Gmail 管理者は、サードパーティ製のアーカイブ ソリューションを設定して Gmail ジャーナル メッセージをアーカイブすることができます。このソリューションは次の用途に役立ちます。
- メール保持に関する要件（SEC Rule 17a-4 など）に準拠する
- サードパーティ製アーカイブ ソリューションを使い続ける
- ユーザーがアーカイブにアクセスできるようにする
統合の仕組み
サードパーティ製アーカイブ ソリューションと Gmail を統合するには、ジャーナル メッセージの送信先であるメールアドレスを指定します。複数のメールアドレスを指定すると、ジャーナル メッセージはすべてのメールアドレスに送信されます。
サードパーティ製アーカイブ ソリューションを使用する場合は、TLS コンプライアンスを設定することをおすすめします。これにより、Gmail でサードパーティ製アーカイブ ソリューションにメールを送信する際に TLS 暗号化が必須となります。
サードパーティ製アーカイブ ソリューションを設定する
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Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[アプリ] [Google Workspace] [Gmail] [ルーティング] に移動します。アクセスするには Gmail の「設定」管理者権限が必要です。
- （省略可）左側で組織を選択します。
- [転送] の項目で、[サードパーティによるメールのアーカイブ] までスクロールするか、 検索欄に「[サードパーティによるメールのアーカイブ] 」と入力します。
- ジャーナル メッセージの宛先とするメールアドレスを入力します。
- [設定を追加] をクリックします。
- 下部の [保存] をクリックします。
メッセージの管理
ジャーナルに記録されるメール
重要: ウイルスや不正なソフトウェアが含まれている可能性のある メールが Gmail のポリシーに従って削除された場合でも、ジャーナル メッセージは記録されます。詳しくは、Gmail でブロックされるファイルの種類をご覧ください。
- 受信メッセージ—ユーザーが受信したメッセージが ジャーナルに記録されます。たとえば、コンテンツ コンプライアンス ポリシーによって添付ファイルが削除された場合、ジャーナル メッセージにも添付ファイルは含まれません。
- 送信メール—ユーザーが送信したメールが、 ジャーナルに記録されます。たとえば、コンテンツ コンプライアンス ポリシーによって添付ファイルが削除されても、ジャーナル メッセージには添付ファイルが含まれます。
- 内部メッセージ—ドメイン内で送信されたメッセージについては、受信者については受信メッセージ、送信者については送信メッセージの場合と同じ処理が行われます。
管理者検疫に送られるメール
- 受信メッセージ—受信メッセージが管理者検疫に送られる場合は、そのメッセージが検疫から解放されるまでジャーナル コピーは送信されません。検疫対象のメールが拒否されると、このメールは受信ユーザーの目に触れず、アーカイブも行われません。
- 送信メール—送信メールの場合、ユーザーが [送信] をクリックした時点でジャーナル メッセージが記録されます。メールが 管理者 検疫の対象になるかどうかは関係ありません。
複数の受信者宛てのメール
メールが複数の受信者に送信される場合、コンプライアンスや転送のポリシーのために、グループによって受け取るメールのバージョンが異なることがあります。
- 受信メッセージ __- 受信者ごとに異なるメッセージの バージョンが、それぞれジャーナルに記録されます。複数の受信者が同じメールを受信したかどうかを判断するには、アーカイブ ソリューションで重複排除ロジックを使用します。
- 送信メール—送信者が送信したメールがジャーナルに記録されます。
- 内部メール __- 内部の受信者がメールから削除されることはありません。 コンテンツ コンプライアンスやその他のポリシーのために実際にはメールを受け取れない内部受信者がいる可能性はありますが、一部またはすべての受信者への配信が記録されます。
認識できない受信者宛てのメール
メールの受信者を認識できない場合、ジャーナルは送信されません。特定のユーザーのジャーナルを記録するには、そのユーザーを登録する必要があります。
SMTP 失敗コードの再試行メカニズム
メールがジャーナルのアドレスに正常に送信されず、SMTP（簡易メール転送プロトコル）ホストが一時的なエラー（4xx）を返した場合、Gmail では 8 日間メールの再送信を試みます。SMTP ホストが永続的なエラー（5xx）を返した場合、Gmail ではメッセージの再送信を試みません。
セキュリティ上の考慮事項
サードパーティ製アーカイブの設定で、SPF（Sender Policy Framework）や DKIM（DomainKeys Identified Mail）の署名がないメールを拒否することをおすすめします。 Google では DKIM 署名を次の 2 つの用途に使用しています。
- ユーザーの代理（ユーザーが設定していない場合）としての Google キー
- ユーザーキー
サードパーティ製アーカイブ ソリューションとの接続を保護するため、TLS コンプライアンスを設定することをおすすめします。