व्यवस्थापक के तौर पर, यह पक्का किया जा सकता है कि गैर-Gmail मेलबॉक्स के ज़रिए भेजे या पाए गए संदेशों सहित आपके डोमेन में भेजे या पाए गए सभी संदेशों की एक कॉपी, संबद्ध उपयोगकर्ताओं के Gmail मेलबॉक्स में संग्रहित की जाए.
मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज और Vault
अगर आपका संगठन Vault का इस्तेमाल करता है, तो हो सकता है कि आपको मेल सेव करने के बेहतर स्टोरेज को सेट अप करना पड़े, ताकि Vault को आपके संगठन के ईमेल मैसेज का पूरा ऐक्सेस मिले:
उपयोगकर्ता, Gmail के अलावा Google Workspace की अन्य मुख्य सेवाओं का इस्तेमाल करके ईमेल भेज सकते हैं. उदाहरण के लिए:
- Calendar—डेस्कटॉप पर Calendar में, मेहमानों को ईमेल भेजें विकल्प का इस्तेमाल करके भेजे गए न्योते और मैसेज.
- Drive—यह मैसेज तब भेजा जाता है, जब उपयोगकर्ता Drive में मौजूद फ़ाइलों को शेयर करते हैं, उनका मालिकाना हक ट्रांसफ़र करते हैं या उन पर टिप्पणी करते हैं.
- Google Docs, Sheets, Slides, और Drawings—जब उपयोगकर्ता फ़ाइलों को अटैचमेंट के तौर पर ईमेल करते हैं या फ़ाइलों पर अनुमतियां बदलते हैं, तब ऐप्लिकेशन से भेजे गए मैसेज.
- फ़ॉर्म—ऐसे ईमेल मैसेज जिनमें फ़ॉर्म या फ़ॉर्म के लिंक शामिल होते हैं.
- Keep—जब उपयोगकर्ता Keep में नोट शेयर करते हैं, तब भेजे गए ईमेल मैसेज.
मेल सेव करने के बेहतर स्टोरेज की सुविधा से यह पक्का किया जाता है कि अन्य मुख्य सेवाओं से भेजे गए मैसेज, उपयोगकर्ताओं के 'भेजे गए' फ़ोल्डर में दिखें. इसलिए, Vault इन्हें ऐक्सेस कर सकता है.
ध्यान दें: ईमेल स्टोरेज की सुविधा, सिर्फ़ Google Workspace की मुख्य सेवाओं के लिए उपलब्ध है. Google की अन्य सेवाएं, उपयोगकर्ताओं की ओर से ईमेल भेज सकती हैं. ऐसा हो सकता है कि इन सेवाओं से भेजे गए मैसेज, उपयोगकर्ताओं के 'भेजे गए' फ़ोल्डर में सेव न हों. साथ ही, ऐसा भी हो सकता है कि ये मैसेज Vault में उपलब्ध न हों.
- जो संगठन, Gmail से बाहर के ईमेल सर्वर पर मैसेज रीडायरेक्ट करते हैं उनके लिए, व्यापक मेल स्टोरेज की सुविधा सेट अप की जा सकती है. इससे यह पक्का किया जा सकता है कि सभी मैसेज, Gmail मेलबॉक्स में सेव हों और Vault में उपलब्ध हों.
- अगर आपके पास Gmail के अलावा कोई ऐसा सिस्टम है जो उपयोगकर्ताओं की ओर से मैसेज भेजने के लिए, एसएमटीपी रिले सेवा का इस्तेमाल करता है, तो भी इसे सेट अप किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, टिकट ट्रैकिंग सिस्टम, बग डेटाबेस या अपने-आप सूचनाएं भेजने वाले सिस्टम के लिए. साथ ही, आपको उपयोगकर्ताओं के Gmail मेलबॉक्स में मैसेज दिखाने हैं. यह उन सभी उपयोगकर्ताओं के लिए ज़रूरी है जिन्होंने SMTP रिले की सुविधा चालू की है, ताकि उनके मैसेज Google Vault में सेव किए जा सकें.
मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज चालू करने से पहले ध्यान रखने वाली बातें
ईमेल को पूरी तरह से सेव करने की सुविधा चालू करने से पहले, इन ज़रूरी बातों को ध्यान से पढ़ें:
- अगर आपके पास अनुपालन से जुड़े ऐसे राउटिंग नियम हैं जो ईमेल पाने वाले व्यक्ति का पता बदलते हैं और आपको नहीं चाहिए कि ईमेल पाने वाले मूल व्यक्ति को ईमेल की कॉपी मिले, तो आपको ईमेल स्टोरेज की सुविधा चालू नहीं करनी चाहिए.
- एसएमटीपी रिले सेवा चालू होने पर, उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स में भेजे गए फ़ोल्डर में मैसेज की एक कॉपी सेव हो जाएगी. उदाहरण के लिए, अगर ईमेल स्टोरेज की सुविधा चालू है, तो स्कैनर से ईमेल भेजते समय ऐसा होगा. अगर आपके खाते के वर्शन में स्टोरेज की सीमाएं तय हैं, तो इससे खातों में स्टोरेज की सीमाएं पार हो सकती हैं. एडिशन की तुलना करें.
- अगर आपको सिर्फ़ Vault की सुविधा के लिए Gmail का इस्तेमाल करना है और ईमेल को कंपनी की इमारत में मौजूद मेल सर्वर या किसी अन्य ईमेल सेवा देने वाली कंपनी को फ़ॉरवर्ड करना है, तो आपको ईमेल स्टोरेज की सुविधा चालू करनी चाहिए.
मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज सेट अप करना
ध्यान दें: ईमेल को पूरी तरह से सेव करने की सुविधा चालू होने पर, SOR_INSERTED एंट्री को ईमेल लॉग खोजें रिपोर्ट में शामिल किया जाता है.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Gmail अनुपालन पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- बाईं ओर, कोई संगठन चुनें.
- स्क्रोल करके, व्यापक मेल मेमोरी सेटिंग पर जाएं.
- पक्का करें कि सभी भेजे गए और पाए गए ईमेल की एक कॉपी, उपयोगकर्ता से जुड़े दूसरे मेलबॉक्स में सेव हो बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
- सबसे नीचे, सेव करें पर क्लिक करें.