Gmail के एडमिन के तौर पर, अपने संगठन के लिए स्पैम, ईमेल कॉन्टेंट, और ईमेल अटैचमेंट मैनेज करने के लिए नियम बनाए जा सकते हैं. Google Workspace की कोई सेवा जोड़ने या Gmail की सुरक्षा सेट अप करने पर, आपको नए नियमों की ज़रूरत पड़ सकती है. नए और बदले गए नियमों की जांच करने में लगने वाला समय कम करने के लिए, यहां दिए गए सबसे सही तरीके अपनाएं.
शुरू करने से पहले
- नियम बनाते समय, आम तौर पर आपको उनमें कई बार बदलाव करना और उनकी जांच करनी होती है, ताकि यह पक्का किया जा सके कि वे आपके संगठन के लिए सही तरीके से काम कर रहे हैं.
- हमारा सुझाव है कि नए नियमों को टेस्ट एनवायरमेंट में आज़माएं. इसके लिए, इस पेज पर नीचे दिए गए टेस्ट एनवायरमेंट के सुझाव देखें.
- ज़्यादा नियम होने पर, उनकी जांच करने में ज़्यादा समय लगता है.
- बदलावों को लागू होने में 24 घंटे तक लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर ये बदलाव इससे कम समय में लागू हो जाते हैं. ज़्यादा जानें
संगठन के साइज़ और स्ट्रक्चर का नियमों पर पड़ने वाला असर
- ज़्यादा उपयोगकर्ताओं या संगठन की बड़ी इकाइयों के लिए बनाए गए नियमों को अपडेट होने में ज़्यादा समय लगता है.
- संगठन की किसी इकाई के लिए बनाए गए नियम, उसकी चाइल्ड इकाइयों पर भी लागू होते हैं. इसलिए, संगठन की ऐसी इकाइयों के लिए बनाए गए नियमों को अपडेट होने में ज़्यादा समय लग सकता है जिनकी कई चाइल्ड इकाइयां होती हैं.
टेस्ट एनवायरमेंट के लिए सबसे सही तरीके
| सुझाव | ब्यौरा |
|---|---|
| कुछ उपयोगकर्ताओं के साथ टेस्ट एनवायरमेंट बनाएं. | छोटे टेस्ट एनवायरमेंट की मदद से, नियमों को तुरंत अपडेट किया जा सकता है. साथ ही, यह भी पुष्टि की जा सकती है कि नियमों का ईमेल फ़्लो और डिलीवरी पर क्या असर पड़ता है. जिस एनवायरमेंट में नियम का इस्तेमाल किया जाता है उसके साइज़ का, नियम को अपडेट होने में लगने वाले समय पर सीधा असर पड़ता है. |
| सुझाए गए टेस्ट एनवायरमेंट का इस्तेमाल करें. |
इनमें से किसी एक तरह के टेस्ट एनवायरमेंट का इस्तेमाल करें:
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| टेस्ट डोमेन को अपने प्राइमरी डोमेन की तरह सेट अप करें. | अगर सेकंडरी टेस्ट डोमेन का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो उसे अपने प्राइमरी डोमेन की तरह सेट अप करें, ताकि नियम आपके प्राइमरी डोमेन में भी उसी तरह काम करें. |
| टेस्ट एनवायरमेंट से, वे सभी नियम हटाएं जिनका इस्तेमाल नहीं किया जा रहा है. | टेस्ट एनवायरमेंट में सिर्फ़ वे नियम जोड़ें जिनकी जांच की जा रही है. अगर आपने इस एनवायरमेंट में पहले भी नियमों की जांच की है, तो नए नियम जोड़ने और उनकी जांच करने से पहले, पुराने नियम हटाएं. |
नियम बनाने और उनकी जांच करने के सबसे सही तरीके
| सुझाव | ब्यौरा |
|---|---|
| असल डेटा के साथ नियमों की जांच करें. | उसी तरह के ईमेल अटैचमेंट और कॉन्टेंट (सुरक्षित कॉन्टेंट भी शामिल है) की जांच करें जिनका इस्तेमाल आम तौर पर आपके संगठन में किया जाता है. |
| लंबे स्ट्रिंग या लंबी सूचियों का इस्तेमाल न करें. | समय बचाने और समस्या हल करने के लिए, 1,000 से ज़्यादा वर्णों वाले एक्सप्रेशन और 1,000 से ज़्यादा एलिमेंट वाली सूचियों का इस्तेमाल न करें. |
| जांच करने से पहले, नियम के सिंटैक्स की जांच करें. | जांच के ऐसे नतीजे पाने के लिए जो आपके संगठन में मिलने वाले नतीजों जैसे हों, असल डेटा के साथ नियम के सिंटैक्स की जांच करें. नियम की जांच सबसे पहले Google Admin console में की जा सकती है. डेटा की जांच, पहले से तय किए गए क्लासिफ़ायर की मदद से भी की जा सकती है. ये क्लासिफ़ायर, नियमों को ट्रिगर करते हैं. Cloud Data Loss Prevention API का इस्तेमाल करके, डेटा की जांच करने के बारे में ज़्यादा जानें. |
| संगठन की पैरंट इकाई पर जांच करें. |
संगठन की चाइल्ड इकाई के बजाय, पैरंट इकाई पर जांच करना बेहतर होता है. नेस्ट किए गए ग्रुप की तरह, संगठन की चाइल्ड इकाई से जुड़ी समस्या पैदा करने वाले नियम को अलग करना और उसकी पहचान करना मुश्किल होता है. हालांकि, अगर आपको यह जांच करनी है कि कोई नया नियम, मौजूदा नियमों के साथ कैसे इंटरैक्ट करता है, तो नए नियम को संगठन की ऐसी इकाई में कॉपी करें जो मौजूदा नियमों का इस्तेमाल करने वाली संगठन की इकाई की चाइल्ड इकाई हो. जानें कि एक से ज़्यादा नियमों का मैसेज के व्यवहार पर क्या असर पड़ता है. |
| ग्रुप के साथ नियमों की जांच न करें. |
नियम को अपडेट होने में लगने वाला समय, ग्रुप के साइज़ (सदस्यों की संख्या) के हिसाब से तय होता है. साथ ही, ग्रुप का साइज़ तय करना मुश्किल हो सकता है. इसके अलावा, नेस्ट किए गए ग्रुप के साथ नियमों की जांच करना ज़्यादा मुश्किल होता है. कोई नया नियम जोड़ते समय, खाते के टाइप जिन पर असर पड़ेगा में, ग्रुप बॉक्स से सही का निशान हटाएं. |
| किसी नियम की जांच करने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले हर मैसेज के लिए, विषय की अलग लाइन का इस्तेमाल करें. | विषय की अलग-अलग लाइनों से यह पता लगाने में मदद मिलती है कि टेस्ट मैसेज पर कौनसे नियम लागू किए गए हैं. ईमेल लॉग सर्च में, मैसेज को विषय की लाइन के हिसाब से क्रम में लगाया जाता है. हर मैसेज की एंट्री से यह पता चलता है कि मैसेज पर कौनसा नियम लागू किया गया था. |
| किसी नियम को अपडेट करने पर, उसका नाम बदलें. | ईमेल लॉग सर्च में, नियमों को नाम के हिसाब से दिखाया जाता है. किसी नियम को कई बार अपडेट और उसकी जांच करते समय, नियम का अलग नाम होने से यह पता चलता है कि नियम के किस वर्शन की जांच की जा रही है. |
नियमों की पुष्टि करने के सबसे सही तरीके
यह देखने के लिए कि टेस्ट मैसेज पर कौनसे नियम लागू किए गए हैं, ईमेल लॉग सर्च का इस्तेमाल करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, ईमेल लॉग सर्च की मदद से मैसेज ढूंढना लेख पढ़ें.