Gmail एडमिन के तौर पर, आपके पास तीसरे पक्ष के संग्रह समाधान को सेट अप करने का विकल्प होता है. इससे Gmail जर्नल मैसेज को संग्रहित किया जा सकता है. यह समाधान इनके लिए काम का हो सकता है:
- ईमेल से जुड़ी ज़रूरी शर्तों का पालन करना, जैसे कि एसईसी का नियम 17a-4
- डेटा संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष के समाधान का इस्तेमाल जारी रखना
- उपयोगकर्ता को संग्रह किए गए ईमेल ऐक्सेस करने की अनुमति देना
इंटिग्रेशन की सुविधा कैसे काम करती है
Gmail को तीसरे पक्ष के संग्रह समाधान के साथ इंटिग्रेट करने के लिए, वह ईमेल पता डालें जिस पर जर्नल मैसेज फ़ॉरवर्ड किए जाते हैं. एक से ज़्यादा ईमेल पते डालने पर, जर्नल के मैसेज सभी ईमेल पतों पर भेजे जाते हैं.
हमारा सुझाव है कि तीसरे पक्ष के किसी आर्काइविंग समाधान का इस्तेमाल करते समय, टीएलएस अनुपालन सेट अप करें. इससे यह पक्का होता है कि Gmail को तीसरे पक्ष के संग्रह समाधान पर ईमेल भेजते समय, टीएलएस एन्क्रिप्शन की ज़रूरत होगी.
तीसरे पक्ष के कॉन्टेंट संग्रहित करने से जुड़े समाधान को सेट अप करना
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Gmail राउटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- (ज़रूरी नहीं) बाईं ओर, संगठन चुनें.
- राउटिंग में जाकर, तीसरे पक्ष के ईमेल संग्रह किए जा रहे हैं पर जाएं. इसके अलावा, खोज फ़ील्ड में तीसरे पक्ष के ईमेल संग्रह किए जा रहे हैं डालें.
- वह ईमेल पता डालें जिस पर आपको जर्नल के मैसेज भेजने हैं.
- सेटिंग जोड़ें पर क्लिक करें.
- सबसे नीचे, सेव करें पर क्लिक करें.
मैसेज कैसे मैनेज किए जाते हैं
जर्नल किए गए मैसेज के वर्शन
अहम जानकारी: जर्नल किए गए मैसेज पर, Gmail की उन नीतियों से छूट नहीं मिलती जिनके तहत, वायरस और नुकसान पहुंचाने वाले सॉफ़्टवेयर वाले मैसेज अस्वीकार किए जाते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Gmail में ब्लॉक किए गए फ़ाइल टाइप लेख पढ़ें.
- इनबाउंड मैसेज—मैसेज का वह वर्शन जर्नल किया जाता है जो उपयोगकर्ता को मिलता है. उदाहरण के लिए, अगर कॉन्टेंट से जुड़ी नीति के उल्लंघन की वजह से अटैचमेंट हटा दिया जाता है, तो जर्नल की कॉपी में अटैचमेंट नहीं होगा.
- भेजे गए मैसेज—मैसेज का वह वर्शन जर्नल किया जाता है जिसे उपयोगकर्ता ने भेजा है. उदाहरण के लिए, अगर कॉन्टेंट के नियमों के पालन से जुड़ी कोई नीति लागू होती है और अटैचमेंट को हटा देती है, तो जर्नल की कॉपी में अटैचमेंट बना रहेगा.
- इंटरनल मैसेज—आपके डोमेन में भेजे गए मैसेज के लिए, यह सुविधा ईमेल पाने वाले व्यक्ति के लिए इनबाउंड मैसेज और ईमेल भेजने वाले व्यक्ति के लिए आउटबाउंड मैसेज की तरह काम करती है.
एडमिन क्वॉरंटीन में भेजे गए मैसेज
- इनबाउंड मैसेज—अगर किसी इनबाउंड मैसेज को एडमिन क्वॉरंटीन में भेजा जाता है, तो मैसेज को क्वॉरंटीन से रिलीज़ किए जाने तक, जर्नल कॉपी नहीं भेजी जाती. अगर क्वारंटीन किए गए किसी मैसेज को अस्वीकार कर दिया जाता है, तो उपयोगकर्ता को वह मैसेज कभी नहीं दिखता. इसलिए, उसे संग्रहित नहीं किया जाता.
- आउटबाउंड मैसेज—अगर किसी आउटबाउंड मैसेज को एडमिन के क्वारंटीन फ़ोल्डर में भेजा जाता है, तो उपयोगकर्ता के भेजें पर क्लिक करने पर, मैसेज की एक जर्नल कॉपी भेजी जाती है. भले ही, मैसेज को क्वारंटीन किया गया हो या नहीं.
एक से ज़्यादा लोगों को भेजे गए मैसेज
कभी-कभी, एक से ज़्यादा लोगों को मैसेज भेजे जाने पर, नीतियों या राउटिंग से जुड़ी नीतियों का पालन करने की वजह से, एक ग्रुप को मैसेज का अलग वर्शन मिल सकता है.
- इनबाउंड मैसेज—हर व्यक्ति को, मैसेज की अलग-अलग जर्नल कॉपी भेजी जाती हैं. इनमें मैसेज का सही वर्शन होता है. यह पता लगाने के लिए कि क्या एक से ज़्यादा लोगों को एक ही मैसेज मिला है, संग्रह करने की सुविधा देने वाले समाधान को डुप्लीकेट कॉन्टेंट हटाने के लॉजिक का इस्तेमाल करना चाहिए.
- आउटबाउंड मैसेज—भेजने वाले व्यक्ति की ओर से भेजी गई कॉपी को जर्नल किया जाता है.
- संगठन के लोगों को भेजे गए मैसेज— संगठन के लोगों को भेजे गए मैसेज में, संगठन के लोगों को शामिल किया जाएगा. ऐसा हो सकता है कि संगठन के कुछ लोगों को कॉन्टेंट से जुड़ी नीति या अन्य नीतियों का पालन न करने की वजह से, मैसेज न मिले. हालांकि, कुछ या सभी लोगों को मैसेज डिलीवर होने की जानकारी कैप्चर की जाती है.
ऐसे ईमेल पते पर भेजे गए मैसेज जिन्हें मंज़ूरी नहीं मिली है
ऐसे ईमेल पते के लिए जर्नल नहीं भेजे जाते जिन्हें मंज़ूरी नहीं मिली है. किसी उपयोगकर्ता के लिए जर्नल बनाने के लिए, उपयोगकर्ता का रजिस्टर होना ज़रूरी है.
एसएमटीपी से जुड़े गड़बड़ी कोड के लिए, फिर से कोशिश करने की सुविधा
अगर किसी मैसेज को जर्नल के पते पर डिलीवर नहीं किया जा सका और Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) होस्ट से कुछ समय के लिए हुई गड़बड़ी (4xx) का मैसेज मिलता है, तो Gmail आठ दिनों तक मैसेज को फिर से भेजने की कोशिश करता है. अगर SMTP होस्ट से स्थायी गड़बड़ी (5xx) का मैसेज मिलता है, तो Gmail मैसेज को फिर से भेजने की कोशिश नहीं करता.
सुरक्षा संबंधी विचार
हमारा सुझाव है कि तीसरे पक्ष के संग्रह को इस तरह कॉन्फ़िगर करें कि वह उन ईमेल को अस्वीकार कर दे जिन पर सेंडर पॉलिसी फ़्रेमवर्क (SPF) और DomainKeys Identified Mail (DKIM) के हस्ताक्षर नहीं हैं. Google, DKIM साइनिंग का इस्तेमाल दो तरीकों से करता है:
- खरीदार की ओर से Google कुंजी (अगर खरीदार ने इसे सेट अप नहीं किया है)
- ग्राहक की कुंजी
हमारा सुझाव है कि तीसरे पक्ष के संग्रह समाधानों से कनेक्शन को सुरक्षित करने के लिए, टीएलएस अनुपालन सेट अप करें.