প্রশাসক হিসেবে, আপনি সমন্বিত জিমেইল সেট আপ করতে পারেন, যাতে আপনার প্রতিষ্ঠান ইমেল বার্তা, চ্যাট এবং ভিডিও মিটিং-এর মতো সমস্ত যোগাযোগ মাধ্যম এক জায়গা থেকেই অ্যাক্সেস করতে পারে: জিমেইলে।
ভিডিওটি দেখুন
প্রশাসকদের জন্য সমন্বিত জিমেইল কুইক স্টার্ট
ইন্টিগ্রেটেড জিমেইলের মাধ্যমে, আপনি...
- চ্যাট বার্তার মাধ্যমে নথিপত্রে সহযোগিতা করুন — দ্রুত খুঁজে পাওয়ার জন্য আপনার চ্যাট থেকেই নথিপত্র অ্যাক্সেস করুন।
- অগ্রাধিকার দিন এবং কাজে মনোনিবেশ করুন — নোটিফিকেশন নিয়ন্ত্রণ করুন, যাতে কেবল সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি ও বার্তার কারণেই আপনার কাজে ব্যাঘাত ঘটে।
- একটি যৌথ কাজের তালিকা তৈরি করুন —একসাথে নির্দিষ্ট স্থানে কাজ করুন।
- একই সাথে একাধিক কাজ করুন —সহকর্মীর সাথে চ্যাট করার সময় একই স্ক্রিনে জিমেইল মেসেজ দেখুন অথবা ভিডিও মিটিং চলাকালীন নোট নিন এবং করণীয় কাজগুলো নির্দিষ্ট করে দিন।
সমন্বিত জিমেইল সেট আপ করুন
আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের একটি সম্পূর্ণ সমন্বিত জিমেইল অভিজ্ঞতা দিতে, এই পৃষ্ঠায় নিচে বর্ণিত পদ্ধতি অনুযায়ী আপনার গুগল অ্যাডমিন কনসোলে এই পরিষেবাগুলি সেট আপ করুন।
| চ্যাট সেট আপ করুন |
|---|
আপনার প্রতিষ্ঠান গ্রুপে বা এককভাবে এবং একই সাথে একাধিক কথোপকথনের পরিসরে যোগাযোগ করতে পারে। আপনার ব্যবহারকারীরা গুগল চ্যাটের অ্যাপ ব্যবহার করে সাধারণ কাজগুলো সম্পন্ন করতে পারেন, যেমন—টাস্ক পরিচালনা করা, স্ট্যাটাস রিপোর্ট পাওয়া বা করণীয় কাজের মালিক পরিবর্তন করা।
|
| সাক্ষাতের ব্যবস্থা করুন |
গুগল মিট চালু থাকলে, আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীরা ভিডিও মিটিং তৈরি করতে এবং তাতে যোগদান করতে পারবেন।
|
| ক্যালেন্ডার সেট আপ করুন |
| ব্যবহারকারীদের আসন্ন মিটিংগুলো দেখতে দেওয়ার জন্য, গুগল ক্যালেন্ডার চালু করুন। ক্যালেন্ডার বন্ধ থাকলে, আসন্ন মিটিংগুলো দেখা যাবে না, কিন্তু ব্যবহারকারীরা মিটিং তৈরি করতে এবং যোগদান করতে পারবেন। বিস্তারিত জানতে, ‘ব্যবহারকারীদের জন্য ক্যালেন্ডার চালু বা বন্ধ করুন’ অংশে যান। |
| ড্রাইভ ও ডক্স সেট আপ করুন |
| আপনার ব্যবহারকারীদের তাদের অ্যাকাউন্ট থেকে ফাইল সংরক্ষণ ও শেয়ার করতে এবং Gmail-এর চ্যাট স্পেসে ফাইল আপলোড করার সুযোগ দিতে, Google Drive এবং Docs চালু করুন। যেসব ব্যবহারকারীর Drive এবং Docs বন্ধ করা আছে, তারা চ্যাট স্পেসে শেয়ার করা ফাইল দেখতে বা সম্পাদনা করতে পারবেন না। বিস্তারিত জানতে, ব্যবহারকারীদের জন্য Drive চালু বা বন্ধ করুন (Turn Drive on or off for users) অংশে যান। |
| কাজগুলো সেট আপ করুন |
| Google Tasks ব্যবহার করতে হলে, আপনাকে এটি শুধু কিছু ব্যবহারকারীর জন্য নয়, বরং আপনার পুরো প্রতিষ্ঠানের জন্যই চালু করতে হবে। বিস্তারিত জানতে, ‘ব্যবহারকারীদের জন্য টাস্ক চালু বা বন্ধ করুন’ অংশে যান। |
নিরাপত্তা ও ডেটা সংরক্ষণের বিবেচ্য বিষয়সমূহ
আপনার ব্যবহারকারীদের জন্য নতুন জিমেইল অভিজ্ঞতা চালু করার আগে, এই নিরাপত্তা ও তথ্য সংরক্ষণ সংক্রান্ত বিষয়গুলো পর্যালোচনা করুন।
- বহিরাগতদের সাথে চ্যাট করুন — আপনার ব্যবহারকারীরা আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেদের সাথে কীভাবে চ্যাট করবে, তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, ‘বহিরাগত চ্যাট এবং স্পেস চ্যাট বিকল্পগুলি নিয়ন্ত্রণ করুন ’ অংশে যান।
- বহিরাগতদের অন্তর্ভুক্ত করে এমন রুম তৈরি করুন এবং যোগদান করুন —আপনার ব্যবহারকারীদের আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকদের অন্তর্ভুক্ত করে এমন রুম তৈরি করতে এবং যোগদান করার সুযোগ দিতে, ‘বাহ্যিক স্পেস চালু বা বন্ধ করুন’ অংশের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
- ডেটা সংরক্ষণ — আপনার প্রতিষ্ঠানের ডেটা সংরক্ষণের প্রয়োজনীয়তা থাকলে, প্রতিষ্ঠানের সকলের জন্য চ্যাট হিস্ট্রি চালু রাখুন। ডিফল্টরূপে, থ্রেডেড রুম, ওয়ান-অন-ওয়ান চ্যাট এবং রুমের বাইরের গ্রুপ কথোপকথনের জন্য চ্যাট হিস্ট্রি চালু থাকে। বিস্তারিত জানতে, আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য চ্যাট হিস্ট্রি অপশন সেট করুন (Set chat history options for your organization ) দেখুন।
- ভল্ট —যদি আপনার সংস্থা গুগল ভল্ট ব্যবহার করে, তবে আপনার সংস্থার ডেটা গভর্নেন্স নীতিগুলি বোঝার জন্য আপনার আইনি দলের সাথে কথা বলুন। যখন চ্যাট হিস্ট্রি বন্ধ থাকে, তখন চ্যাট বার্তাগুলি আপনার সংরক্ষণ, অনুসন্ধান বা রপ্তানির জন্য ভল্টে পাঠানো হয় না।
আপনার ব্যবহারকারীদের প্রশিক্ষণ দিন
ব্যবহারকারীদের ইন্টিগ্রেটেড জিমেইল ব্যবহার শুরু করতে সাহায্য করার জন্য, তাদেরকে জিমেইল ট্রেনিং এবং হেল্প সেকশনে যেতে বলুন।