بیشتر اشتراکهای Google Workspace شامل ویرایشگرهای Google Drive و Google Docs مانند Docs، Sheets و Slides هستند. برای سهولت در شروع استفاده از این برنامهها، تنظیمات ایجاد فایل معمولاً به طور پیشفرض فعال هستند. به عنوان مدیر، میتوانید این تنظیمات را در صورت نیاز تغییر دهید.
چرا یک مدیر باید این تنظیمات را تغییر دهد؟
اگر مدیر بخواهد از گوگل درایو برای مدیریت فایل استفاده کند، اما نخواهد از ویرایشگرهای گوگل داکس استفاده کند، ممکن است این تنظیمات را تغییر دهد. در این صورت، مدیر باید:
توجه : اگر ایجاد فایل ویرایشگرهای اسناد را غیرفعال کنید، کاربران همچنان میتوانند اسناد، برگهها و اسلایدهایی را ایجاد کنند که در سیستمهای ذخیرهسازی شخص ثالث میزبانی میشوند، البته تا زمانی که سازمان شما Drive و Docs را فعال کرده باشد.
چه اتفاقی میافتد وقتی ایجاد و آپلود فایل غیرفعال باشد؟
وقتی ایجاد و آپلود فایل غیرفعال باشد ، نمیتوانید ایجاد فایل در ویرایشگرهای اسناد را فعال کنید.
کاربران نمیتوانند:
- اسناد، نقشهها، فرمها، برگهها، سایتها، اسلایدها، ویدیوها یا طرحبندیهای ایمیل را ایجاد یا کپی کنید.
- فایلهای غیر گوگل مانند PDF، JPG و فایلهای مایکروسافت آفیس را آپلود کنید.
- سایتهای جدید گوگل ایجاد کنید.
- ضبط جلسات در گوگل میت
با این حال، کاربران هنوز میتوانند فایلهای موجود در درایو را جابجا، ویرایش و به اشتراک بگذارند.
من Box برای Google Workspace Essentials دارم. آیا این تنظیم روی قیمت من تأثیر میگذارد؟
اگر Box for Google Workspace Essentials دارید، ایجاد و آپلود فایل به طور پیشفرض غیرفعال است. اگر این گزینه را فعال کنید، ممکن است قیمت ماهانه اشتراک Google Workspace شما افزایش یابد. درباره صورتحساب Essentials بیشتر بدانید .
فعال یا غیرفعال کردن ایجاد و آپلود فایل
برای اینکه کاربران بتوانند هر فایلی را در گوگل درایو ایجاد و آپلود کنند، گزینه ایجاد و آپلود فایل را فعال کنید. ببینید اگر این تنظیم خاموش باشد چه اتفاقی میافتد .
قبل از شروع: اگر نیاز به ایجاد یک دپارتمان یا تیم برای این تنظیمات دارید، به بخش «افزودن یک واحد سازمانی» بروید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد ویژگیها و کاربردها .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات به یک بخش یا تیم، در کنار آن، یک واحد سازمانی را انتخاب کنید.
- روی ایجاد فایلهای جدید در درایو کلیک کنید.
- کادر «اجازه به کاربران برای ایجاد و آپلود هرگونه فایل» را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی «به ارث بردن» کلیک کنید.
فعال یا غیرفعال کردن ایجاد فایل در ویرایشگرهای اسناد
برای اینکه کاربران بتوانند اسناد، نقشهها، فرمها، برگهها، سایتها، اسلایدها، ویدیوها یا طرحبندیهای ایمیل ایجاد کنند، ایجاد فایل را روشن کنید. اگر این تنظیم را خاموش کنید، کاربران نمیتوانند فایلهای ویرایشگر اسناد ایجاد کنند، اما همچنان میتوانند روی فایلهای موجود در Drive همکاری کنند.
مهم : اگر ایجاد و آپلود فایل غیرفعال باشد، نمیتوانید ایجاد فایل در ویرایشگرهای اسناد را فعال کنید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد ویژگیها و کاربردها .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات به یک بخش یا تیم، در کنار آن، یک واحد سازمانی را انتخاب کنید.
- روی ایجاد فایلهای جدید در گوگل درایو کلیک کنید.
- کادر «اجازه به کاربران برای ایجاد فایلهای جدید اسناد، برگهها، اسلایدها، نقشهها، فرمها و ویدیوها» را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی «به ارث بردن» کلیک کنید.
مباحث مرتبط
- درایو و اسناد را خاموش یا روشن کنید
- فعال یا غیرفعال کردن سایر برنامههای ویرایشگر اسناد: