एडमिन के तौर पर, आपके पास Gmail के इंटिग्रेटेड वर्शन को सेट अप करने का विकल्प होता है. इससे आपके संगठन के लोग, कम्यूनिकेशन के सभी तरीके—ईमेल, चैट, और वीडियो मीटिंग—एक ही जगह से ऐक्सेस कर सकते हैं. यह जगह Gmail है.
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एडमिन के लिए, Gmail के इंटिग्रेटेड वर्शन का 'आसानी से सीखें' वीडियो
Gmail के इंटिग्रेटेड वर्शन की मदद से, ये काम किए जा सकते हैं...
- चैट के मैसेज के साथ-साथ दस्तावेज़ों पर सहयोग करना—दस्तावेज़ों को तुरंत ऐक्सेस करने के लिए, उन्हें चैट से खोलना.
- ज़रूरी कामों को प्राथमिकता देना और उन पर बने रहना—सूचनाओं को कंट्रोल करना, ताकि आपको सिर्फ़ ज़रूरी लोगों और मैसेज की सूचनाएं मिलें.
- शेयर की गई टास्क की सूची बनाना—स्पेसेज़ में मिलकर काम करना.
- एक साथ कई काम करना—किसी सहकर्मी से चैट करते समय, उसी स्क्रीन पर Gmail का कोई मैसेज देखना या वीडियो मीटिंग के दौरान नोट लेना और ऐक्शन आइटम असाइन करना.
Gmail का इंटिग्रेटेड वर्शन सेट अप करना
अपने संगठन के लोगों को Gmail के इंटिग्रेटेड वर्शन का पूरा अनुभव देने के लिए, Google Admin console में इन सेवाओं को सेट अप करें. इसके लिए, इस पेज पर दिया गया तरीका अपनाएं..
| Chat सेट अप करना |
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आपके संगठन के लोग, ग्रुप में या एक-दूसरे से बातचीत कर सकते हैं. साथ ही, वे स्पेसेज़ में एक ही समय पर कई बातचीत कर सकते हैं. आपके उपयोगकर्ता, Google Chat में मौजूद ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल करके, सामान्य कार्रवाइयां कर सकते हैं. जैसे, टास्क मैनेज करना, स्टेटस रिपोर्ट पाना या टू-डू आइटम के मालिकों को बदलना.
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| Meet सेट अप करना |
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Google Meet चालू होने पर, आपके संगठन के लोग वीडियो मीटिंग बना सकते हैं और उनमें शामिल हो सकते हैं.
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| Calendar सेट अप करना |
| उपयोगकर्ताओं को आने वाली मीटिंग दिखाने के लिए, Google Calendar चालू करें. अगर Calendar बंद है, तो आने वाली मीटिंग नहीं दिखेंगी. हालांकि, उपयोगकर्ता अब भी मीटिंग बना सकते हैं और उनमें शामिल हो सकते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए Calendar चालू या बंद करना लेख पढ़ें. |
| Drive और Docs सेट अप करना |
| अपने उपयोगकर्ताओं को Gmail में चैट स्पेसेज़ में फ़ाइलें अपलोड करने और अपने खाते से फ़ाइलें सेव और शेयर करने की अनुमति देने के लिए, Google Drive और Docs चालू करें. जिन उपयोगकर्ताओं के लिए Drive और Docs बंद हैं वे चैट स्पेसेज़ में शेयर की गई फ़ाइलें नहीं देख सकते या उनमें बदलाव नहीं कर सकते. ज़्यादा जानकारी के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए Drive चालू या बंद करना लेख पढ़ें. |
| Tasks सेट अप करना |
| Google Tasks का इस्तेमाल करने के लिए, आपको इसे अपने पूरे संगठन के लिए चालू करना होगा. इसे सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए चालू नहीं किया जा सकता. ज़्यादा जानकारी के लिए, Tasks को उपयोगकर्ताओं के लिए चालू या बंद करना लेख पढ़ें. |
सुरक्षा और निजी डेटा के रखरखाव से जुड़ी ज़रूरी बातें
अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, Gmail का नया वर्शन लॉन्च करने से पहले, सुरक्षा और निजी डेटा के रखरखाव से जुड़ी इन ज़रूरी बातों की समीक्षा करें.
- संगठन से बाहर के लोगों के साथ चैट करना—आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि आपके उपयोगकर्ता, संगठन से बाहर के लोगों के साथ कैसे चैट करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, Chat और स्पेसेज़ में चैट करने के विकल्पों को कंट्रोल करना लेख पढ़ें.
- ऐसे चैट रूम बनाना और उनमें शामिल होना जिनमें संगठन से बाहर के लोग भी शामिल हों—अपने उपयोगकर्ताओं को ऐसे चैट रूम बनाने और उनमें शामिल होने की अनुमति देने के लिए, जिनमें संगठन से बाहर के लोग भी शामिल हों, संगठन से बाहर के लोगों के लिए स्पेसेज़ की सुविधा चालू या बंद करना में दिया गया तरीका अपनाएं.
- निजी डेटा का रखरखाव—अगर आपके संगठन के लिए डेटा स्टोरेज की ज़रूरत है, तो अपने संगठन के सभी लोगों के लिए चैट के इतिहास की सुविधा चालू रखें. डिफ़ॉल्ट रूप से, थ्रेड वाले चैट रूम, एक-दूसरे से की गई चैट, और चैट रूम से बाहर ग्रुप में की गई बातचीत के लिए, चैट के इतिहास की सुविधा चालू होती है. ज़्यादा जानकारी के लिए, अपने संगठन के लिए चैट के इतिहास के विकल्प सेट करना लेख पढ़ें.
- Vault—अगर आपका संगठन Google Vault का इस्तेमाल करता है, तो अपने संगठन की डेटा गवर्नेंस नीतियों को समझने के लिए, अपनी कानूनी टीम से संपर्क करें. चैट के इतिहास की सुविधा बंद होने पर, चैट के मैसेज Vault में नहीं भेजे जाते. इसलिए, उन्हें सेव, खोज या एक्सपोर्ट नहीं किया जा सकता.
अपने उपयोगकर्ताओं को ट्रेनिंग देना
उपयोगकर्ताओं को Gmail के इंटिग्रेटेड वर्शन का इस्तेमाल शुरू करने में मदद करने के लिए, उन्हें Gmail की ट्रेनिंग और सहायता पर जाने के लिए कहें.