذاری فایلها و پوشهها را با افرادی که حساب گوگل ندارند مجاز کنید، میتوانید اشتراکگذاری بازدیدکننده را فعال کنید.
مرحله ۳. (اختیاری) ایجاد درایوهای مشترک و انتقال فایلها
ممکن است بخواهید در سناریوهای زیر به عنوان مدیر، درایوهای اشتراکی ایجاد کنید:
- اگر تصمیم دارید فقط به شما و سایر مدیران اجازه ایجاد درایوهای مشترک و جابجایی فایلها را بدهید، باید درایوهای مشترک را برای کاربران خود تنظیم کنید.
- اگر سازمان شما به تازگی با درایوهای اشتراکی شروع به کار کرده است و میخواهید ساختاری برای درایوهای اشتراکی پرکاربرد ایجاد کنید.
یاد بگیرید که چگونه درایوهای مشترک ایجاد کنید، اعضا را اضافه کنید و سطح دسترسی آنها را تنظیم کنید . اگر مدیر درایو مشترک هستید، میتوانید اعضا را در drive.google.com اضافه کنید. همچنین میتوانید اعضا را در کنسول مدیریت اضافه کنید .
مهم: تا زمانی که اعضا را به درایو مشترک اضافه نکنید، فقط کاربرانی که فایلها مستقیماً با آنها به اشتراک گذاشته شده است میتوانند به فایلها دسترسی داشته باشند.
کاربران خود را آموزش دهید
برای کمک به کاربرانتان در استفادهی حداکثری از درایوهای اشتراکی، منابع زیر را به اشتراک بگذارید:
- شروع کار با درایوهای اشتراکی
- در درایوهای مشترک با هم کار کنید
- ذخیره و اشتراکگذاری فایلها یا پوشهها با درایوهای مشترک
دسترسی برای کاربرانی که مجوزهایی دارند که از درایوهای اشتراکی پشتیبانی نمیکنند
امتیازات درایو اشتراکی برای کاربرانی که از هر نسخه Frontline، G Suite Basic، Cloud Identity Premium و Cloud Identity Free استفاده میکنند، به این بستگی دارد که درایو اشتراکی در داخل یا خارج از سازمان شما قرار دارد.
درایوهای اشتراکی داخلی
این کاربران میتوانند به عنوان اعضای درایوهای مشترک اضافه شوند، اما فقط با امتیازات Viewer . با این حال، اگر فایلی در یک درایو مشترک مستقیماً با آنها به اشتراک گذاشته شود، ممکن است به آنها اجازه داده شود که در مورد فایل نظر بدهند یا آن را ویرایش کنند. آنها نمیتوانند فایلها را در درایوهای مشترک آپلود کنند، حتی اگر عضو باشند.
درایوهای اشتراکی خارجی
این کاربران میتوانند به عنوان اعضای درایوهای مشترک خارجی اضافه شوند و هر سطح دسترسی، از جمله مدیر ، داشته باشند.