अगर आपका संगठन कुछ टास्क मैनेज करने के लिए, कस्टमर रिलेशनशिप मैनेजमेंट (सीआरएम) सिस्टम का इस्तेमाल करता है, तो आपके पास Gmail से ईमेल को अपने सीआरएम पर फ़ॉरवर्ड करने का विकल्प होता है. इससे, सहायता अनुरोध या टिकट बनाया जा सकता है. सीआरएम सिस्टम एक ऐसा सॉफ़्टवेयर है जो लोगों और संगठनों को, ग्राहकों और उपयोगकर्ताओं के साथ अपने इंटरैक्शन और संबंधों को मैनेज करने में मदद करता है. Salesforce, ZenDesk, HubSpot, और Jira, कुछ लोकप्रिय सीआरएम हैं.
सीआरएम का इस्तेमाल अक्सर, बिक्री से जुड़ी लीड और सहायता टिकट मैनेज करने के लिए किया जाता है. उदाहरण के लिए, लीड बनाने, उन्हें क्वालिफ़ाई करने, और कन्वर्ज़न में बदलने के लिए, बिक्री के पते पर भेजे गए मैसेज को सीआरएम पर फ़ॉरवर्ड किया जा सकता है. इसके अलावा, सहायता अनुरोध का वर्कफ़्लो शुरू करने के लिए, सहायता के पते पर भेजे गए मैसेज को सीआरएम पर फ़ॉरवर्ड किया जा सकता है. इस प्रोसेस को कभी-कभी ईमेल से सहायता अनुरोध कहा जाता है.
Gmail से सीआरएम में सहायता अनुरोध बनाने के सबसे सही तरीके
Gmail को, बड़े पैमाने पर टिकट मैनेज करने वाले सिस्टम के विकल्प के तौर पर इस्तेमाल नहीं किया जा सकता. अगर आपके संगठन को बड़े पैमाने पर होने वाले कामों के लिए सहायता चाहिए, तो हमारा सुझाव है कि आप किसी खास सीआरएम का इस्तेमाल करें. जैसे, एंटरप्राइज़ सेल्स या सहायता के लिए.
पहला चरण. फ़ॉरवर्ड करने और पाने के पते हासिल करना
मैसेज को सीआरएम सिस्टम पर फ़ॉरवर्ड करने के लिए, आपको उस ईमेल पते की ज़रूरत होगी जिसे फ़ॉरवर्ड किया जाएगा. साथ ही, आपको उस सीआरएम पते की भी ज़रूरत होगी जिस पर मैसेज फ़ॉरवर्ड किया जाएगा.
ध्यान दें: इस लेख में इस्तेमाल किए गए ईमेल पते, सिर्फ़ उदाहरण के तौर पर दिए गए हैं. इनकी जगह, अपने Google Workspace और सीआरएम के ईमेल पते इस्तेमाल करें.
Google Workspace में फ़ॉरवर्ड करने का पता बनाना
वह ईमेल पता तय करें जिसे आपको फ़ॉरवर्ड करना है. उदाहरण के लिए: help@solarmora.com.
अहम जानकारी: यह ईमेल, Google Workspace में असली खाता नहीं होना चाहिए. यह सिर्फ़ राउटिंग के डिफ़ॉल्ट नियम में मौजूद होगा. इसे फ़ॉरवर्ड करने की सुविधा सेट अप करने के लिए, दूसरे चरण में बनाया जाएगा.
सीआरएम के पाने वाले पते की पुष्टि करना
सीआरएम का वह ईमेल पता पाने के लिए जिस पर मैसेज फ़ॉरवर्ड किए जाएंगे, अपने सीआरएम के दस्तावेज़ देखें. इस ईमेल पते के लिए, सहायता का पता और ईमेल से सहायता अनुरोध जैसे शब्दों का इस्तेमाल किया जाता है.
कुछ सीआरएम, एक यूनीक ईमेल पता जनरेट करते हैं. यह पता, सीआरएम के सहायता पते से जुड़ा होता है. ऐसे में, फ़ॉरवर्ड करने की सुविधा सेट अप करते समय, यूनीक पते का इस्तेमाल करें. उदाहरण के लिए, अगर सीआरएम का सहायता पता support@my-crm.com है, तो आपका सीआरएम सिस्टम, एक यूनीक और रैंडम पता जनरेट कर सकता है. जैसे, support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. फ़ॉरवर्ड करने की सुविधा सेट अप करते समय, इस यूनीक पते का इस्तेमाल करें. इसके लिए, दूसरा चरण देखें.
दूसरा चरण. Gmail को सीआरएम पर मैसेज फ़ॉरवर्ड करने के लिए सेट अप करना
मैसेज को अपने सीआरएम सिस्टम पर फ़ॉरवर्ड करने के लिए, राउटिंग का डिफ़ॉल्ट नियम सेट अप करने के लिए यह तरीका अपनाएं. यहां दिए गए चरणों में, help@solarmora.com पर आने वाले मैसेज, support@my-crm.com पर फ़ॉरवर्ड किए जाते हैं.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन
Google Workspace
Gmail
राउटिंग का डिफ़ॉल्ट नियम पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
बाईं ओर, संगठन की टॉप लेवल की इकाई चुनें.
ध्यान दें: राउटिंग का डिफ़ॉल्ट नियम सेटिंग, 'बेहतर सेटिंग' पेज पर मौजूद होने पर ही, संगठन की टॉप लेवल की इकाई चुनी जा सकती है.
राउटिंग का डिफ़ॉल्ट नियम सेट अप करने के लिए, कॉन्फ़िगर करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, राउटिंग का डिफ़ॉल्ट नया नियम जोड़ने के लिए, कोई दूसरा नियम जोड़ें पर क्लिक करें.
सेटिंग जोड़ें बॉक्स में, यह तरीका अपनाएं:
सेटिंग के विकल्प क्या करें मिलान के लिए एन्वलप प्राप्तकर्ता निर्दिष्ट करें एक ही व्यक्ति को चुनें और वह ईमेल पता डालें जिसे आपने पहले चरण में सेट अप किया था. यह वह पता है जिस पर आपके उपयोगकर्ता या ग्राहक मैसेज भेजते हैं. उदाहरण के लिए, help@solarmora.com.
अहम जानकारी: पक्का करें कि यह ईमेल पता, Google Workspace का असली खाता न हो. यह किसी उपयोगकर्ता खाते, मेलबॉक्स या ग्रुप की सदस्यता से जुड़ा नहीं होना चाहिए. बड़ी संख्या में आउटगोइंग ईमेल की डिलीवरी के लिए, ईमेल पता सिर्फ़ राउटिंग के डिफ़ॉल्ट नियम में मौजूद होना चाहिए.
यदि एन्वलप प्राप्तकर्ता का मिलान उपरोक्त से होता है, तो निम्न कार्य करें - एन्वलप पाने वाला: एन्वलप पाने वाले की जानकारी बदलें बॉक्स को चुनें. इसके बाद, पाने वाले की जगह दूसरा पता डालें विकल्प चुनें. सीआरएम का वह सहायता पता डालें जिसकी पुष्टि आपने पहले चरण में की थी. उदाहरण के लिए, support@my-crm.com. अगर आपके सीआरएम ने सहायता पते से कोई रैंडम पता जनरेट किया है, तो उसकी जगह वह पता डालें.
- स्पैम: (ज़रूरी नहीं) Gmail को स्पैम के तौर पर मार्क किए गए मैसेज को फिर से रूट करने की अनुमति देने के लिए, स्पैम फ़िल्टर को बायपास करें... बॉक्स को चुनें. डिफ़ॉल्ट रूप से, राउटिंग के नियम, स्पैम के तौर पर मार्क किए गए मैसेज को फिर से रूट नहीं करते. Gmail, पाने वाले लोगों को मैसेज डिलीवर करने से पहले, आने वाले मैसेज को स्पैम के तौर पर क्लासिफ़ाई करता है.
- इन्हें भी डिलीवर करें: (ज़रूरी नहीं) मैसेज को ज़्यादा ईमेल पतों पर फ़ॉरवर्ड करने के लिए, ज़्यादा लोगों को जोड़ें बॉक्स को चुनें. इसके बाद, ईमेल पते डालने के लिए, जोड़ें पर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपको सीआरएम के मैसेज की एक कॉपी, अपनी सेल्स टीम या खुद को भेजनी हो.
ध्यान दें: हो सकता है कि अतिरिक्त लोगों को मैसेज, सीआरएम को मिलने के बाद मिलें. ज़्यादा जानने के लिए, Google Workspace में Gmail से ईमेल पाने की दर की सीमाएं लेख पढ़ें.
विकल्प यह कार्रवाई, पहचाने गए पतों और ऐसे पतों पर करें जिनकी पहचान नहीं हुई है विकल्प चुनें.
सेटिंग जोड़ें बॉक्स में सबसे नीचे, सेव करें पर क्लिक करें.
देखें कि राउटिंग का आपका नया नियम, राउटिंग के डिफ़ॉल्ट नियम वाली टेबल में दिखता है या नहीं.
तीसरा चरण. फ़ॉरवर्ड करने और सहायता अनुरोध बनने की पुष्टि करना
यह देखने के लिए कि आपके मैसेज सही तरीके से फ़ॉरवर्ड किए गए हैं या नहीं, फ़ॉरवर्ड करने वाले ईमेल पते पर कोई ईमेल भेजें. उदाहरण के लिए, help@solarmora.com. इसके बाद, पुष्टि करें कि आपके सीआरएम सिस्टम को मैसेज मिला है और उसने मैसेज से सहायता अनुरोध या टिकट बनाया है.