অ্যাডমিন হিসেবে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্যদের ইমেইল রিড রিসিপ্ট অনুরোধ করতে বা তার উত্তর দিতে দিতে পারেন। রিড রিসিপ্ট হলো একটি ইমেইল নোটিফিকেশন, যা প্রেরককে জানিয়ে দেয় যে প্রাপক তার বার্তাটি খুলেছেন। রিড রিসিপ্ট কীভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে আরও জানুন।
আপনি যখন আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য রিড রিসিপ্ট চালু করবেন, তখন আপনার ব্যবহারকারীরা রিড রিসিপ্টের জন্য অনুরোধ করতে বা তা ফেরত দিতে পারবেন।
গুরুত্বপূর্ণ: মেসেজ ডেলিভারি যাচাই করার জন্য আমরা আপনাকে ‘রিড রিসিপ্ট’-এর উপর নির্ভর করার পরামর্শ দিই না। সাধারণত, রিড রিসিপ্ট সব ইমেল সিস্টেমেই কাজ করে। তবে, অপঠিত মেসেজের জন্যও রিড রিসিপ্ট পাঠানো হতে পারে, এবং কখনও কখনও খোলা মেসেজের রিড রিসিপ্ট প্রত্যাশা অনুযায়ী পাঠানো বা ডেলিভারি হয় না।
রসিদ পড়ার বিকল্পগুলি
আপনার প্রতিষ্ঠানে রিড রিসিপ্ট কীভাবে ব্যবহৃত হবে তা পরিচালনা করার জন্য আপনার কাছে বিকল্প রয়েছে:
- আপনি কারা রিড রিসিপ্ট পাবে তা সীমিত করতে পারেন অথবা যে কাউকেই তা পাওয়ার অনুমতি দিতে পারেন।
- আপনি এমনভাবে সেট করতে পারেন যাতে প্রাপক কোনো বার্তা খুললে প্রেরকের কাছে স্বয়ংক্রিয়ভাবে 'রিড রিসিপ্ট' পাঠানো হয়। অথবা, আপনি প্রাপকদের জন্য এটি বাধ্যতামূলক করতে পারেন যে, প্রতিবার বার্তা খোলার সময় প্রেরকের কাছে 'রিড রিসিপ্ট' পাঠানোর জন্য তাদের অনুমোদন নিতে হবে।
আপনার ব্যবহারকারীদের জন্য রিড রিসিপ্ট সেট আপ করুন।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল ব্যবহারকারীর সেটিংস ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- জিমেইলে, সেটিংটি সবার জন্য প্রয়োগ করতে, শীর্ষ সাংগঠনিক ইউনিটটি নির্বাচিত রাখুন। অন্যথায়, একটি অধীনস্থ সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।
- ইমেইল রিড রিসিপ্ট বিভাগে, আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন:
- ইমেইলের রিড রিসিপ্ট পাঠানো বন্ধ করুন: কাউকেই রিড রিসিপ্ট পাঠানোর অপশনটি বন্ধ করে দিন।
- আমার প্রতিষ্ঠানের সমস্ত ঠিকানার পাশাপাশি অনুমোদিত ইমেল ঠিকানাগুলিতেও ইমেল রিড রিসিপ্ট পাঠানোর অনুমতি দিন: আপনার ডোমেনের ঠিকানাগুলিতে এবং এই সেটিংসে আপনার প্রবেশ করানো যেকোনো বাহ্যিক ঠিকানায় রিড রিসিপ্ট পাঠানো সীমিত করুন। সেটিংসে আপনার প্রবেশ করানো ঠিকানাগুলির জন্য:
- বহিরাগত ইমেল ঠিকানাগুলো কমা দিয়ে আলাদা করুন।
- সর্বোচ্চ ১০০টি ঠিকানা প্রবেশ করান।
- প্রতিটি ঠিকানায় সর্বোচ্চ ২৫৬টি অক্ষর থাকতে পারে।
- প্রতিটি ‘রিড রিসিপ্ট’ অনুরোধের জন্য ব্যবহারকারীকে জিজ্ঞাসা করুন: প্রতিটি ‘রিড রিসিপ্ট’ প্রেরকের কাছে ফেরত পাঠানোর জন্য প্রাপকদের অনুমোদন প্রয়োজন। যদি এই বক্সটি চেক করা না থাকে, তাহলে প্রাপক প্রতিটি বার্তা খোলার সাথে সাথে ‘রিড রিসিপ্ট’ স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রেরকের কাছে ফেরত পাঠানো হয়।
- যেকোনো ইমেল ঠিকানায় ইমেল রিড রিসিপ্ট পাঠানোর অনুমতি দিন: আপনার প্রতিষ্ঠানের ভেতরের ও বাইরের ইমেল ঠিকানা থেকে রিড রিসিপ্টের জন্য অনুরোধ করা এবং তা ফেরত পাঠানোর অনুমতি দিন। আপনি যখন এই অপশনটি নির্বাচন করেন, তখন ‘প্রতিটি রিড রিসিপ্ট অনুরোধের জন্য ব্যবহারকারীকে জিজ্ঞাসা করুন’ বক্সটি নির্বাচিত এবং নিষ্ক্রিয় হয়ে যায়, যার অর্থ হলো প্রেরকের কাছে ফেরত পাঠানোর আগে প্রাপকদের অবশ্যই সমস্ত রিড রিসিপ্ট অনুমোদন করতে হবে।
- সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।
রিড রিসিপ্ট কীভাবে কাজ করে
আপনি বার্তা খোলার জন্য যে ইমেল প্রোগ্রামটি ব্যবহার করেন, তার উপর ভিত্তি করে রিড রিসিপ্ট ভিন্নভাবে কাজ করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি বার্তাটি একটি IMAP বা POP ইমেল ক্লায়েন্ট দিয়ে খোলা হয়, তাহলে প্রাপকের অনুমোদন ছাড়াই স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি রিড রিসিপ্ট পাঠানো হতে পারে। কিছু নন-IMAP মোবাইল ইমেল অ্যাপ রিড রিসিপ্ট সমর্থন করে না।
যদি প্রেরকের ইমেল প্রোগ্রাম ‘রিড রিসিপ্ট’ সমর্থন না করে, তাহলে রিসিপ্টটি পাঠানো নাও হতে পারে।
জিমেইল শুধুমাত্র ব্যক্তিগত ব্যবহারকারীর ইমেল অ্যাকাউন্টে রিড রিসিপ্ট পাঠায়। জিমেইল গ্রুপ বা অন্যান্য মেইলিং লিস্টে রিড রিসিপ্ট পাঠায় না।