Bài viết này dành cho quản trị viên Google Workspace muốn thiết lập tính năng uỷ quyền Gmail cho một tổ chức. Để thêm người được uỷ quyền vào tài khoản Gmail của riêng bạn, hãy truy cập vào bài viết Uỷ quyền và cộng tác trên email.
Là quản trị viên của tổ chức (ví dụ: cơ quan hoặc trường học), bạn có quyền kiểm soát việc người dùng có thể uỷ quyền truy cập vào tài khoản Gmail của họ hay không. Bạn có thể cho phép mọi người có quyền uỷ quyền tài khoản của họ. Hoặc chỉ cho phép những người trong một số bộ phận thiết lập tính năng uỷ quyền. Ví dụ như bạn có thể:
- Thêm một trợ lý hành chính làm người được uỷ quyền trên tài khoản Gmail của bạn để họ có thể đọc và gửi email thay mặt bạn.
- Thêm một nhóm, chẳng hạn như bộ phận bán hàng, trong Groups làm người được uỷ quyền để cấp cho mọi người quyền truy cập vào một tài khoản Gmail.
Người dùng chỉ có thể uỷ quyền truy cập cho một người dùng khác trong cùng tổ chức, bất kể miền hoặc đơn vị tổ chức của họ.
Giới hạn và quy định hạn chế về tính năng uỷ quyền
- Lựa chọn Cho phép người dùng cấp quyền truy cập hộp thư cho một nhóm trên Google: Để sử dụng lựa chọn này, bạn phải bật lựa chọn này cho đơn vị tổ chức của tài khoản được uỷ quyền và cho đơn vị tổ chức của từng thành viên nhóm. Những thành viên nhóm thuộc một đơn vị tổ chức mà lựa chọn này không được bật sẽ không thể truy cập vào tài khoản được uỷ quyền.
- Khi sử dụng thông thường, 40 người dùng được uỷ quyền có thể cùng lúc truy cập vào một tài khoản Gmail. Nếu một hoặc nhiều người được uỷ quyền sử dụng nhiều hơn mức trung bình, số người truy cập cùng lúc có thể giảm xuống.
- Các quy trình tự động thường xuyên truy cập vào Gmail cũng có thể làm giảm số lượng người được uỷ quyền có thể cùng lúc truy cập vào một tài khoản. Các quy trình này bao gồm các API hoặc tiện ích trình duyệt thường xuyên truy cập vào Gmail.
- Một tài khoản Gmail hỗ trợ tối đa 1.000 người được uỷ quyền duy nhất. Một nhóm trong Groups được tính là một người được uỷ quyền trong giới hạn.
- Người dùng được uỷ quyền không thể sử dụng tính năng tự động hoàn thành khi sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail trong tài khoản được uỷ quyền.
- Tính năng uỷ quyền không làm tăng giới hạn cho một tài khoản Gmail. Các tài khoản Gmail có người dùng được uỷ quyền sẽ có các chính sách và hạn mức trong tài khoản tiêu chuẩn của tài khoản Gmail. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Giới hạn và chính sách của Gmail.
Bật tính năng uỷ quyền Gmail cho người dùng
Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Gmail Cài đặt người dùng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
- Nhấp vào Uỷ quyền thư.
- Đánh dấu vào hộp Cho phép người dùng uỷ quyền truy cập vào hộp thư của họ cho người dùng khác trong miền.
- (Không bắt buộc) Để cho phép người dùng chỉ định thông tin người gửi nào được đưa vào các thư được uỷ quyền gửi từ tài khoản của họ, hãy đánh dấu vào hộp Cho phép người dùng tuỳ chỉnh chế độ cài đặt này.
- Chọn một lựa chọn cho thông tin người gửi mặc định được đưa vào các thư do người được uỷ quyền gửi:
- Hiển thị chủ sở hữu tài khoản và người được uỷ quyền đã gửi email—Thư bao gồm địa chỉ email của chủ sở hữu tài khoản Gmail và người được uỷ quyền.
- Chỉ hiển thị chủ sở hữu tài khoản – Thư chỉ bao gồm địa chỉ email của chủ sở hữu tài khoản Gmail. Địa chỉ email của người được uỷ quyền không được đưa vào.
- (Không bắt buộc) Để cho phép người dùng thêm một nhóm trong Google Groups làm người được uỷ quyền, hãy đánh dấu vào hộp Cho phép người dùng cấp quyền truy cập hộp thư cho một nhóm trên Google Groups.
-
Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.
Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.
- (Không bắt buộc) Để bật tính năng uỷ quyền Gmail cho các đơn vị tổ chức khác, hãy lặp lại các bước từ 3 đến 9.
Yêu cầu người dùng thiết lập người được uỷ quyền cho tài khoản của họ
Sau khi bạn bật tính năng uỷ quyền, người dùng sẽ chuyển đến phần cài đặt Gmail để chỉ định người được uỷ quyền. Sau đó, người được uỷ quyền có thể đọc, gửi và nhận thư thay mặt người dùng.
Để biết thông tin chi tiết, hãy hướng dẫn người dùng truy cập vào bài viết Uỷ quyền và cộng tác trên email.
Tắt tính năng uỷ quyền Gmail
Các bước này sẽ tắt tính năng uỷ quyền Gmail cho người dùng trong tổ chức của bạn. Để xoá một người được uỷ quyền khỏi tài khoản của bạn, hãy truy cập vào đây thay thế.
Khi bạn tắt tính năng uỷ quyền, tất cả mối quan hệ uỷ quyền trong tổ chức của bạn sẽ bị tắt nhưng không bị xoá. Nếu bạn bật lại tính năng uỷ quyền, các mối quan hệ uỷ quyền cũ sẽ hoạt động trở lại ngay lập tức.
Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Gmail Cài đặt người dùng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
- Nhấp vào Uỷ quyền thư.
- Bỏ đánh dấu vào hộp Cho phép người dùng uỷ quyền truy cập vào hộp thư của họ cho người dùng khác trong miền.
-
Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.
Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.
- (Không bắt buộc) Để tắt tính năng uỷ quyền Gmail cho các đơn vị tổ chức khác, hãy lặp lại các bước từ 3 đến 6.
Quản lý tính năng uỷ quyền trong tổ chức
Các nhà phát triển trong các tổ chức lớn có thể sử dụng Gmail API để quản lý người được uỷ quyền trong bất kỳ tài khoản nào trong tổ chức của họ (cần có kiến thức về lập trình). Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Quản lý người được uỷ quyền.