यह लेख, Google Workspace के उन एडमिन के लिए है जो किसी संगठन के लिए Gmail डेलिगेशन की सुविधा सेट अप करना चाहते हैं. अपने Gmail खाते में डेलिगेट जोड़ने के लिए, ईमेल का ऐक्सेस किसी दूसरे व्यक्ति को देना और मिलकर काम करना लेख पढ़ें.
अपने संगठन (जैसे, दफ़्तर या स्कूल) के एडमिन के तौर पर, आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि उपयोगकर्ता अपने Gmail खाते का ऐक्सेस किसी दूसरे व्यक्ति को दे सकते हैं या नहीं. आपके पास सभी उपयोगकर्ताओं को अपने खाते का ऐक्सेस किसी दूसरे व्यक्ति को देने का विकल्प देने की सुविधा होती है. इसके अलावा, आपके पास सिर्फ़ कुछ विभागों के लोगों को डेलिगेशन की सुविधा सेट अप करने की अनुमति देने का विकल्प भी होता है. उदाहरण के लिए, आपके पास ये विकल्प होते हैं:
- अपने Gmail खाते में किसी एडमिनिस्ट्रेटिव असिस्टेंट को डेलिगेट के तौर पर जोड़ना, ताकि वह आपकी ओर से ईमेल पढ़ और भेज सके.
- किसी ग्रुप को डेलिगेट के तौर पर Groups में जोड़ना, ताकि सभी लोग एक Gmail खाते को ऐक्सेस कर सकें. जैसे, अपने सेल्स डिपार्टमेंट को जोड़ना.
उपयोगकर्ता, सिर्फ़ एक ही संगठन के किसी दूसरे उपयोगकर्ता को अपने खाते का ऐक्सेस दे सकते हैं. भले ही, उनका डोमेन या संगठन की इकाई अलग-अलग हो.
डेलिगेशन की सीमाएं और पाबंदियां
- उपयोगकर्ताओं को उनके मेलबॉक्स से Google ग्रुप ऐक्सेस करने की अनुमति दें विकल्प: इस विकल्प का इस्तेमाल करने के लिए, इसे डेलिगेट किए गए खाते की ओयू और हर ग्रुप सदस्य की ओयू के लिए चालू करना ज़रूरी है. जिन ग्रुप सदस्यों की ओयू के लिए यह विकल्प चालू नहीं है वे डेलिगेट किए गए खाते को ऐक्सेस नहीं कर सकते.
- सामान्य तौर पर इस्तेमाल करने पर, 40 डेलिगेट किए गए उपयोगकर्ता किसी Gmail खाते को एक ही समय में ऐक्सेस कर सकते हैं. अगर एक या इससे ज़्यादा लोग खाते का औसत से ज़्यादा इस्तेमाल करते हैं, तो यह संख्या कम हो सकती है.
- अपने-आप काम करने वाली प्रोसेस, Gmail खाते को बार-बार ऐक्सेस करती हैं. इससे, एक ही समय पर किसी खाते को ऐक्सेस करने वाले लोगों की संख्या कम हो सकती है. इन प्रोसेस में, एपीआई या ब्राउज़र एक्सटेंशन शामिल हैं जो Gmail को बार-बार ऐक्सेस करते हैं.
- एक Gmail खाते को ज़्यादा से ज़्यादा 1,000 अलग-अलग डेलिगेट ऐक्सेस कर सकते हैं. Groups में मौजूद किसी ग्रुप को, सीमा के हिसाब से एक डेलिगेट के तौर पर गिना जाता है.
- डेलिगेट किए गए खाते में Gmail के खोज बार का इस्तेमाल करने पर, डेलिगेट किए गए उपयोगकर्ताओं के लिए, अपने-आप पूरा होने की सुविधा उपलब्ध नहीं होती.
- डेलिगेशन की सुविधा से, Gmail खाते की सीमाएं नहीं बढ़तीं. डेलिगेट किए गए उपयोगकर्ताओं के पास मौजूद Gmail खातों के लिए, Gmail खाते की सामान्य सीमाएं और नीतियां लागू होती हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Gmail की सीमाएं और नीतियां लेख पढ़ें.
अपने उपयोगकर्ताओं के लिए Gmail डेलिगेशन की सुविधा चालू करना
शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई विभाग या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की कोई इकाई जोड़ना लेख पढ़ें.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन
Google Workspace
Gmail
उपयोगकर्ता की सेटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- (ज़रूरी नहीं) किसी विभाग या टीम के लिए सेटिंग लागू करने के लिए, साइड पैनल में जाकर कोई संगठन की इकाई चुनें.
- मेल डेलिगेशन पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ताओं को अपने मेलबॉक्स का ऐक्सेस डोमेन के अन्य उपयोगकर्ताओं को सौंपने दें बॉक्स को चुनें.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको उपयोगकर्ताओं को यह तय करने की अनुमति देनी है कि उनके खाते से भेजे गए डेलिगेट किए गए मैसेज में, भेजने वाले की कौनसी जानकारी शामिल की जाए, तो उपयोगकर्ताओं को इस सेटिंग को पसंद के मुताबिक बनाने की अनुमति दें बॉक्स को चुनें.
- डेलिगेट किए गए मैसेज में, डिफ़ॉल्ट रूप से शामिल की जाने वाली भेजने वाले की जानकारी के लिए कोई विकल्प चुनें:
- खाते के मालिक और खाता ऐक्सेस करने वाले ऐसे व्यक्ति की जानकारी दिखाएं जिन्होंने ईमेल भेजा है—मैसेज में, Gmail खाते के मालिक और डेलिगेट के ईमेल पते शामिल होते हैं.
- सिर्फ़ खाते के मालिक की जानकारी दिखाएं—मैसेज में, सिर्फ़ Gmail खाते के मालिक का ईमेल पता शामिल होता है. इसमें डेलिगेट का ईमेल पता शामिल नहीं होता.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको उपयोगकर्ताओं को किसी ग्रुप को डेलिगेट के तौर पर Groups में जोड़ने की अनुमति देनी है, तो उपयोगकर्ताओं को उनके मेलबॉक्स से Google ग्रुप ऐक्सेस करने की अनुमति दें बॉक्स को चुनें.
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सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, आपके पास किसी संगठन की इकाई के लिए बदलाव लागू करें पर क्लिक करने का विकल्प भी होता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) संगठन की अन्य इकाइयों के लिए Gmail डेलिगेशन की सुविधा चालू करने के लिए, तीसरे से नौवें चरण दोहराएं.
उपयोगकर्ताओं को अपने खातों के लिए डेलिगेट सेट अप करने की अनुमति देना
डेलिगेशन की सुविधा चालू करने के बाद, आपके उपयोगकर्ता डेलिगेट असाइन करने के लिए, अपनी Gmail सेटिंग में जाते हैं. इसके बाद, डेलिगेट उपयोगकर्ता की ओर से मैसेज पढ़, भेज, और पा सकते हैं.
ज़्यादा जानकारी के लिए, उपयोगकर्ताओं को ईमेल का ऐक्सेस किसी दूसरे व्यक्ति को देना और मिलकर काम करना लेख पढ़ने के लिए कहें.
Gmail डेलिगेशन की सुविधा बंद करना
इन चरणों को पूरा करने पर, आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं के लिए Gmail डेलिगेशन की सुविधा बंद हो जाती है. अपने खाते से किसी डेलिगेट को हटाने के लिए, इसके बजाय यहां जाएं.
डेलिगेशन की सुविधा बंद करने पर, आपके संगठन में डेलिगेशन से जुड़े सभी संबंध बंद हो जाते हैं. हालांकि, इन्हें मिटाया नहीं जाता. अगर आपने डेलिगेशन की सुविधा फिर से चालू की, तो डेलिगेशन से जुड़े पुराने संबंध तुरंत फिर से चालू हो जाते हैं.
शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई विभाग या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की कोई इकाई जोड़ना लेख पढ़ें.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन
Google Workspace
Gmail
उपयोगकर्ता की सेटिंग पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- (ज़रूरी नहीं) किसी विभाग या टीम के लिए सेटिंग लागू करने के लिए, साइड पैनल में जाकर कोई संगठन की इकाई चुनें.
- मेल डेलिगेशन पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ताओं को अपने मेलबॉक्स का ऐक्सेस डोमेन के अन्य उपयोगकर्ताओं को सौंपने दें बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
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सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, आपके पास किसी संगठन की इकाई के लिए बदलाव लागू करें पर क्लिक करने का विकल्प भी होता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) संगठन की अन्य इकाइयों के लिए Gmail डेलिगेशन की सुविधा बंद करने के लिए, तीसरे से छठे चरण दोहराएं.
अपने संगठन में डेलिगेशन को मैनेज करना
बड़े संगठनों में डेवलपर, Gmail API का इस्तेमाल करके अपने संगठन के किसी भी खाते में डेलिगेट को मैनेज कर सकते हैं. इसके लिए, प्रोग्रामिंग की जानकारी होना ज़रूरी है. ज़्यादा जानकारी के लिए, डेलिगेट मैनेज करना लेख पढ़ें.