שליטה בתכונות מבוססות-AI גנרטיבי של Workspace Intelligence

‫Workspace Intelligence מחפש תוכן באפליקציות שונות כדי לספק ל-Gemini ב-Workspace הקשר מעמיק יותר וליצור חוויות מבוססות AI גנרטיבי רלוונטיות ומועילות יותר.

אדמינים יכולים להפעיל או להשבית שירותים של Workspace כדי לאפשר למשתמשים בארגון לחפש בהם באופן פעיל ולהשתמש בתכונות של AI גנרטיבי ב-Workspace. בין השירותים הנתמכים:

  • Gmail
  • ‫Drive (כולל Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ קובצי PDF, תמונות, Vids ועוד)
  • יומן Google
  • Chat

הגדרת ברירת המחדל של כל מקור היא מופעל. אם משביתים או מפעילים מקור, יכול להיות שיחלפו עד 48 שעות עד שהשינוי ייכנס לתוקף.

איך טכנולוגיית Workspace Intelligence משתמשת בנתונים שלכם

Workspace Intelligence משתמש בנתונים שלכם ב-Google Workspace כדי לעזור לתכונות של AI גנרטיבי להבין את המידע הייחודי של הארגון. לדוגמה, יכול להיות ש-Workspace Intelligence ישתמש בפרטים מהאימיילים, מהמסמכים או מהאירועים ביומן כדי לספק תשובות והצעות חכמות יותר.

‫Workspace Intelligence הוא הבסיס לשימושים רבים ב-Gemini בכל שירותי Workspace, כולל:

לדוגמה, נניח שאתם צריכים לשלוח למנהל שלכם עדכון לגבי 'פרויקט X'. אתם שואלים את Gemini ב-Docs, ו-Workspace Intelligence יבדוק את כל הנתונים הרלוונטיים. הנתונים האלה כוללים את סיכומי הפגישות, המסמכים והדיונים בצ'אט שקשורים לפרויקט X. ‫Gemini יוצר טיוטת דוח תוך שניות, עם ציטוטים מלאים.

השינויים האלה תואמים לשיטות הקיימות שלנו לטיפול בנתונים ולמחויבות שלנו לפרטיות. תכונות ה-AI מכבדות את הגישה לתוכן ברמת המשתמש, ולכן התשובות מבוססות רק על תוכן שלמשתמש כבר יש הרשאה לצפות בו. הנתונים שלכם אף פעם לא משמשים לאימון מודלים של AI גנרטיבי או למטרות פרסום.

הפעלה או השבתה של Workspace Intelligence בשירותי Google

אתם יכולים לבחור אילו שירותי Workspace יכולים לתרום ל-Workspace Intelligence.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז ‏AI גנרטיבי ואז ‏Gemini ל-Workspace.

    כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. לוחצים על החלונית Workspace Intelligence.

  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. לוחצים על עריכה לצד השירות שרוצים להפעיל או להשבית.

  5. לוחצים על מופעל או מושבת ואז על שמירה.

כשההגדרה 'יכולות מבוססות-AI ב-Workspace' מושבתת

אם משביתים את Workspace Intelligence או משביתים מקור נתונים ספציפי, תכונות ה-AI הגנרטיבי לא יחפשו באופן פעיל תוכן מהמקור שהושבת. עם זאת, אם משתמש מוסיף מקור ספציפי להנחיה שלו, המקור הזה ישמש את Gemini כדי לענות. לדוגמה, אם תשביתו את Drive כמקור, המשתמשים יוכלו לשאול את Gemini לגבי קבצים ספציפיים. ‫Gemini יבדוק את הקבצים האלה, אבל הוא לא יחפש באופן פעיל קבצים אחרים.

הערה: השבתה של מקורות נתונים מגבילה את היעילות של Gemini. במקרים מסוימים, יכול להיות שהמשתמשים יאבדו את הגישה לתכונות ספציפיות של AI. לדוגמה:

  • אם משביתים את Gmail כמקור, יכול להיות שהמשתמשים יאבדו את הגישה לסיכומי תוצאות מבוססי-AI בחיפוש ב-Gmail. ‫Gmail יחזור לגרסה הקודמת של החיפוש.
  • אם היומן מושבת כמקור, Gemini ב-Workspace לא יכול לקרוא יומנים או לקבוע אירועים.
  • אם Drive מושבת כמקור, יכול להיות שהתכונה 'פרויקטים ב-Drive' לא תהיה יותר זמינה.

הערות חשובות על Workspace Intelligence

  • יכול להיות שיעברו עד 48 שעות עד שהשינויים ייכנסו לתוקף.
  • ההגדרה הזו קובעת את השימוש במקורות האלה ב-Gemini ב-Workspace. התנאים האלה לא חלים על השימוש במקורות האלה ב-Gemini ל-Education, באפליקציית Gemini, ב-NotebookLM או בשירותים נוספים. ההגדרות האלה נשלטות על ידי הגדרות אחרות של משתמשים או אדמינים.
  • חלק מהעדפות הנתונים ברמת המשתמש קובעות גם אם אפשר להשתמש במקור בהגדרה של Workspace Intelligence. לדוגמה, אם מקור מסוים מופעל במסוף Admin, משתמשים עדיין יכולים להשבית את התכונות החכמות וההתאמה האישית ולמנוע את השימוש בכל נתוני Workspace על ידי Workspace Intelligence.
  • הגישה למקורות הנתונים נשלטת גם על ידי כללי מניעת אובדן נתונים (DLP) של הארגון.

  • ההגדרה הזו קובעת באילו מקורות נתונים Workspace Intelligence יכול להשתמש. יכול להיות ש-Google תשנה את האופן שבו תכונות ספציפיות של AI משתמשות במקורות נתונים של Workspace Intelligence. עם הזמן, יכול להיות שמקורות נתונים מסוימים יהפכו מדרישות אופציונליות לשיפור תכונה מסוימת לדרישות חיוניות, בדיוק כמו שיכול להיות שדרישות חיוניות יהפכו לאופציונליות.

    בנוסף, יכול להיות ש-Google תבצע שינויים בתכונות מבוססות-AI שיגרמו לחוויית שימוש מוגבלת או פחות טובה אם ל-Workspace Intelligence לא תהיה גישה למקורות הנתונים הנדרשים.

  • כשמשתמשים בתכונה של Gemini, התוכן הפעיל כרגע זמין גם כדי לספק תשובה טובה יותר. לדוגמה, אם תפתחו מסמך ב-Google Docs ויש לכם שאלה ל-Gemini? בחלונית הצדדית, הוא יוכל להתייחס לתוכן במסמך ולספק תשובה רלוונטית יותר, גם אם Drive מושבת כמקור נתונים.

  • במהדורות מסוימות אין אפשרות לשלוט בגישה ל-Workspace Intelligence:

    • ל-Workspace Intelligence יש גישה למקורות נתונים למשתמשים עם:
      • Workspace Essentials Starter
      • Workspace Individual
    • אין תמיכה ב-Workspace Intelligence ב:
      • Education Fundamentals
      • Education Standard