התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. התכונה הזו נתמכת גם בחבילות AI Expanded Access, Google AI Pro for Education ו-Teaching and Learning. להשוואה בין המהדורות
Workspace Intelligence מחפש תוכן באפליקציות שונות כדי לספק ל-Gemini ב-Workspace הקשר מעמיק יותר וליצור חוויות מבוססות AI גנרטיבי רלוונטיות ומועילות יותר.
אדמינים יכולים להפעיל או להשבית את האפשרות לחפש באופן פעיל בשירותי Workspace כדי להשתמש בתכונות של AI גנרטיבי ב-Workspace עבור משתמשים בארגון. השירותים הנתמכים כוללים:
- Gmail
- Drive ו-Docs (כולל Sheets, Slides, PDF, תמונות, Vids ועוד)
- יומן Google
- Chat
הגדרת ברירת המחדל של כל מקור היא מופעל. אם משביתים או מפעילים מקור, יכול להיות שיחלפו עד 48 שעות עד שהשינוי ייכנס לתוקף.
איך Workspace Intelligence משתמש בנתונים שלכם
התכונות החכמות של Workspace משתמשות בנתונים שלכם ב-Google Workspace כדי לעזור לתכונות של AI גנרטיבי להבין את המידע הייחודי של הארגון. לדוגמה, תכונות מבוססות-AI ב-Workspace עשויות להשתמש בפרטים מהאימיילים, מהמסמכים או מהאירועים ביומן כדי לספק תשובות והצעות חכמות יותר.
Workspace Intelligence הוא הבסיס לשימושים רבים ב-Gemini בכל שירותי Workspace, כולל:
- Gemini בחלונית הצדדית של Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive ו-Chat
- עזרה בכתיבה ב-Gmail וב-Docs
- סיכום שיחה חכם ב-Meet
לדוגמה, נניח שאתם צריכים לשלוח למנהל שלכם עדכון על "פרויקט X". אתם מבקשים מ-Gemini ב-Docs, ו-Workspace Intelligence תאסוף את כל הנתונים הרלוונטיים. הנתונים האלה כוללים את סיכומי הפגישות, התיעוד והדיונים בצ'אט שקשורים לפרויקט X. Gemini יוצר טיוטת דוח תוך שניות, עם ציטוטים מלאים.
השינויים האלה תואמים לשיטות הקיימות שלנו לטיפול בנתונים ולמחויבות שלנו לפרטיות. תכונות ה-AI פועלות לפי הרשאות הגישה לתוכן ברמת המשתמש, ולכן התשובות מעוגנות רק בתוכן שכבר יש למשתמש הרשאה לצפות בו. הנתונים שלכם אף פעם לא משמשים לאימון מודלים של AI גנרטיבי או למטרות פרסום.
הפעלה או השבתה של Workspace Intelligence בשירותי Google
אתם יכולים לבחור אילו שירותי Workspace יכולים לתרום ל-Workspace Intelligence.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
AI גנרטיבי
Gemini ל-Workspace.כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין להגדרות Gemini.
לוחצים על החלונית Workspace Intelligence.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
לוחצים על
עריכה לצד השירות שרוצים להפעיל או להשבית.לוחצים על מופעל או מושבת ואז על שמירה.
כשההגדרה 'Workspace Intelligence' מושבתת
אם משביתים את מקור הנתונים ב-Workspace Intelligence, תכונות ה-AI הגנרטיבי לא יחפשו באופן פעיל תוכן שנמצא במקור הנתונים הזה. עם זאת, כש-Gemini מתייחס לתוכן ספציפי ב-Google Workspace, כולל קבצים ב-Drive, אימיילים והודעות ב-Chat, הוא עשוי לבסס את התשובות שלו על התוכן הזה, גם אם המוצר המתאים מושבת כמקור נתונים ל-Workspace Intelligence. לדוגמה, גם אם החלטתם להשבית את Drive בתור מקור נתונים, המשתמשים עדיין יוכלו לשאול את Gemini על קבצים ספציפיים. Gemini יתייחס לקבצים האלה, אבל לא יחפש קבצים אחרים באופן פעיל.
הערה: השבתה של מקורות נתונים מגבילה את היעילות של Gemini. במקרים מסוימים, יכול להיות שהמשתמשים יאבדו גישה לתכונות AI מסוימות. לדוגמה:
- אם Gmail מושבת כמקור, יכול להיות שהמשתמשים יאבדו את הגישה לסיכומים מבוססי-AI בחיפוש ב-Gmail. יכול להיות שהמשתמשים יאבדו גם את הגישה אל תיבת הדואר הנכנס עם AI.
- אם היומן מושבת כמקור, יכול להיות ש-Gemini לא יוכל לקרוא יומנים או לתזמן אירועים בשירותים אחרים של Workspace.
- אם Drive ו-Docs מושבתים כמקור, יכול להיות שהתכונה 'פרויקטים ב-Drive' לא תהיה יותר זמינה.
הערות חשובות לגבי Workspace Intelligence
- יכול להיות שיעברו עד 48 שעות עד שהשינויים ייכנסו לתוקף.
- ההגדרה הזו קובעת אם אפשר להשתמש במקורות האלה ב-Gemini ב-Workspace. התנאים האלה לא חלים על השימוש במקורות האלה ב-Gemini for Education, באפליקציית Gemini, ב-Gemini Notebook או בשירותים נוספים. ההגדרות האלה נשלטות על ידי הגדרות אחרות של משתמשים או אדמינים.
- חלק מהעדפות הנתונים ברמת המשתמש קובעות גם אם מערכת Workspace Intelligence יכולה להשתמש במקור מסוים. לדוגמה, אם מקור מופעל במסוף Admin, משתמשים בודדים עדיין יכולים להשבית את התכונות החכמות של Workspace כדי להשבית את כל התכונות של Gemini ב-Workspace, כולל Workspace Intelligence.
- הגישה למקורות נתונים מוגבלת גם על ידי כללי מניעת אובדן נתונים (DLP) של הארגון.
ההגדרה הזו מאפשרת לנהל את מקורות הנתונים שזמינים ל-Workspace Intelligence. יכול להיות ש-Google תשנה את האופן שבו תכונות ספציפיות של AI משתמשות במקורות נתונים של Workspace Intelligence. יכול להיות שמקורות נתונים מסוימים יהפכו עם הזמן מדרישות אופציונליות לשיפור תכונה מסוימת לדרישות חובה, בדיוק כמו שדרישות חובה יכולות להפוך לאופציונליות.
בנוסף, יכול להיות ש-Google תבצע שינויים בתכונות מבוססות-AI שיגרמו לחוויית שימוש מוגבלת או פחות טובה אם ל-Workspace Intelligence לא תהיה גישה למקורות הנתונים הנדרשים.
כשמשתמשים בתכונה של Gemini, התוכן הפעיל כרגע זמין גם כדי לספק תשובה טובה יותר. לדוגמה, אם פותחים מסמך ב-Google Docs ושואלים את Gemini שאלה בחלונית הצדדית, הוא יוכל להתייחס לתוכן של המסמך ולספק תשובה רלוונטית יותר, גם אם Drive ו-Docs מושבתים כמקור נתונים.
רוב המהדורות כוללות את האפשרות לשלוט בגישה ל-Workspace Intelligence. עם זאת, יש מקרים חריגים:
- אין תמיכה בתכונות של Workspace Intelligence במהדורות Education Fundamentals ו-Education Standard.
- ללקוחות עם מינוי ל-Workspace Essentials Starter ול-Workspace Individual אין גישה למסוף Admin. הם לא יכולים לשלוט בגישה למקורות נתונים.
משתמשי Google Workspace for Education מתחת לגיל 18 לא יכולים להשתמש ב-Workspace Intelligence. חשוב לדעת: כשמפעילים את Workspace Intelligence למשתמשים מעל גיל 18, הם יכולים לגשת לנתונים ששותפו איתם (כמו קבצים ב-Google Drive והודעות ב-Chat), גם אם למשתמש ששיתף את הנתונים אין גישה ל-Workspace Intelligence.