जर्नल मैसेज को Google Vault पर रूट करना

Google Vault में Microsoft Exchange के जर्नल मैसेज सेव करने के लिए, Google Workspace और Gmail को सेट अप किया जा सकता है. Vault में इनबाउंड ईमेल जर्नल पाने की मंज़ूरी सेटिंग का इस्तेमाल करके, यह तय करें कि कौनसे मैसेज सेव रखने हैं और उन्हें कितने समय तक सेव रखना है. जर्नलिंग के लिए आईपी पते की रेंज भी तय की जा सकती है. साथ ही, उन ईमेल के लिए कस्टम मैसेज बनाए जा सकते हैं जिन्हें Vault में नहीं भेजा जाता.

किसी उपयोगकर्ता के मैसेज Vault में सेव रखने के लिए, उसके पास Gmail की सुविधा वाला Google Workspace खाता होना चाहिए.

Microsoft Exchange में ज़रूरी चीज़ों को रिकॉर्ड करने की सुविधा के बारे में ज़्यादा जानकारी

जर्नलिंग की सुविधा की मदद से, अपने संगठन के ईमेल मैसेज की एक कॉपी (जर्नल) सेव की जा सकती है. साथ ही, उन्हें Exchange सर्वर पर मौजूद किसी मेलबॉक्स में भेजा जा सकता है. जर्नलिंग, संग्रह करने से अलग होती है. जर्नलिंग की सुविधा, आपके उपयोगकर्ताओं के मैसेज रिकॉर्ड करती है. आर्काइव करने का मतलब है कि डेटा की कॉपी को किसी अलग एनवायरमेंट में सेव करना. ऐसा कानूनी नियमों का पालन करने, डेटा को बनाए रखने या सर्वर के रखरखाव के लिए किया जाता है.

Exchange जर्नल मैसेज में, ओरिजनल मैसेज होता है. इसमें सभी हेडर और एनवलप की जानकारी शामिल होती है. लिफ़ाफ़े की जानकारी में, ईमेल भेजने वाले और पाने वाले सभी लोगों की जानकारी शामिल होती है. इसमें, गुप्त कार्बन कॉपी (बीसीसी) में शामिल किए गए लोगों और डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट में शामिल लोगों की जानकारी भी शामिल होती है. ज़्यादातर नियमों का पालन करने के लिए, यह जानकारी ज़रूरी है.

पहला चरण: Google Workspace में डेटा पाने वाला खाता सेट अप करना

  1. ऐसा खाता और ईमेल पता बनाएं जो आपके डोमेन में हो, लेकिन आपके संगठन में किसी ने उसका इस्तेमाल न किया हो. उदाहरण के लिए, अगर आपका डोमेन solarmora.com है, तो exchange-journal@solarmora.com जैसा ईमेल पता जोड़ें.

    इस खाते के पास Google Workspace का ऐसा लाइसेंस होना चाहिए जो Vault के साथ काम करता हो. यह देखने के लिए कि खाते में Vault का इस्तेमाल किया जा सकता है या नहीं, लाइसेंस की ज़रूरी शर्तें पर जाएं.

  2. खाते को उसकी खुद की संगठन की इकाई में रखें. इस बारे में ज़्यादा जानने के लिए, संगठन की इकाई जोड़ना और उपयोगकर्ताओं को संगठन की इकाई में ले जाना लेख पढ़ें.

  3. (ज़रूरी नहीं) यह खाता आपके संगठन के किसी भी व्यक्ति से जुड़ा नहीं है. साथ ही, आपके संगठन के लोगों को इस ईमेल पते पर मैसेज नहीं भेजने चाहिए. इसलिए, हो सकता है कि आपको इसे अपनी डायरेक्ट्री में छिपाना हो. इस बारे में ज़्यादा जानने के लिए, किसी उपयोगकर्ता को डायरेक्ट्री से छिपाना लेख पढ़ें.

दूसरा चरण: Vault में Gmail मैसेज सेव रखने की सुविधा सेट अप करना

  1. vault.google.com में साइन इन करें.
  2. निजी डेटा का रखरखाव इसके बाद कस्टम नियम इसके बाद बनाएं पर क्लिक करें.
  3. सेवा में जाकर, Gmail चुनें. इसके बाद, जारी रखें पर क्लिक करें.
  4. संगठन इकाई में जाकर, वह संगठन इकाई चुनें जिसे आपने पहले चरण: पेमेंट पाने वाला खाता सेट अप करना में बनाया था.
  5. जारी रखें पर क्लिक करें.

  6. शर्तें में जाकर, यह तय करें कि इस सेटिंग का असर किन मैसेज पर पड़ेगा:

    • भेजे जाने की तारीख: अगर आपने सिर्फ़ शुरू होने की तारीख तय की है, तो यह नियम उस तारीख के बाद भेजे गए सभी मैसेज पर लागू होगा. सिर्फ़ खत्म होने की तारीख तय करने पर, यह नियम उस तारीख से पहले भेजे गए सभी मैसेज पर लागू होता है.

    • शर्तें: यह तय करने के लिए शर्तों का इस्तेमाल करें कि किन मैसेज को सेव करके रखना है. उदाहरण के लिए, सिर्फ़ बाहरी उपयोगकर्ताओं से मिले मैसेज देखने के लिए, NOT from:*@your-domain** डालें. इसके अलावा, अगर आपको सिर्फ़ बाहरी उपयोगकर्ताओं को भेजे गए मैसेज सेव रखने हैं, तो NOT to:*@your-domain** डालें.

      वाइल्डकार्ड (*) को छोड़कर, खोज के लिए उपलब्ध सभी ऑपरेटर इस्तेमाल किए जा सकते हैं. अगर आपका मुख्य वाक्यांश या वैल्यू हाइफ़न से शुरू होती है, तो उसे उद्धरण चिह्नों में रखें. जैसे, -1000%. ऐसा करने से, इसे NOT ऑपरेटर के तौर पर नहीं माना जाएगा. Google Chat में चैट मैसेज पर Gmail के निजी डेटा के रखरखाव का नियम लागू करने के लिए, is:chat का इस्तेमाल नहीं किया जा सकता. चैट मैसेज के लिए निजी डेटा के रखरखाव के नियम सेट करने के लिए, Chat के निजी डेटा के रखरखाव का नियम सेट करें. हमारा सुझाव है कि आप Vault search में अपने खोज के शब्द डालकर यह देखें कि आपको जो डेटा चाहिए वह निजी डेटा के रखरखाव के नियम के तहत अब सेव है या नहीं.

  7. जारी रखें पर क्लिक करें.

  8. अवधि में जाकर, यह सेट करें कि मैसेज कितने समय तक सेव रखने हैं:

    • हमेशा के लिए: इस विकल्प को चुनने पर, इस नियम के दायरे में आने वाले मैसेज हमेशा के लिए सेव किए जाते हैं.

    • निजी डेटा के रखरखाव की अवधि: आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि मैसेज कितने समय बाद मिट जाएं. दिनों की संख्या के हिसाब से, 1 से 36,500 तक की कोई वैल्यू डालें.

      जर्नल मैसेज तेज़ी से इकट्ठा हो सकते हैं. इन्हें मैन्युअल तरीके से नहीं मिटाया जा सकता. हमारा सुझाव है कि डेटा सुरक्षित रखने की अवधि खत्म होने पर, सभी मैसेज मिटा दें. इस तरह, आपको उन मैसेज को सेव नहीं करना पड़ता जिनकी अब आपको ज़रूरत नहीं है. साथ ही, ई-खोज की लागत को कम किया जा सकता है.

  9. अगर आपने आठवें चरण में निजी डेटा के रखरखाव की अवधि सेट की है, तो चुनें कि अवधि खत्म होने पर मैसेज का क्या करना है:

    • सिर्फ़ हमेशा के लिए मिटाए गए मैसेज पूरी तरह मिटाएं: इससे वे मैसेज मिट जाते हैं जिन्हें उपयोगकर्ताओं ने पहले ही ट्रैश से मिटा दिया है.
    • Gmail मेलबॉक्स में मौजूद मैसेज और हमेशा के लिए मिटाए गए मैसेज को पूरी तरह मिटाएं. इस नियम का ड्राफ़्ट पर कोई असर नहीं पड़ता: यह सभी मैसेज मिटा देता है. इनमें वे मैसेज भी शामिल हैं जिन्हें Gmail में नहीं मिटाया गया है. इससे ड्राफ़्ट या ईमेल टेंप्लेट नहीं मिटते.
    • Gmail मेलबॉक्स में मौजूद मैसेज और हमेशा के लिए मिटाए गए मैसेज को पूरी तरह मिटाएं. यह नियम ड्राफ़्ट मिटाता है: सभी मैसेज मिटाता है. इनमें वे मैसेज भी शामिल हैं जिन्हें मिटाया नहीं गया है, ड्राफ़्ट, और ईमेल टेंप्लेट. इसके लिए, तीसरा विकल्प चुनें.

अहम जानकारी: उस ईमेल पते पर पेमेंट को होल्ड न करें जिसे आपने पहले चरण: पेमेंट पाने के लिए खाता सेट अप करें में सेट अप किया है. होल्ड की वजह से, सभी मैसेज मिटाए नहीं जा सकते.

तीसरा चरण: जर्नल के मैसेज पाने के लिए, Gmail सेट अप करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद  ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Gmail इसके बाद राउटिंग पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (ऐडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों की सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें

  3. नीचे की ओर स्क्रोल करके, Vault में इनबाउंड ईमेल जर्नल पाने की मंज़ूरी पर जाएं और चालू करें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
  4. चालू करें बॉक्स के नीचे मौजूद सेटिंग में जाकर, यह तरीका अपनाएं:
    सेटिंग का विकल्प क्या करें
    इन पतों के जर्नल मैसेज पाएं.

    वह ईमेल पता डालें जिसे आपने पहला चरण: Google Workspace में ईमेल पाने का पता सेट अप करना में सेट अप किया था.
    इस प्रेषक से केवल जर्नल संदेशों को स्वीकार किया जाता है

    (ज़रूरी नहीं) इस विकल्प को चुनने पर, यहां दिए गए ईमेल पते से मिले मैसेज को छोड़कर, बाकी सभी ईमेल पतों से मिले मैसेज अस्वीकार कर दिए जाते हैं. यह पता, उस 'भेजने वाले' पते से पूरी तरह मेल खाना चाहिए जिसका इस्तेमाल आपका Exchange सर्वर, जर्नल मैसेज के लिए करता है. अगर एक से ज़्यादा Exchange सर्वर का इस्तेमाल किया जाता है, तो हमारा सुझाव है कि इस फ़ील्ड को खाली छोड़ दें.
    विफल रहे जर्नल वितरणों के लिए बाउंस ईमेल पता जर्नल के मैसेज के लिए, बाउंस मैसेज पाने के लिए कोई ईमेल पता डालें. ध्यान दें कि जर्नल के बाउंस मैसेज से, ईमेल सर्वर की परफ़ॉर्मेंस पर असर पड़ सकता है.
    उन जर्नल संदेशों को निरस्त करें जो DKIM/SPF प्रमाणित नहीं हैं (ज़रूरी नहीं) इस विकल्प को चुनें, ताकि उन मैसेज को जर्नल न किया जा सके जिनकी पुष्टि DKIM और SPF से नहीं हुई है. यह डिफ़ॉल्ट रूप से चुना गया विकल्प है.
    अपरिचित प्राप्तकर्ताओं के लिए जर्नल संदेशों को अस्वीकार करें

    (ज़रूरी नहीं) इस विकल्प को चुनें, ताकि उन मैसेज को जर्नल करने से रोका जा सके जिनमें कम से कम एक मान्यता प्राप्त व्यक्ति शामिल नहीं है. यह डिफ़ॉल्ट रूप से चुना गया विकल्प है.

    अगर पहचान नहीं किए गए उपयोगकर्ताओं में से कोई उपयोगकर्ता, उपनाम वाला खाता इस्तेमाल कर रहा है या उसके पास Vault का लाइसेंस नहीं है, तो Exchange लगातार इवेंट को लॉग करता है और मैसेज को फिर से भेजने की कोशिश करता है. आपको Exchange से जुड़ी गड़बड़ियों के मैसेज बार-बार मिलेंगे.

    यह विकल्प न चुनने पर, पहचान न किए गए उपयोगकर्ताओं के जर्नल मैसेज अस्वीकार कर दिए जाते हैं. साथ ही, उन्हें सूचना दिए बिना हटा दिया जाता है. इस वजह से, यह पता नहीं लगाया जा सकता कि किन उपयोगकर्ताओं के मैसेज सेव नहीं किए जा रहे हैं. अगर आपके पास ऐसे उपयोगकर्ता हैं जिनके पास Vault का लाइसेंस नहीं है, लेकिन उनके पास होना चाहिए, तो उन्हें जर्नल से नहीं पहचाना जा सकता. इससे बचने के लिए, हमारा सुझाव है कि जिन उपयोगकर्ताओं पर इसका असर पड़ा है उनके पास Vault का लाइसेंस होना चाहिए.
    आईपी पते/रेंज (ज़रूरी नहीं) सिर्फ़ कुछ आईपी रेंज से मिले जर्नल मैसेज स्वीकार करें. रेंज से बाहर के मैसेज अस्वीकार कर दिए जाते हैं. जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद,अपने Exchange सर्वर के आईपी पते की रेंज डालें. इसके बाद, सेव करें पर क्लिक करें.

    अगर ये आईपी रेंज, होस्ट की गई ऐसी आईपी रेंज नहीं हैं जिन्हें कई खरीदारों के साथ शेयर किया गया है, तो जर्नल की आईपी रेंज को इनबाउंड मेल गेटवे में शामिल करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, इनबाउंड मेल गेटवे सेट अप करना लेख पढ़ें.
    डिफ़ॉल्‍ट रूप से अस्वीकार सूचना में बदलाव करें (ज़रूरी नहीं) जर्नल बाउंस मैसेज के लिए कस्टम मैसेज बनाएं. बाउंस मैसेज में, आपकी पसंद के मुताबिक बनाया गया टेक्स्ट और डिफ़ॉल्ट बाउंस टेक्स्ट, दोनों शामिल होते हैं.
  5. सेव करें पर क्लिक करें.
बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर ये बदलाव पहले ही दिखने लगते हैं. ज़्यादा जानें

Admin console के ऑडिट लॉग में बदलावों को ट्रैक किया जा सकता है.

चौथा चरण: जर्नल मैसेज फ़ॉरवर्ड करने के लिए, Exchange सर्वर सेट अप करना

अगर Exchange Online का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो यह तरीका अपनाएं.

1. शुरू करने से पहले

  • अगर आपने पहले Exchange journaling सेट अप किया था, तो हो सकता है कि आपने इनमें से कुछ चरण पहले ही पूरे कर लिए हों. हालांकि, हमारा सुझाव है कि आप इस प्रोसेस के हर चरण को पूरा करें, ताकि यह पक्का किया जा सके कि Exchange जर्नल की सुविधा सही तरीके से कॉन्फ़िगर की गई है.
  • Google Workspace की सहायता टीम, ऑन-प्रिमाइसेस मेल सर्वर या तीसरे पक्ष के प्रॉडक्ट के लिए सहायता उपलब्ध नहीं कराती है. Exchange से जुड़ी किसी समस्या के मामले में, अपने Exchange एडमिन से संपर्क करें.
  • इन निर्देशों को सामान्य Exchange स्थितियों के साथ काम करने के लिए बनाया गया है. Exchange कॉन्फ़िगरेशन में कोई भी बदलाव करने से पहले, Exchange एडमिन से सलाह लें.

2. एसएमटीपी संपर्क बनाएं और सेटिंग कॉन्फ़िगर करें

जर्नलिंग मेलबॉक्स में मौजूद जर्नल मैसेज को पाने वाले पते पर फ़ॉरवर्ड करने के लिए, आपको Microsoft Active Directory में नया संपर्क जोड़ना होगा या मौजूदा संपर्क को अपडेट करना होगा. Microsoft इस संपर्क को कस्टम एसएमटीपी पाने वाला व्यक्ति कहता है, क्योंकि Exchange journaling server, एसएमटीपी का इस्तेमाल करके सभी जर्नल मैसेज आपके ईमेल पते पर फ़ॉरवर्ड करता है.

एसएमटीपी के लिए नया संपर्क बनाना

  1. Active Directory Users and Computers खोलें.
  2. संगठन की उस इकाई पर राइट क्लिक करें जहां आपको संपर्क बनाना है. इसके बाद, नया इसके बाद संपर्क को चुनें.
    एसएमटीपी के ज़रिए ईमेल पाने वाले व्यक्ति का कस्टम पता, उस ईमेल पते से मेल खाना चाहिए जिसे आपने इन पतों के जर्नल मैसेज पाएं फ़ील्ड में जोड़ा है (इस पेज पर ऊपर दिया गया है).
  3. यह जानकारी डालें:
    • नाम: Google
    • सरनेम: Vault
    • डिसप्ले नेम: Google Vault
  4. ठीक है पर क्लिक करें.
  5. मेलबॉक्स सर्वर पर, Exchange Management Console खोलें.
  6. पाने वाले का कॉन्फ़िगरेशन को बड़ा करें. इसके बाद, ईमेल संपर्क पर राइट क्लिक करें और नया ईमेल संपर्क चुनें.
  7. मौजूदा संपर्क पर क्लिक करें. इसके बाद, Google Vault में अभी-अभी बनाया गया संपर्क चुनें और ठीक है पर क्लिक करें.
  8. आगे बढ़ें पर क्लिक करें.
  9. बाहरी ईमेल पता के लिए, बदलाव करें पर क्लिक करें. इसके बाद, वह पता डालें जिसे आपने ईमेल पाने वाले खाते के लिए बनाया था. यह पता इस पेज पर ऊपर दिया गया है. उदाहरण के लिए, exchange-journal@solarmora.com.
  10. ठीक है इसके बाद अगला इसके बाद नया पर क्लिक करें.

मैसेज फ़ॉर्मैट की सेटिंग कॉन्फ़िगर करना

Exchange 2007 में, जर्नल रिपोर्ट S/TNEF फ़ॉर्मैट में भेजी जाती हैं. Exchange 2007 SP1 और Exchange 2010 में, जर्नल रिपोर्ट को S/TNEF या MIME फ़ॉर्मैट में भेजा जा सकता है. जर्नल रिपोर्ट के लिए, MIME आउटपुट का इस्तेमाल करें. एमआईएमई, सिर्फ़ Exchange 2007 SP1 और Exchange के नए वर्शन के साथ काम करता है. पिछले वर्शन काम नहीं करते. Exchange के वर्शन के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, Microsoft का दस्तावेज़ पढ़ें.

  1. मेलबॉक्स सर्वर पर, Exchange Management Console खोलें.
  2. पाने वाले का कॉन्फ़िगरेशन को बड़ा करें और ईमेल संपर्क चुनें.
  3. एसएमटीपी संपर्क इसके बाद प्रॉपर्टी पर क्लिक करें.
  4. सामान्य पर क्लिक करें. इसके बाद, एमएपीआई रिच टेक्स्ट फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल करें के लिए, कभी नहीं पर क्लिक करें.
    इस सेटिंग की मदद से, जर्नल रिपोर्ट को S/TNEF के बजाय MIME फ़ॉर्मैट में भेजा जाता है.

3. जर्नलिंग मेलबॉक्स सेट अप करना और डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट बनाना

एक या उससे ज़्यादा Exchange सर्वर पर, कई जर्नलिंग मेलबॉक्स और मेलबॉक्स डेटाबेस सेट अप किए जा सकते हैं. जर्नलिंग मेलबॉक्स सेट अप करते समय, आपको उसे ऐसे मेलबॉक्स डेटाबेस में रखना होगा जहां आपको जर्नलिंग की सुविधा चालू नहीं करनी है.

जर्नलिंग मेलबॉक्स सेट अप करना और जर्नलिंग के लिए डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट बनाना

  1. मेलबॉक्स सर्वर पर, Exchange Management Console खोलें.
  2. पाने वाले का कॉन्फ़िगरेशन को बड़ा करें. इसके बाद, मेलबॉक्स पर राइट क्लिक करें और नया मेलबॉक्स चुनें.
  3. उपयोगकर्ता का मेलबॉक्स इसके बाद आगे बढ़ें पर क्लिक करें.
  4. नया उपयोगकर्ता को चुनें इसके बाद आगे बढ़ें पर क्लिक करें.
  5. संगठन की वह इकाई चुनें जहां आपको जर्नल वाला मेलबॉक्स बनाना है.
  6. नाम के लिए, संग्रहित करें डालें.
  7. उपनाम के लिए, मास्टर डालें.
  8. नाम के लिए, संग्रहित करने वाला मुख्य उपयोगकर्ता डालें.
  9. उपयोगकर्ता के लॉग इन करने का नाम (उपयोगकर्ता का मुख्य नाम) के लिए, AMaster डालें.
  10. उपयोगकर्ता के लिए पासवर्ड डालें और उसकी पुष्टि करें.
  11. अगली बार लॉग ऑन करने पर उपयोगकर्ता को पासवर्ड बदलना होगा बॉक्स से सही का निशान हटाएं इसके बाद अगला पर क्लिक करें.
  12. सही मेलबॉक्स डेटाबेस, मैसेजिंग रिकॉर्ड मैनेजमेंट की नीति, और Exchange ActiveSync मेलबॉक्स की नीति चुनें इसके बाद आगे बढ़ें पर क्लिक करें.
  13. कॉन्फ़िगरेशन की खास जानकारी देखें. अगर आपको बदलाव करने हैं, तो वापस जाएं पर क्लिक करें.
  14. मेलबॉक्स बनाने के लिए, नया पर क्लिक करें.
  15. Active Directory में, नई डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट (ग्रुप) बनाएं और उसका नाम Journal Recipient रखें.
  16. वितरण सूची (ग्रुप) में इन सदस्यों को जोड़ें:
    1. एसएमटीपी संपर्क—वही पता जिसे आपने एसएमटीपी संपर्क बनाएं में बनाया था (इस पेज पर ऊपर दिया गया है).
    2. Archive Master—इसे आपने इस पेज पर ऊपर दिए गए आठवें चरण में बनाया था.

4. जर्नलिंग की सुविधा चालू करना

Exchange के वर्शन के हिसाब से, स्टैंडर्ड या प्रीमियम जर्नलिंग की सुविधा चालू की जा सकती है. स्टैंडर्ड जर्नलिंग की मदद से, हर काम के मेलबॉक्स डेटाबेस के लिए जर्नलिंग को कॉन्फ़िगर किया जाता है. प्रीमियम जर्नल की सुविधा की मदद से, ऐसे नियम कॉन्फ़िगर किए जाते हैं जिनसे ईमेल भेजने और पाने वाले उन ग्रुप की पहचान की जा सकती है जिनके लिए मैसेज जर्नल किए जाते हैं. आपके Exchange वर्शन में किस तरह की जर्नलिंग की सुविधा काम करती है, इस बारे में जानने के लिए Microsoft का दस्तावेज़ पढ़ें.

आपके संगठन के साइज़ और नियमों के कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर, आपके पास एक या उससे ज़्यादा जर्नलिंग मेलबॉक्स हो सकते हैं. अगर आपके पास कई जर्नलिंग मेलबॉक्स हैं और उनमें बड़ी संख्या में जर्नल रिपोर्ट मौजूद हैं, तो हो सकता है कि आपको उन मेलबॉक्स डेटाबेस के लिए कुछ खास संसाधन उपलब्ध कराने हों.

स्टैंडर्ड जर्नलिंग की सुविधा चालू करना

  1. Exchange Management Console खोलें.
  2. सर्वर कॉन्फ़िगरेशन को बड़ा करें इसके बाद मेलबॉक्स को चुनें.
  3. उस मेलबॉक्स डेटाबेस के लिए सर्वर चुनें जहां आपको जर्नल की सुविधा चालू करनी है.
  4. मेलबॉक्स डेटाबेस इसके बाद पर राइट क्लिक करें प्रॉपर्टी पर क्लिक करें.
  5. सामान्य इसके बाद जर्नल पाने वाला पर क्लिक करें.
  6. जर्नल रिपोर्ट इन्हें भेजें के लिए, ब्राउज़ करें पर क्लिक करें. इसके बाद, जर्नल पाने वाला (जर्नल किए गए मैसेज पाने वालों की बनाई गई डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट) को चुनें और ठीक है पर क्लिक करें.
  7. ठीक है पर क्लिक करें.
    इस मेलबॉक्स डेटाबेस के उपयोगकर्ताओं के लिए, जर्नल किए गए सभी मैसेज अब जर्नल पाने वाले की डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट को भेज दिए गए हैं.
  8. हर उस मेलबॉक्स डेटाबेस के लिए यह तरीका दोहराएं जहां आपको जर्नल की सुविधा चाहिए.

प्रीमियम जर्नलिंग की सुविधा चालू करना

  1. पक्का करें कि Hub Transport सर्वर पर, Journaling agent चालू हो:
    • Get-TransportAgent कमांड जारी करें. अगर एजेंट का नाम नहीं मिलता है, तो एजेंट चालू नहीं होता है.
    • अगर ज़रूरी हो, तो Journaling एजेंट को चालू करने के लिए, Enable-TransportAgent -Identity "Journaling agent" कमांड जारी करें.
  2. Hub Transport Server पर, Exchange Management Console खोलें.
  3. संगठन का कॉन्फ़िगरेशन को बड़ा करें और हब ट्रांसपोर्ट को चुनें.
  4. जर्नलिंग इसके बाद नया जर्नल नियम पर क्लिक करें. इसके बाद, जर्नल के नियम का नाम डालें.
  5. जर्नल रिपोर्ट इन्हें भेजें के लिए, ब्राउज़ करें पर क्लिक करें. इसके बाद, जर्नल पाने वाले (जर्नल किए गए मैसेज पाने वालों की बनाई गई डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट) को चुनें.
  6. स्कोप के लिए, जर्नल के नियम का स्कोप चुनें.
    • किसी एक व्यक्ति के लिए नियम लागू करने के लिए (पाने वाले के लिए जर्नल मैसेज), ब्राउज़ करें पर क्लिक करें और उस व्यक्ति को चुनें.
    • अगर आपको इस नियम को एक से ज़्यादा लोगों पर लागू करना है, तो ब्राउज़ करें पर क्लिक करें और सही डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट चुनें.
  7. नया इसके बाद पूरा करें पर क्लिक करें.
    इस हब ट्रांसपोर्ट सर्वर पर मौजूद उपयोगकर्ताओं के लिए, सभी जर्नल किए गए मैसेज अब AMaster को भेज दिए गए हैं.
  8. हर उस हब ट्रांसपोर्ट सर्वर के लिए यह तरीका दोहराएं जहां आपको जर्नल की सुविधा चाहिए.

5. जर्नलिंग मेलबॉक्स से मैसेज मिटाने के लिए नीति बनाना

जर्नल रिपोर्ट के लिए ज़रूरत के मुताबिक स्टोरेज स्पेस पाने के लिए, आपको मैनेज की गई कॉन्टेंट सेटिंग का नियम बनाना होगा. इससे, इनबॉक्स फ़ोल्डर में मौजूद सभी मैसेज अपने-आप मिट जाएंगे. हालांकि, ऐसा आपके तय किए गए समय के हिसाब से होगा.

हमारा सुझाव है कि शुरुआत में, इस इंटरवल को हर सात दिन पर सेट करें. इसके बाद, जर्नल करने की सुविधा चालू करने के बाद, शुरुआती कुछ हफ़्तों तक जर्नल करने वाले मेलबॉक्स के साइज़ पर नज़र रखें. साथ ही, ज़रूरत के मुताबिक इंटरवल में बदलाव करें. अगर आपको शेड्यूल किए गए बैकअप में सभी जर्नल रिपोर्ट शामिल करनी हैं, तो सही समयावधि सेट करें. इससे यह पक्का किया जा सकेगा कि बैकअप लेने से पहले जर्नल रिपोर्ट न मिटें.

पहला चरण: इनबॉक्स फ़ोल्डर के लिए, मैनेज की गई कॉन्टेंट सेटिंग बनाना

  1. Exchange Management Console में, Organization Configuration को बड़ा करें और Mailbox को चुनें.
  2. मैनेज किए गए डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर पर क्लिक करें और इनबॉक्स चुनें.
  3. ऐक्शन पैनल में, नई मैनेज किए गए कॉन्टेंट की सेटिंग पर क्लिक करें. इससे नई मैनेज किए गए कॉन्टेंट की सेटिंग विज़र्ड खुल जाएगा.
  4. नाम के लिए, Google Vault Content Setting डालें.
  5. मैसेज टाइप के लिए, सभी मेलबॉक्स कॉन्टेंट चुनें.
  6. डेटा को सुरक्षित रखने की अवधि(दिनों में) बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
  7. मैसेज सेव रखने के लिए, दिनों की संख्या डालें.
  8. डेटा सुरक्षित रखने की अवधि शुरू होने की तारीख के लिए, डिलीवर होने पर, कैलेंडर और बार-बार होने वाले टास्क के लिए खत्म होने की तारीख चुनें.
  9. निजी डेटा के रखरखाव की अवधि खत्म होने पर की जाने वाली कार्रवाई के लिए, हमेशा के लिए मिटाएं को चुनें.
  10. जर्नल पेज को स्किप करने के लिए, आगे बढ़ें इसके बाद आगे बढ़ें पर क्लिक करें.
  11. नया इसके बाद पूरा करें पर क्लिक करें.

दूसरा चरण: मैनेज किए गए फ़ोल्डर के लिए मेलबॉक्स की नीति बनाना

  1. Exchange Management Console में, Organization Configuration को बड़ा करें और Mailbox को चुनें.
  2. कार्रवाई वाले पैनल में, मैनेज किया गया नया फ़ोल्डर मेलबॉक्स नीति पर क्लिक करें. इससे मैनेज किया गया नया फ़ोल्डर मेलबॉक्स नीति विज़र्ड खुल जाएगा.
  3. मैनेज किए गए फ़ोल्डर के मेलबॉक्स की नीति के नाम के लिए, Google Vault की नीति डालें.
  4. इस नीति से लिंक करने के लिए, मैनेज किए गए फ़ोल्डर तय करें के लिए, जोड़ें पर क्लिक करें. इससे मैनेज किया गया फ़ोल्डर चुनें डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा.
  5. इनबॉक्स इसके बाद ठीक है पर क्लिक करें.
  6. नया इसके बाद पूरा करें पर क्लिक करें.

तीसरा चरण: मैनेज किए गए फ़ोल्डर के लिए मेलबॉक्स की नीति को जर्नलिंग मेलबॉक्स पर लागू करना

  1. Exchange Management Console में, Recipient Configuration को बड़ा करें और Mailbox को चुनें.
  2. Archive Master पर राइट क्लिक करें और Properties को चुनें.
  3. मेलबॉक्स की सेटिंग इसके बाद मैसेजिंग रिकॉर्ड मैनेजमेंट पर क्लिक करें. इसके बाद, प्रॉपर्टी चुनें.
  4. Managed folder mailbox policy बॉक्स को चुनें और ब्राउज़ करें पर क्लिक करें.
  5. Google Vault की नीति को चुनें और ठीक है पर क्लिक करें.
  6. पुष्टि करने के लिए, ठीक है पर क्लिक करें.

चौथा चरण: नीति लागू करने के लिए, मैनेज किए गए फ़ोल्डर की Assistant को कॉन्फ़िगर करना

  1. Exchange Management Console में, Server Configuration को बड़ा करें और Mailbox को चुनें.
  2. उस मेलबॉक्स सर्वर पर राइट क्लिक करें जो Archive Master journaling मेलबॉक्स को होस्ट करता है. इसके बाद, Properties पर क्लिक करें.
  3. मैसेजिंग रिकॉर्ड मैनेजमेंट पर क्लिक करें. इसके बाद, मैनेज किए गए फ़ोल्डर के असिस्टेंट को शेड्यूल करें के लिए, कस्टम शेड्यूल का इस्तेमाल करें को चुनें और कस्टम पर क्लिक करें.
  4. शेड्यूल करें के लिए, मैनेज किए जा रहे फ़ोल्डर की सहायक सुविधा को चलाने के लिए समय और दिन चुनें.
    हमारा सुझाव है कि Assistant को ऑफ़-पीक आवर के दौरान चलाएं.
  5. ठीक है पर क्लिक करें.

6. ग्लोबल ऐड्रेस लिस्ट से, जर्नल वाले मेलबॉक्स को हटाना

अब आपको अपने Exchange Global Address List से, जर्नल करने वाले मेलबॉक्स को हटाना होगा. इससे उपयोगकर्ता, सीधे तौर पर संग्रह में ईमेल नहीं भेज पाएंगे.

  1. जर्नलिंग मेलबॉक्स की सेटिंग में बदलाव करने के लिए, Set-Mailbox cmdlet का इस्तेमाल करें, ताकि इसे ग्लोबल पता सूची से हटाया जा सके.
  2. Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true कमांड जारी करें.

7. ईमेल को सीधे जर्नलिंग मेलबॉक्स में जाने से रोकना

आखिर में, AMaster उपयोगकर्ता के लिए ईमेल भेजने पर पाबंदी लगाएं, ताकि कोई भी व्यक्ति सीधे तौर पर जर्नल वाले मेलबॉक्स में ईमेल न भेज सके.

  1. जर्नलिंग मेलबॉक्स की सेटिंग में बदलाव करने के लिए, Set-Mailbox cmdlet का इस्तेमाल करें.
  2. Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster कमांड जारी करें.


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