Google Workspace के एडमिन के तौर पर, ईमेल और चैट मैसेज अपने-आप मिटने की सुविधा सेटिंग का इस्तेमाल करके, अपने संगठन के लोगों के लिए मैसेज सेव करने की सुविधा को मैनेज किया जा सकता है. आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि मैसेज, उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स में कितने दिनों तक सेव रहेंगे. इसके अलावा, ऐसी सेटिंग भी बनाई जा सकती हैं जिनसे:
- मैसेज सेव रखने की अवधि खत्म होने पर, उन्हें ट्रैश में भेज दिया जाए या हमेशा के लिए मिटा दिया जाए.
- खास लेबल वाले मैसेज सेव रखे जाएं.
- मैसेज अपने-आप मिट जाएं या उपयोगकर्ताओं को मैसेज मिटाने की सुविधा मैनेज करने दी जाए.
ईमेल और चैट मैसेज अपने-आप मिटने की सुविधा सेटिंग, सिर्फ़ Gmail और Hangouts के क्लासिक वर्शन (अब उपलब्ध नहीं है) में मौजूद मैसेज सेव करने की सुविधा के लिए है. Google Chat में मौजूद मैसेज सेव करने की सुविधा को मैनेज करने के लिए, अपने संगठन के लिए चैट मैसेज अपने-आप मिटने की सुविधा चालू करना लेख पढ़ें.
Vault की मदद से, मैसेज सेव करने की सुविधा को मैनेज करना
अगर आपको सभी खातों और मैसेज के लिए, अपने-आप मिटने की सुविधा चालू करनी है, तो ईमेल और चैट मैसेज अपने-आप मिटने की सुविधा सेटिंग के बजाय Google Vault का इस्तेमाल करें. उदाहरण के लिए, कानूनी या अनुपालन से जुड़े मकसद के लिए. Google का सुझाव है कि मैसेज सेव रखने की सुविधा को मैनेज करने के लिए, अपने-आप मिटने की सुविधा या Vault में से किसी एक का इस्तेमाल करें. दोनों का नहीं. ज़्यादा जानने के लिए, Vault के निजी डेटा के रखरखाव से जुड़े अक्सर पूछे जाने वाले सवाल वाला पेज देखें.
अपने-आप मिटने की सेटिंग कैसे लागू होती हैं
इस सेक्शन में, ईमेल और चैट मैसेज अपने-आप मिटने की सुविधा सेटिंग की मदद से, मैसेज मैनेज करने के तरीके के बारे में बताया गया है:
यह सेटिंग, उपयोगकर्ता के इनबॉक्स में मौजूद ईमेल, संग्रहित किए गए मैसेज, और Gmail API की मदद से जोड़े गए मैसेज पर लागू होती है.
अगर सेटिंग के आधार पर, बातचीत में मौजूद कम से कम एक मैसेज सेव रखा जाता है, तो बातचीत में मौजूद सभी मैसेज सेव रखे जाते हैं. ऐसा तब भी होता है, जब बातचीत की झलक चालू या बंद हो.
यह सेटिंग, ट्रैश फ़ोल्डर में मौजूद मैसेज पर लागू नहीं होती. ट्रैश में मौजूद मैसेज, 30 दिनों के बाद हमेशा के लिए मिट जाते हैं.
यह सेटिंग, शेड्यूल के हिसाब से नियमित तौर पर मैसेज पर लागू होती है. इसलिए, मैसेज सेव रखने की अवधि खत्म होने पर, हो सकता है कि मैसेज तुरंत न मिटें. मैसेज, अगली बार सेटिंग लागू होने पर मिटते हैं.
मैसेज कब मिटाने हैं, यह तय करने के लिए सेटिंग, उस दिन और समय का इस्तेमाल करती है जब Gmail को मैसेज मिला था. Gmail पर माइग्रेट किए गए मैसेज या पीओपी या आईएमएपी मेलबॉक्स से Gmail को मिले मैसेज के लिए, सेटिंग, Date: हेडर या IMAP Internal Date एट्रिब्यूट का इस्तेमाल करती है.
मैसेज अपने-आप मिटने की सुविधा चालू करना
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Gmail अनुपालन पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- बाईं ओर, अपने सबसे बड़े संगठन को चुनें. आम तौर पर, यह आपका डोमेन होता है.
- ईमेल और चैट मैसेज अपने-आप मिटने की सुविधा सेटिंग पर स्क्रोल करें और तय समय सीमा से पुराने ईमेल या चैट मैसेज अपने आप मिटाएं को चुनें.
- मैसेज सेव रखने के लिए, दिनों की संख्या डालें. उदाहरण के लिए, 45 दिनों से पुराने मैसेज मिटाने के लिए, 45 डालें. कम से कम 30 दिन सेव रखने की अवधि तय की जा सकती है.
- अपने-आप मिटने वाले मैसेज कैसे प्रबंधित करें में जाकर, मिटाए गए मैसेज के लिए कोई विकल्प चुनें:
- मैसेज को ट्रैश फ़ोल्डर में ले जाएं. मैसेज, ट्रैश में 30 दिनों तक सेव रहते हैं. इसके बाद, वे मिट जाते हैं. इस अतिरिक्त समय में, गलती से मिटाए गए मैसेज वापस पाए जा सकते हैं.
- मैसेज हमेशा के लिए मिटाएं: मैसेज, ट्रैश में नहीं जाते और तय समय सीमा के बाद हमेशा के लिए मिट जाते हैं. हमेशा के लिए मिटाए गए मैसेज वापस नहीं पाए जा सकते.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको खास लेबल वाले मैसेज को अपने-आप मिटने की सुविधा से बाहर रखना है, तो इन लेबल वाले मैसेज अपने आप न मिटाएं में जाकर, लेबल के नामों की कॉमा से अलग की गई सूची डालें. अपने संगठन के लोगों को इन लेबल के बारे में बताएं, ताकि वे उन मैसेज के लिए भी यही लेबल बना सकें जिन्हें वे सेव रखना चाहते हैं. Gmail को व्यवस्थित करने के लिए लेबल बनाना लेख पढ़ें.
- पेज पर सबसे नीचे, सेव करें पर क्लिक करें.