গুগল ওয়ার্কস্পেস মডারেশন টুলের ইমেল কোয়ারেন্টাইন ফিচারটি অ্যাডমিনদেরকে ইনকামিং ও আউটগোয়িং ইমেল মেসেজগুলোকে একটি কোয়ারেন্টাইনে পাঠানোর সুযোগ দেয়, যেখানে প্রাপকদের কাছে পাঠানোর আগে সেগুলো পর্যালোচনার জন্য আটকে রাখা হয়। ইমেল কোয়ারেন্টাইন সেট আপ করার বিষয়ে আরও জানুন।
ইমেল কোয়ারেন্টাইন ড্যাশবোর্ডে, আপনি কোয়ারেন্টাইন করা মেসেজগুলো সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য পেতে পারেন এবং তারপর সেগুলোর ব্যাপারে কী ব্যবস্থা নেবেন তা স্থির করতে পারেন:
- বার্তাটি কোয়ারেন্টাইন থেকে মুক্ত করুন যাতে এটি প্রাপকের কাছে পৌঁছে যায়।
- বার্তাটি প্রাপকের কাছে পৌঁছানো থেকে বিরত রাখুন।
ইমেল কোয়ারেন্টাইন খুলুন
গুরুত্বপূর্ণ: আপনি যখন ইমেল কোয়ারেন্টাইনে লগ ইন করেন, তখন আপনার অ্যাডমিন প্রিভিলেজই নির্ধারণ করে যে আপনি কোন কোয়ারেন্টাইন এবং কোয়ারেন্টাইন করা মেসেজগুলো দেখতে পারবেন। ‘আপনার ব্যবহারকারীদের ইমেল কোয়ারেন্টাইনে অ্যাক্সেস দিন’ অংশে এ বিষয়ে আরও জানুন।
আপনি নিম্নলিখিত উপায়গুলির মধ্যে যেকোনো একটিতে ইমেল কোয়ারেন্টাইন খুলতে পারেন:
আপনার অ্যাডমিন কনসোলে কোয়ারেন্টাইন ড্যাশবোর্ডে যান।
- অ্যাডমিন কনসোল থেকে, অ্যাপস > গুগল ওয়ার্কস্পেস > জিমেইল > কোয়ারেন্টাইন পরিচালনা- তে যান।
- কোয়ারেন্টাইনে যেতে ক্লিক করুন।
আপনার ব্রাউজারে কোয়ারেন্টাইন ড্যাশবোর্ডের URL লিখুন।
আপনার ওয়েব ব্রাউজারে, আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্টে লগ ইন করা অবস্থায়, http://admin.google.com/ac/moderation -এ যান। এখান থেকে, আপনি আপনার অ্যাডমিন ভূমিকা এবং আপনি যে গ্রুপের সদস্য, তার সাথে সম্পর্কিত সমস্ত কোয়ারেন্টাইনে প্রবেশ করতে পারবেন।
কোয়ারেন্টাইন করা বার্তাগুলো পর্যালোচনা করুন
আপনি যখন ইমেল কোয়ারেন্টাইনে লগ ইন করেন, তখন ডিফল্ট ভিউ হিসেবে 'পেন্ডিং ট্রায়েজ' স্ট্যাটাসযুক্ত সমস্ত কোয়ারেন্টাইনের সব মেসেজ দেখা যায়।
কোনো মেসেজ কোন কোয়ারেন্টাইনের অন্তর্ভুক্ত, সে সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে ড্যাশবোর্ডে মেসেজটির উপর মাউস পয়েন্টার রাখুন। এতে কোয়ারেন্টাইন ডিটেইলস বক্সটি খুলবে এবং সেখানে কোয়ারেন্টাইনের নাম ও আপনার তৈরি করা সেটিংসগুলো দেখা যাবে।
কোয়ারেন্টাইন ড্যাশবোর্ডে এই কলামগুলো অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:
| কলাম | বর্ণনা |
|---|---|
| নাম | প্রাপকের ইমেল ঠিকানা |
| দিকনির্দেশনা | ইমেল বার্তার নির্দেশনা:
|
| কোন শিরোনাম নেই | কোয়ারেন্টাইনের নাম। এই কলামে সেই সমস্ত কোয়ারেন্টাইন অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যেগুলিতে বার্তাটি আছে। বিভিন্ন সেটিংসের মাধ্যমে একাধিক কোয়ারেন্টাইনে বার্তা পাঠানো যেতে পারে। কোয়ারেন্টাইনের সেটিংস দেখতে এবং প্রয়োজনে সম্পাদনা করতে, কোয়ারেন্টাইনের নামে ক্লিক করুন:
|
| কোন শিরোনাম নেই | বার্তার বিষয় |
| কোন শিরোনাম নেই | বার্তার বিষয়বস্তুর প্রথম অংশ |
| সময় | বার্তাটি পাঠানোর সময়। সময়টি অ্যাডমিন কনসোলের স্থানীয় সময় অঞ্চল অনুযায়ী প্রদর্শিত হয়। |
কোয়ারেন্টাইন করা বার্তাগুলি ফিল্টার করুন
ড্যাশবোর্ডের উপরের কন্ট্রোলগুলো ব্যবহার করে আপনি কোয়ারেন্টাইন অথবা মেসেজের স্ট্যাটাস অনুযায়ী মেসেজ ফিল্টার করতে পারেন।
গুরুত্বপূর্ণ: আপনি যখন বার্তার অবস্থা অনুযায়ী ফিল্টার করবেন, তখন শুধুমাত্র কোয়ারেন্টাইন অ্যাডমিন বিশেষাধিকার দ্বারা অনুমোদিত বার্তাগুলিই প্রদর্শিত হবে। ব্যবহারকারীদের ইমেল কোয়ারেন্টাইনে অ্যাক্সেস দিন -এ আরও জানুন।
- একটি কোয়ারেন্টাইনের বার্তাগুলি দেখতে, কোয়ারেন্টাইন-এ ক্লিক করুন, তালিকা থেকে একটি কোয়ারেন্টাইন নির্বাচন করুন এবং প্রয়োগ করুন-এ ক্লিক করুন।
- সমস্ত কোয়ারেন্টাইনের সব মেসেজ দেখতে, কোয়ারেন্টাইন-এ ক্লিক করুন, সব নির্বাচন করুন এবং প্রয়োগ করুন-এ ক্লিক করুন।
- কোয়ারেন্টাইন স্ট্যাটাস অনুযায়ী মেসেজ ফিল্টার করতে, 'স্ট্যাটাস'-এ ক্লিক করুন, একটি স্ট্যাটাস বেছে নিন এবং 'অ্যাপ্লাই'-এ ক্লিক করুন।
| অবস্থা | বর্ণনা |
|---|---|
| বিচারাধীন বাছাই | যে বার্তাগুলো প্রত্যাখ্যান বা অনুমোদন করা হয়নি, সেগুলো প্রদর্শন করে। এই বার্তাগুলোর ওপর কোনো ব্যবস্থা না নেওয়া হলে, কোয়ারেন্টাইন করা বার্তাগুলোর জন্য নির্ধারিত সংরক্ষণকাল শেষে সেগুলো মুছে ফেলা হয়। |
| প্রত্যাখ্যাত | যেসব মেসেজের ডেলিভারি প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে, সেগুলো প্রদর্শন করে। শুধুমাত্র নির্দিষ্ট সংরক্ষণ সময়ের মধ্যে কোয়ারেন্টাইনে পাঠানো মেসেজগুলোই দেখানো হয়। |
| অনুমোদিত | প্রাপকদের কাছে বিতরণের জন্য পাঠানো বার্তাগুলো প্রদর্শন করে। শুধুমাত্র নির্দিষ্ট সংরক্ষণ সময়ের মধ্যে কোয়ারেন্টাইনে পাঠানো বার্তাগুলোই দেখানো হয়। |
কোয়ারেন্টাইন করা বার্তাগুলির জন্য অনুসন্ধান করুন
বার্তার বিষয়বস্তু দিয়ে অনুসন্ধান করে বার্তা খুঁজে পেতে, ড্যাশবোর্ডের উপরের দিকে থাকা ' সার্চ' ফিল্ডে অনুসন্ধানের জন্য প্রয়োজনীয় শব্দ লিখুন। শুধুমাত্র সেই বার্তাগুলোই অনুসন্ধান করা হবে যেগুলো বর্তমান ড্যাশবোর্ড ফিল্টারের (কোয়ারেন্টাইনের নাম এবং বার্তার অবস্থা) সাথে মেলে।
প্রেরকের ঠিকানা, প্রাপকের ইমেল ঠিকানা, বার্তার বিষয় এবং মূল বার্তার মতো হেডার তথ্যসহ বার্তার সমস্ত বিষয়বস্তু অনুসন্ধান করা হয়।
আরও সুনির্দিষ্ট অনুসন্ধান করার জন্য, জিমেইলে ব্যবহৃত সার্চ অপারেটরগুলোই ব্যবহার করুন।
| মাঠ | বর্ণনা |
|---|---|
| নিয়মের বিবরণ | যে সেটিংটি বার্তাটিকে কোয়ারেন্টাইন করেছে তার নাম বা বিবরণ। এই ফিল্ডটি এক বা একাধিকবার প্রদর্শিত হয়। যে নিয়মগুলো বার্তাটিকে কোয়ারেন্টাইন করেছে, তার প্রত্যেকটির জন্য এই ফিল্ডটি প্রদর্শিত হয়। |
| কোয়ারেন্টাইনের নাম | বার্তাটির কোয়ারেন্টাইনের নাম। বার্তাটি যে যে কোয়ারেন্টাইনে প্রদর্শিত হয়, তার প্রতিটির জন্য এই ক্ষেত্রটি দেখা যায়। একটি বার্তা একাধিক কোয়ারেন্টাইনে থাকতে পারে। |
| উৎস | বার্তার সেই অংশ যা বার্তাটিকে কোয়ারেন্টাইন করার সেটিংটির সাথে মিলে গেছে। উদাহরণস্বরূপ, বার্তার হেডার বা বডির কন্টেন্ট, বার্তাটিকে কোয়ারেন্টাইন করা সেটিংটিতে আপনার দেওয়া কোনো স্ট্রিং-এর সাথে মিলে গেছে। কখনও কখনও এই তথ্যটি পাওয়া যায় না এবং এই ফিল্ডটি প্রদর্শিত হয় না। |
| মিলে যাওয়া স্ট্রিং | মেসেজের মধ্যে থাকা সেই শব্দ বা স্ট্রিং যা মেসেজটিকে কোয়ারেন্টাইন করার সেটিংয়ের সাথে মিলে গেছে। কখনও কখনও এই তথ্যটি পাওয়া যায় না এবং এই ফিল্ডটি প্রদর্শিত হয় না। |
ইমেল বার্তার হেডারগুলি দেখুন
হেডার হলো সংক্ষিপ্ত কোড স্নিপেট যা একটি ইমেল বার্তার সাথে পাঠানো হয় এবং এতে বার্তাটি সম্পর্কিত তথ্য থাকে। কিছু হেডার, যেমন From: এবং Subject:, সাধারণত একটি বার্তায় দেখা যায়। অন্যান্য হেডারগুলো কেবল তখনই দেখা যায় যখন আপনি বার্তাটির সম্পূর্ণ হেডার দেখেন। কোয়ারেন্টাইন করা একটি ইমেল বার্তার সম্পূর্ণ বিষয়বস্তু, সমস্ত ইমেল হেডার সহ, দেখতে হলে:
- কোয়ারেন্টাইন ড্যাশবোর্ডে, মেনুতে ক্লিক করুন।
Name কলামের বাম দিকে। ড্যাশবোর্ড এন্ট্রিটি প্রসারিত হয়ে বার্তাটি দেখায়। - প্রসারিত এন্ট্রির নীচে ডানদিকে, 'Show Original'-এ ক্লিক করুন।
ইমেল বার্তার হেডার সম্পর্কে আরও জানুন।
কোয়ারেন্টাইন করা বার্তাগুলোর বিষয়ে ব্যবস্থা নিন।
কোয়ারেন্টাইন করা কোনো বার্তার ডেলিভারির অনুমতি দিলে বা না দিলে, সেই কাজটি আর পূর্বাবস্থায় ফেরানো যায় না।
কোয়ারেন্টাইন করা বার্তা প্রেরণের অনুমতি দিন।
কোয়ারেন্টাইন করা কোনো মেসেজ ডেলিভারির অনুমতি দিতে, বাম কলামে থাকা চেকবক্সে ক্লিক করে এক বা একাধিক মেসেজ নির্বাচন করুন, তারপর ড্যাশবোর্ডের উপরে থাকা 'Allow'- এ ক্লিক করুন।
বার্তাটি প্রাপকের কাছে পৌঁছে গেছে। প্রাপক যদি বার্তাটি খুঁজে না পান, তবে তাকে তার স্প্যাম ফোল্ডারটি দেখতে বলুন।
কোয়ারেন্টাইন করা বার্তাগুলির বিতরণ প্রত্যাখ্যান করুন
কোয়ারেন্টাইন করা কোনো বার্তার ডেলিভারি প্রত্যাখ্যান করতে, বাম কলামে থাকা চেকবক্সে ক্লিক করে এক বা একাধিক বার্তা নির্বাচন করুন, তারপর ড্যাশবোর্ডের উপরে থাকা 'Deny' বোতামে ক্লিক করুন। আপনি যখন ডেলিভারি প্রত্যাখ্যান করবেন, তখন কোয়ারেন্টাইনের সেটিংসে আপনার নির্বাচিত 'Denial consequences' বিকল্পটির উপর নির্ভর করে প্রেরকের কাছে একটি ডিফল্ট প্রত্যাখ্যান বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হতে পারে।
প্রত্যাখ্যাত বার্তাগুলো পাঠানোর ৩০ দিন পর স্থায়ীভাবে মুছে না যাওয়া পর্যন্ত কোয়ারেন্টাইনে থাকে। ৩০ দিন পর, এই বার্তাগুলো কোয়ারেন্টাইনে আর পাওয়া যায় না এবং অ্যাডমিন বা ব্যবহারকারীরা সেগুলো পুনরুদ্ধার করতে পারেন না।
আপনি যদি অতিরিক্ত স্টোরেজ, যেমন গুগল ভল্ট, ব্যবহার করেন, তাহলে মেসেজগুলো সেই স্টোরেজের জন্য নির্ধারিত মেয়াদকাল পর্যন্ত সেখানে উপলব্ধ থাকবে।
একাধিক কোয়ারেন্টাইনে থাকা কোনো বার্তার ডেলিভারি প্রত্যাখ্যান করুন।
মেসেজ একাধিক কোয়ারেন্টাইনে পাঠানো যেতে পারে। মেসেজ ডেলিভারি প্রত্যাখ্যান করার সময় নির্বাচিত কোয়ারেন্টাইনের সেটিংসের উপর ভিত্তি করেই প্রত্যাখ্যান কার্যক্রমের ফলাফল নির্ধারিত হয়।
উদাহরণস্বরূপ, একটি মেসেজ 'Suspicious' নামের একটি কোয়ারেন্টাইনে থাকতে পারে, যার ডিনায়াল কনসিকোয়েন্স হলো 'Drop message', এবং আবার 'Large attachment' নামের আরেকটি কোয়ারেন্টাইনেও থাকতে পারে, যার ডিনায়াল কনসিকোয়েন্স হলো 'Send rejection notice'। আপনি যদি 'Suspicious' কোয়ারেন্টাইন থেকে মেসেজ ইনস্ট্যান্সটির ডেলিভারি ডিনা করেন, তাহলে মেসেজটি ড্রপ হয়ে যায় কিন্তু কোনো রিজেকশন নোটিস পাঠানো হয় না।