Thiết lập bộ nhớ lưu trữ toàn bộ thư

Là quản trị viên, bạn có thể đảm bảo rằng bản sao của tất cả thư đã gửi hoặc nhận trong miền của bạn (bao gồm cả thư mà các hộp thư không phải là Gmail đã gửi hoặc nhận) đều được lưu trữ trong hộp thư Gmail của người dùng được liên kết.

Lưu trữ toàn bộ thư và Vault

Nếu tổ chức của bạn sử dụng Vault, bạn nên thiết lập bộ nhớ lưu trữ thư toàn diện để đảm bảo Vault có toàn quyền truy cập vào email của tổ chức:

Người dùng có thể gửi thư bằng các dịch vụ cốt lõi khác của Google Workspace ngoài Gmail. Ví dụ:

Lịch –lời mời và tin nhắn gửi đi bằng lựa chọn Gửi email cho khách trong Lịch trên máy tính.
Drive – nội dung thông báo được gửi khi người dùng chia sẻ, chuyển quyền sở hữu hoặc bình luận về tệp trong Drive.
Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Bản vẽ – thông báo do ứng dụng gửi khi người dùng gửi email tệp dưới dạng tệp đính kèm hoặc thay đổi trạng thái phê duyệt trên tệp.
Biểu mẫu: thư email có chứa biểu mẫu hoặc đường liên kết đến biểu mẫu.
Keep – thông báo qua email được gửi khi người dùng chia sẻ ghi chú trong Keep.

Chế độ lưu trữ thư toàn diện đảm bảo rằng thư do các dịch vụ cốt lõi khác gửi sẽ xuất hiện trong thư mục thư đã gửi của người dùng và do đó, Vault có thể truy cập vào các thư này.

Lưu ý: Bộ nhớ toàn diện cho thư chỉ áp dụng cho các dịch vụ chính của Google Workspace. Các dịch vụ bổ sung của Google có thể thay mặt người dùng gửi thư. Những thư do các dịch vụ đó gửi có thể không được lưu trữ trong thư mục thư đã gửi của người dùng và có thể không có sẵn trong Vault.

Đối với những tổ chức chuyển hướng thư đến các máy chủ email không phải là Gmail, bạn có thể thiết lập tính năng lưu trữ toàn bộ thư để đảm bảo rằng tất cả thư đều được lưu trữ trong hộp thư Gmail và có trong Vault.
Bạn cũng có thể thiết lập tính năng này nếu có một hệ thống không phải Gmail sử dụng dịch vụ chuyển tiếp SMTP để định tuyến thư thay cho người dùng của bạn (ví dụ: đối với hệ thống theo dõi phiếu yêu cầu hỗ trợ, cơ sở dữ liệu lỗi hoặc hệ thống thông báo tự động) và bạn muốn hiển thị thư trong hộp thư đến Gmail của người dùng. Điều này rất quan trọng để lưu trữ thư trong Google Vault cho tất cả người dùng bật tính năng chuyển tiếp SMTP.

Những điều cần cân nhắc trước khi bật tính năng lưu trữ toàn bộ thư

Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng một số điểm quan trọng trước khi bật tính năng lưu trữ email toàn diện:

Bạn không nên bật tính năng lưu trữ email toàn diện nếu có các quy tắc định tuyến tuân thủ làm thay đổi người nhận (và không muốn người nhận ban đầu nhận được bản sao của email).
Khi bạn bật dịch vụ Chuyển tiếp SMTP, hộp thư của người dùng sẽ giữ lại bản sao của thư trong thư mục thư đã gửi (ví dụ: khi gửi thư từ máy quét) nếu bạn bật chế độ lưu trữ thư toàn diện. Điều này có thể khiến các tài khoản vượt quá hạn mức bộ nhớ nếu phiên bản tài khoản của bạn có hạn mức bộ nhớ. So sánh các phiên bản.
Bạn nên bật chế độ lưu trữ email toàn diện nếu chỉ sử dụng Gmail cho tính năng Vault và chuyển tiếp email đến máy chủ thư tại chỗ hoặc nhà cung cấp dịch vụ email khác.