Là quản trị viên Google Workspace, bạn có thể sử dụng chế độ cài đặt Tự động xoá email và tin nhắn trò chuyện để quản lý kho lưu trữ tin nhắn cho những người trong tổ chức của mình. Bạn có thể đặt số ngày mà tin nhắn sẽ lưu lại trong hộp thư của người dùng và tạo các chế độ cài đặt để:
- Di chuyển tin nhắn vào thùng rác hoặc xoá vĩnh viễn khi hết thời hạn lưu trữ.
- Lưu giữ các tin nhắn có nhãn cụ thể.
- Tự động xoá tin nhắn hoặc cho phép người dùng của bạn quản lý việc xoá tin nhắn.
Chế độ cài đặt Tự động xoá email và tin nhắn trò chuyện chỉ dành cho kho lưu trữ tin nhắn trong Gmail và Hangouts phiên bản cũ (không dùng nữa). Để quản lý kho lưu trữ tin nhắn trong Google Chat, hãy truy cập vào bài viết Tự động xoá tin nhắn trong Chat cho tổ chức của bạn.
Quản lý kho lưu trữ tin nhắn bằng Vault
Nếu bạn cần tự động xoá tất cả tài khoản và tin nhắn (ví dụ: cho mục đích tuân thủ hoặc pháp lý), hãy sử dụng Google Vault thay vì chế độ cài đặt Tự động xoá email và tin nhắn trò chuyện. Google khuyên bạn nên sử dụng chế độ cài đặt tự động xoá hoặc Vault để quản lý việc lưu giữ tin nhắn, nhưng không nên sử dụng cả hai. Tìm hiểu thêm trên trang Câu hỏi thường gặp về việc lưu giữ trong Vault.
Cách áp dụng chế độ cài đặt tự động xoá
Phần này mô tả cách quản lý tin nhắn bằng chế độ cài đặt Tự động xoá email và tin nhắn trò chuyện:
Chế độ cài đặt này áp dụng cho tin nhắn email trong hộp thư đến của người dùng, cho tin nhắn được lưu trữ, và cho tin nhắn được thêm bằng API Gmail.
Khi có ít nhất một tin nhắn trong một cuộc trò chuyện được lưu giữ dựa trên chế độ cài đặt này, thì tất cả tin nhắn trong cuộc trò chuyện đó sẽ được lưu giữ. Điều này xảy ra bất kể bạn có bật hay tắt Chế độ xem cuộc trò chuyện.
Chế độ cài đặt này không áp dụng cho tin nhắn trong thư mục Thùng rác. Các tin nhắn trong Thùng rác sẽ bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày.
Chế độ cài đặt này được áp dụng thường xuyên cho tin nhắn theo lịch. Vì vậy, khi hết thời hạn lưu trữ, tin nhắn có thể không bị xoá ngay lập tức. Tin nhắn sẽ bị xoá vào lần áp dụng chế độ cài đặt tiếp theo.
Để xác định thời điểm xoá tin nhắn, chế độ cài đặt này sẽ sử dụng ngày và giờ mà Gmail nhận được tin nhắn. Đối với tin nhắn được di chuyển sang Gmail hoặc được Gmail nhận từ hộp thư POP hoặc IMAP, chế độ cài đặt này sẽ sử dụng tiêu đề Ngày: hoặc thuộc tính Ngày nội bộ của IMAP.
Bật tính năng tự động xoá tin nhắn
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Gmail Tuân thủ.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- Ở bên trái, hãy chọn tổ chức cấp cao nhất, thường là miền của bạn.
- Di chuyển đến chế độ cài đặt Tự động xoá email và tin nhắn trò chuyện rồi chọn Tự động xoá các email và tin nhắn trò chuyện cũ hơn số ngày đã chỉ định.
- Nhập số ngày bạn muốn lưu trữ tin nhắn. Ví dụ: nhập 45 để xoá các tin nhắn cũ hơn 45 ngày. Giá trị tối thiểu là 30.
- Trong phần Cách xử lý các tin nhắn bị xoá tự động, hãy chọn một lựa chọn để xử lý các tin nhắn đã xoá:
- Di chuyển tin nhắn vào thư mục Thùng rác. Tin nhắn sẽ lưu lại trong thùng rác thêm 30 ngày trước khi bị xoá. Khoảng thời gian bổ sung này cho phép bạn khôi phục mọi tin nhắn bị xoá do nhầm lẫn.
- Xoá vĩnh viễn tin nhắn: Tin nhắn sẽ bỏ qua thùng rác và bị xoá vĩnh viễn sau số ngày đã chỉ định. Bạn không thể khôi phục tin nhắn đã bị xoá vĩnh viễn.
- (Không bắt buộc) Để loại trừ các tin nhắn có nhãn cụ thể khỏi tính năng tự động xoá, hãy nhập danh sách tên nhãn được phân tách bằng dấu phẩy trong phần Không tự động xoá các tin nhắn có nhãn sau. Thông báo cho những người trong tổ chức của bạn về các nhãn này để họ có thể tạo cùng các nhãn đó cho những tin nhắn mà họ muốn giữ lại. Tìm hiểu cách Tạo nhãn để sắp xếp Gmail.
- Ở cuối trang, hãy nhấp vào Lưu.