Tính năng cách ly email của Công cụ kiểm duyệt Google Workspace cho phép quản trị viên gửi thư đi và thư đến vào một khu vực cách ly. Tại đây, các thư sẽ được giữ lại để xem xét trước khi gửi đến người nhận. Tìm hiểu thêm về cách thiết lập tính năng kiểm dịch email.
Trong trang tổng quan về thư bị cách ly, bạn có thể xem thông tin chi tiết về thư bị cách ly, sau đó quyết định hành động cần thực hiện đối với những thư đó:
- Đưa thư ra khỏi vùng cách ly để thư được gửi đến người nhận.
- Ngăn thư được gửi đến người nhận.
Mở vùng cách ly email
Quan trọng: Khi bạn đăng nhập vào tính năng cách ly email, đặc quyền quản trị của bạn sẽ xác định những thư mục cách ly và thư bị cách ly mà bạn có thể thấy. Tìm hiểu thêm trong bài viết Cấp cho người dùng quyền truy cập vào tính năng cách ly email.
Bạn có thể mở tính năng cách ly email theo một trong các cách sau:
Chuyển đến trang tổng quan về thư bị cách ly trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
- Trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến Ứng dụng > Google Workspace > Gmail > Quản lý vùng cách ly
- Nhấp vào Chuyển đến phần Vùng cách ly.
Nhập URL trang tổng quan về kiểm dịch vào trình duyệt
Trong trình duyệt web, khi bạn đăng nhập vào tài khoản Google Workspace, hãy truy cập vào http://admin.google.com/ac/moderation. Từ đây, bạn có quyền truy cập vào tất cả các vùng cách ly được liên kết với vai trò quản trị của bạn và nhóm mà bạn là thành viên.
Xem thư bị cách ly
Khi bạn đăng nhập vào vùng cách ly email, chế độ xem mặc định là tất cả thư trong tất cả vùng cách ly có trạng thái Đang chờ phân loại.
Để biết thông tin chi tiết về thư bị cách ly, hãy trỏ vào thư đó trong trang tổng quan. Hộp Thông tin chi tiết về vùng cách ly sẽ mở ra, cho biết tên vùng cách ly và các chế độ cài đặt mà bạn đã tạo cho vùng cách ly.
Trang tổng quan về kiểm dịch có các cột sau:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Tên | Địa chỉ email của người nhận |
| Hướng |
Hướng của thư email:
|
| không có tiêu đề |
Tên vùng cách ly. Cột này bao gồm tất cả các thư bị cách ly. Các chế độ cài đặt khác nhau có thể gửi thư đến nhiều vùng cách ly. Nhấp vào tên của một thư mục cách ly để xem và chỉnh sửa (nếu muốn) chế độ cài đặt cho thư mục cách ly đó:
|
| không có tiêu đề | Tiêu đề thư |
| không có tiêu đề | Phần đầu của nội dung tin nhắn |
| Thời gian | Thời gian gửi thông báo. Thời gian được hiển thị theo múi giờ địa phương của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. |
Lọc thư bị cách ly
Bằng cách sử dụng các chế độ kiểm soát ở đầu trang tổng quan, bạn có thể lọc thư theo trạng thái cách ly hoặc theo trạng thái thư.
Lưu ý quan trọng: Khi bạn lọc theo trạng thái thư, chỉ những thư được phép theo đặc quyền quản trị viên cách ly mới xuất hiện. Tìm hiểu thêm trong bài viết Cấp cho người dùng quyền truy cập vào tính năng cách ly email.
- Để hiện các thư từ một vùng cách ly, hãy nhấp vào Vùng cách ly, chọn một vùng cách ly trong danh sách rồi nhấp vào Áp dụng.
- Để hiện tất cả thư trong mọi vùng cách ly, hãy nhấp vào Vùng cách ly, chọn Tất cả rồi nhấp vào Áp dụng.
- Để lọc thư theo trạng thái cách ly, hãy nhấp vào Trạng thái, chọn một trạng thái rồi nhấp vào Áp dụng.
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Đang chờ phân loại | Hiển thị những thông báo chưa bị Từ chối hoặc Được phép. Nếu bạn không làm gì cả đối với những thư này, chúng sẽ bị xoá sau khoảng thời gian lưu giữ thư bị cách ly. |
| Bị từ chối | Hiển thị những thư bị từ chối gửi. Chỉ những thư bị cách ly trong khoảng thời gian lưu giữ mới xuất hiện. |
| Được phép | Hiển thị những thư đã được phát hành để gửi đến người nhận. Chỉ những thư bị cách ly trong khoảng thời gian lưu giữ mới xuất hiện. |
Tìm thư bị cách ly
Để tìm thư bằng cách tìm kiếm nội dung thư, ở đầu trang tổng quan, hãy nhập cụm từ tìm kiếm vào trường Tìm kiếm. Chỉ những thư khớp với bộ lọc trang tổng quan hiện tại (Tên thư mục cách ly và trạng thái thư) mới được tìm kiếm.
Tất cả nội dung thư đều được tìm kiếm, bao gồm cả thông tin tiêu đề như địa chỉ người gửi, địa chỉ email của người nhận, tiêu đề thư và nội dung thư.
Để tạo các cụm từ tìm kiếm được nhắm mục tiêu cụ thể hơn, hãy dùng các toán tử tìm kiếm tương tự như trong Gmail.
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Nội dung mô tả quy tắc | Tên hoặc nội dung mô tả của chế độ cài đặt đã cách ly thư. Trường này xuất hiện một hoặc nhiều lần. Trường này xuất hiện cho từng quy tắc cách ly thư. |
| Tên vùng cách ly | Tên của vùng cách ly đối với thư. Trường này xuất hiện cho mỗi vùng cách ly mà thư xuất hiện. Thư có thể xuất hiện trong nhiều thư mục cách ly. |
| Nguồn | Phần của thư trùng khớp với chế độ cài đặt đã cách ly thư. Ví dụ: phần đầu thư hoặc nội dung thư trùng khớp với một chuỗi mà bạn đã nhập trong chế độ cài đặt cách ly thư. Đôi khi, thông tin này không có sẵn và trường này không xuất hiện. |
| Chuỗi trùng khớp | Từ hoặc chuỗi trong thư trùng khớp với chế độ cài đặt đã cách ly thư. Đôi khi, thông tin này không có sẵn và trường này không xuất hiện. |
Xem phần đầu thư của email
Phần đầu thư là các đoạn mã ngắn được gửi cùng với email và chứa thông tin về email đó. Một số tiêu đề, chẳng hạn như Từ: và Tiêu đề:, thường xuất hiện trong thư. Các tiêu đề khác chỉ xuất hiện khi bạn xem tiêu đề đầy đủ của thư. Cách xem toàn bộ nội dung của một thư bị cách ly, bao gồm cả tất cả tiêu đề thư:
- Trong trang tổng quan về kiểm dịch, hãy nhấp vào trình đơn
ở bên trái cột Tên. Mục nhập trên trang tổng quan sẽ mở rộng để hiện thông báo. - Ở dưới cùng bên phải của mục nhập mở rộng, hãy nhấp vào Hiển thị thư gốc.
Tìm hiểu thêm về phần đầu thư điện tử.
Xử lý thư bị cách ly
Khi cho phép hoặc từ chối gửi một thư bị cách ly, bạn sẽ không thể huỷ hành động này.
Cho phép gửi tin nhắn bị cách ly
Để cho phép gửi một thư bị cách ly, hãy chọn một hoặc nhiều thư bằng cách nhấp vào hộp đánh dấu ở cột bên trái, sau đó nhấp vào Cho phép ở đầu trang tổng quan.
Thư được gửi đến người nhận. Nếu người nhận không tìm thấy thư, hãy yêu cầu họ kiểm tra thư mục Thư rác.
Từ chối gửi thư bị cách ly
Để từ chối gửi một thư bị cách ly, hãy chọn một hoặc nhiều thư bằng cách nhấp vào hộp đánh dấu ở cột bên trái, sau đó nhấp vào Từ chối ở đầu trang tổng quan. Khi bạn từ chối gửi, tuỳ thuộc vào lựa chọn Hậu quả của việc từ chối mà bạn đã chọn trongphần cài đặt cách ly, một thông báo từ chối mặc định có thể được gửi cho người gửi.
Các thư bị từ chối sẽ nằm trong vùng cách ly cho đến khi bị xoá vĩnh viễn, tức là 30 ngày sau khi được gửi. Sau 30 ngày, những thư này sẽ không có trong thư mục cách ly và quản trị viên hoặc người dùng đều không thể khôi phục
Nếu bạn sử dụng bộ nhớ bổ sung (ví dụ: Google Vault), thì thư sẽ có trong bộ nhớ đó cho đến khi hết thời hạn được xác định cho bộ nhớ đó.
Từ chối gửi một thư có trong nhiều vùng cách ly
Bạn có thể gửi thư đến nhiều vùng cách ly. Kết quả của hành động từ chối dựa trên chế độ cài đặt của vùng cách ly được chọn khi bạn từ chối gửi thư.
Ví dụ: một thư có thể xuất hiện trong vùng cách ly có tên là Đáng ngờ, có hậu quả từ chối là Loại bỏ thư, đồng thời cũng xuất hiện trong vùng cách ly có tên là Tệp đính kèm lớn, có hậu quả từ chối là Gửi thông báo từ chối. Nếu bạn từ chối chuyển phiên bản thư từ Vùng cách ly đáng ngờ, thì thư sẽ bị loại bỏ nhưng không có thông báo từ chối nào được gửi.