Google Workspace एडमिन के तौर पर, आपके पास ईमेल और चैट के अपने-आप मिटने की सुविधा इस्तेमाल करने का विकल्प होता है. इससे, आपके संगठन के लोगों के लिए मैसेज स्टोरेज को मैनेज किया जा सकता है. आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि मैसेज, उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स में कितने दिनों तक सेव रहें. इसके अलावा, ऐसी सेटिंग भी बनाई जा सकती हैं जो:
- स्टोरेज की अवधि खत्म होने पर, मैसेज को ट्रैश में ले जाएं या उन्हें हमेशा के लिए मिटा दें.
- उन मैसेज को सेव करके रखें जिन पर खास लेबल लगे हों.
- मैसेज अपने-आप मिटने की सुविधा चालू करें या उपयोगकर्ताओं को मैसेज मिटाने की सुविधा दें.
ईमेल और चैट अपने-आप मिटने की सुविधा की सेटिंग, सिर्फ़ Gmail और Hangouts के क्लासिक वर्शन (अब काम नहीं करता) में मौजूद मैसेज के स्टोरेज के लिए है. Google Chat में मैसेज सेव करने की सुविधा को मैनेज करने के लिए, अपने संगठन के लिए Chat मैसेज अपने-आप मिटने की सुविधा चालू करना लेख पढ़ें.
Vault की मदद से मैसेज स्टोरेज मैनेज करना
अगर आपको सभी खातों और मैसेज के लिए, अपने-आप मिटने की सुविधा चाहिए, तो ईमेल और चैट के अपने-आप मिटने की सुविधा सेटिंग के बजाय Google Vault का इस्तेमाल करें. उदाहरण के लिए, कानूनी या अनुपालन से जुड़े मकसद के लिए. Google का सुझाव है कि मैसेज सेव रखने की अवधि को मैनेज करने के लिए, अपने-आप मिटने की सेटिंग या Vault में से किसी एक का इस्तेमाल करें. दोनों का इस्तेमाल न करें. Vault में डेटा के रखरखाव से जुड़े अक्सर पूछे जाने वाले सवालों वाले पेज पर जाकर, इस बारे में ज़्यादा जानें.
डेटा अपने-आप मिटने की सेटिंग कैसे लागू होती हैं
इस सेक्शन में बताया गया है कि ईमेल और चैट के अपने-आप मिटने की सुविधा की सेटिंग की मदद से, मैसेज कैसे मैनेज किए जाते हैं:
यह सेटिंग, उपयोगकर्ता के इनबॉक्स में मौजूद ईमेल मैसेज, संग्रहित किए गए मैसेज, और Gmail API की मदद से जोड़े गए मैसेज पर लागू होती है.
अगर किसी बातचीत में मौजूद कम से कम एक मैसेज को सेटिंग के आधार पर सेव किया जाता है, तो उस बातचीत के सभी मैसेज सेव किए जाते हैं. ऐसा तब होता है, जब बातचीत की झलक चालू या बंद हो.
यह सेटिंग, ट्रैश फ़ोल्डर में मौजूद मैसेज पर लागू नहीं होती. ट्रैश में मौजूद मैसेज, 30 दिनों के बाद हमेशा के लिए मिट जाते हैं.
यह सेटिंग, शेड्यूल किए गए मैसेज पर नियमित तौर पर लागू होती है. इसलिए, स्टोरेज की अवधि खत्म होने पर, मैसेज तुरंत नहीं हटाए जाते. सेटिंग लागू होने पर, उन्हें हटा दिया जाता है.
मैसेज मिटाने का समय तय करने के लिए, यह सेटिंग उस दिन और समय का इस्तेमाल करती है जब Gmail को मैसेज मिला था. Gmail पर माइग्रेट किए गए या पीओपी या आईएमएपी मेलबॉक्स से Gmail पर मिले मैसेज के लिए, यह सेटिंग Date: हेडर या IMAP Internal Date एट्रिब्यूट का इस्तेमाल करती है.
मैसेज के ऑटोमैटिकली मिटने की सुविधा चालू करना
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Gmail अनुपालन पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- बाईं ओर, सबसे ऊपर मौजूद अपना संगठन चुनें. आम तौर पर, यह आपका डोमेन होता है.
- ईमेल और चैट मैसेज अपने-आप मिटने की सुविधा सेटिंग तक स्क्रोल करें. इसके बाद, तय समय सीमा से पुराने ईमेल और चैट मैसेज अपने-आप मिटाएं को चुनें.
- मैसेज सेव करने के लिए दिनों की संख्या डालें. उदाहरण के लिए, 45 दिन से पुराने मैसेज मिटाने के लिए, 45 डालें. यह कम से कम 30 होना चाहिए.
- 'अपने-आप मिटने वाले मैसेज कैसे मैनेज करें' में जाकर, मिटाए गए मैसेज के लिए कोई विकल्प चुनें:
- मैसेज को ट्रैश फ़ोल्डर में ले जाएं. मैसेज मिटाने के बाद, वे 30 दिनों तक ट्रैश में सेव रहते हैं. इस अतिरिक्त समय में, गलती से मिटाए गए मैसेज वापस लाए जा सकते हैं.
- मैसेज हमेशा के लिए मिटाएं: मैसेज ट्रैश में नहीं जाते हैं. इन्हें तय किए गए दिनों के बाद हमेशा के लिए मिटा दिया जाता है. हमेशा के लिए मिटाए गए मैसेज वापस नहीं पाए जा सकते.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको किसी लेबल वाले मैसेज को अपने-आप मिटने की सुविधा से बाहर रखना है, तो इन लेबल वाले मैसेज अपने-आप न मिटाएं में जाकर, लेबल के नामों की कॉमा-सेपरेटेड लिस्ट डालें. अपने संगठन के लोगों को इन लेबल के बारे में बताएं, ताकि वे उन मैसेज के लिए एक जैसे लेबल बना सकें जिन्हें उन्हें सेव रखना है. Gmail को व्यवस्थित करने के लिए लेबल बनाने का तरीका जानें.
- पेज पर सबसे नीचे, सेव करें पर क्लिक करें.