Gmail के एडमिन के तौर पर, तीसरे पक्ष के संग्रह टूल को सेट अप किया जा सकता है. इससे Gmail के जर्नल मैसेज संग्रहित किए जा सकते हैं. यह टूल इन कामों में मददगार साबित हो सकता है:
- ईमेल से जुड़ी ज़रूरी शर्तों को पूरा करने में. जैसे, एसईसी का नियम 17a-4
- तीसरे पक्ष के संग्रह टूल का इस्तेमाल जारी रखने में
- उपयोगकर्ताओं को संग्रह किए गए मैसेज का ऐक्सेस देने में
इंटिग्रेशन कैसे काम करता है
Gmail को तीसरे पक्ष के संग्रह टूल के साथ इंटिग्रेट करने के लिए, वह ईमेल पता तय करें जिस पर जर्नल मैसेज फ़ॉरवर्ड किए जाने हैं. अगर एक से ज़्यादा ईमेल पते तय किए जाते हैं, तो जर्नल मैसेज सभी ईमेल पतों पर भेजे जाते हैं.
हमारा सुझाव है कि तीसरे पक्ष के संग्रह टूल का इस्तेमाल करते समय, TLS की ज़रूरी शर्तों को पूरा करने की सुविधा सेट अप करें. इससे यह पक्का होता है कि Gmail, तीसरे पक्ष के संग्रह टूल को ईमेल भेजते समय टीएलएस एन्क्रिप्शन का इस्तेमाल करे.
तीसरे पक्ष के संग्रह टूल को सेट अप करना
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन
Google Workspace
Gmail
राउटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- (ज़रूरी नहीं) बाईं ओर, संगठन चुनें.
- राउटिंग में जाकर, तीसरे पक्ष के ईमेल संग्रह किए जा रहे हैं पर स्क्रोल करें. इसके अलावा, खोज फ़ील्ड में तीसरे पक्ष के ईमेल संग्रह किए जा रहे हैं डालें.
- वह ईमेल पता डालें जिस पर आपको जर्नल मैसेज भेजने हैं.
- सेटिंग जोड़ें पर क्लिक करें.
- सबसे नीचे, सेव करें पर क्लिक करें.
मैसेज कैसे मैनेज किए जाते हैं
जर्नल किए गए मैसेज के वर्शन
अहम जानकारी: जर्नल किए गए मैसेज पर, Gmail की उन नीतियों का असर पड़ता है जिनके तहत, वायरस और नुकसान पहुंचाने वाले सॉफ़्टवेयर वाले मैसेज अस्वीकार कर दिए जाते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Gmail में ब्लॉक किए गए फ़ाइल टाइप लेख पढ़ें.
- इनबाउंड मैसेज—जर्नल में, उपयोगकर्ता को मिले मैसेज का वर्शन शामिल होता है. उदाहरण के लिए, अगर कॉन्टेंट से जुड़ी किसी नीति का उल्लंघन होता है और अटैचमेंट हटा दिया जाता है, तो जर्नल की कॉपी में अटैचमेंट नहीं होगा.
- आउटबाउंड मैसेज—जर्नल में, उपयोगकर्ता के भेजे गए मैसेज का वर्शन शामिल होता है. उदाहरण के लिए, अगर कॉन्टेंट से जुड़ी किसी नीति का उल्लंघन होता है और अटैचमेंट हटा दिया जाता है, तो जर्नल की कॉपी में अटैचमेंट बना रहेगा.
- संगठन के लोगों को भेजे गए मैसेज—अपने डोमेन में भेजे गए मैसेज, पाने वाले के लिए इनबाउंड मैसेज और भेजने वाले के लिए आउटबाउंड मैसेज की तरह काम करते हैं.
एडमिन क्वॉरंटीन में भेजे गए मैसेज
- इनबाउंड मैसेज—अगर कोई इनबाउंड मैसेज, एडमिन क्वॉरंटीन में भेजा जाता है, तो जर्नल की कॉपी तब तक नहीं भेजी जाती, जब तक मैसेज को क्वॉरंटीन से रिलीज़ नहीं किया जाता. अगर क्वॉरंटीन में रखे गए किसी मैसेज को अस्वीकार कर दिया जाता है, तो उपयोगकर्ता को वह मैसेज कभी नहीं दिखता. इसलिए, उसे संग्रहित नहीं किया जाता.
- आउटबाउंड मैसेज—अगर कोई आउटबाउंड मैसेज, एडमिन क्वॉरंटीन में भेजा जाता है, तो जर्नल की कॉपी भेज दी जाती है. यह तब होता है, जब उपयोगकर्ता भेजें पर क्लिक करता है. भले ही, मैसेज क्वॉरंटीन में रखा गया हो या नहीं.
एक से ज़्यादा लोगों को भेजे गए मैसेज
कभी-कभी, जब कोई मैसेज एक से ज़्यादा लोगों को भेजा जाता है, तो नीतियों के उल्लंघन या राउटिंग की नीतियों की वजह से, एक ग्रुप को मैसेज का कोई दूसरा वर्शन मिल सकता है.
- इनबाउंड मैसेज—हर व्यक्ति को, मैसेज के सही वर्शन के साथ जर्नल की एक अलग कॉपी भेजी जाती है. यह पता लगाने के लिए कि एक से ज़्यादा लोगों को एक ही मैसेज मिला है या नहीं, संग्रह टूल को डुप्लीकेट कॉन्टेंट हटाने की लॉजिक का इस्तेमाल करना चाहिए.
- आउटबाउंड मैसेज—भेजने वाले की भेजी गई कॉपी को जर्नल किया जाता है.
- संगठन के लोगों को भेजे गए मैसेज— संगठन के लोगों को भेजे गए मैसेज, पाने वाले लोगों की सूची में बने रहेंगे. हालांकि, कॉन्टेंट से जुड़ी नीतियों के उल्लंघन या अन्य नीतियों की वजह से, संगठन के कुछ लोगों को मैसेज नहीं मिल सकता है. हालांकि, कुछ या सभी लोगों को मैसेज मिलने की जानकारी कैप्चर की जाती है.
ऐसे लोगों को भेजे गए मैसेज जिनके ईमेल पते की पुष्टि नहीं की गई है
ऐसे लोगों को मिले मैसेज के लिए जर्नल नहीं भेजे जाते जिनके ईमेल पते की पुष्टि नहीं की गई है. किसी खास उपयोगकर्ता के लिए जर्नल भेजने के लिए, उसका रजिस्ट्रेशन होना ज़रूरी है.
एसएमटीपी के गड़बड़ी कोड के लिए, फिर से कोशिश करने का तरीका
अगर कोई मैसेज, जर्नल के पते पर डिलीवर नहीं होता है और सिंपल मेल ट्रांसफ़र प्रोटोकॉल (एसएमटीपी) होस्ट, कुछ समय के लिए हुई गड़बड़ी (4xx) दिखाता है, तो Gmail आठ दिनों तक मैसेज को फिर से भेजने की कोशिश करता है. अगर एसएमटीपी होस्ट, हमेशा रहने वाली गड़बड़ी (5xx) दिखाता है, तो Gmail मैसेज को फिर से भेजने की कोशिश नहीं करता.
सुरक्षा संबंधी विचार
हमारा सुझाव है कि तीसरे पक्ष के संग्रह टूल को इस तरह कॉन्फ़िगर करें कि वह ऐसे मैसेज को अस्वीकार कर दे जिन पर सेंडर पॉलिसी फ़्रेमवर्क (एसपीएफ़) और डोमेनकीज़ आइडेंटिफ़ाइड मेल (डीकेआईएम) के हस्ताक्षर न हों. Google, डीकेआईएम के हस्ताक्षर दो तरीकों से करता है:
- ग्राहक की ओर से Google की कुंजी (अगर ग्राहक ने इसे सेट अप नहीं किया है)
- ग्राहक की कुंजी
हमारा सुझाव है कि तीसरे पक्ष के संग्रह टूल से सुरक्षित कनेक्शन के लिए, TLS की ज़रूरी शर्तों को पूरा करने की सुविधा सेट अप करें.