প্রশাসক হিসেবে, আপনি আপনার ব্যবহারকারীদের জিমেইলে অফলাইনে কাজ করার সুবিধা দিতে পারেন। এর ফলে, যখন ইন্টারনেট সংযোগ পাওয়া যাবে না, তখনও আপনি এবং আপনার ব্যবহারকারীরা ইমেল বার্তা পড়তে, লিখতে, অনুসন্ধান করতে, মুছে ফেলতে এবং লেবেল করতে পারবেন। পরে, সংযোগ ফিরে এলে, জিমেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার আউটবক্সের বার্তাগুলো আপডেট করে পাঠিয়ে দেয় এবং যেকোনো নতুন বার্তা আপনার ইনবক্সে ডাউনলোড করে নেয়।
ডিফল্টরূপে, জিমেইল অ্যাটাচমেন্টসহ গত ৩০ দিনের মেইল সংরক্ষণ করে। স্প্যাম এবং ট্র্যাশ মেইল সংরক্ষণ করা হয় না।
প্রয়োজনীয়তা
গুগল ওয়ার্কস্পেসের জন্য জিমেইলে অফলাইনে কাজ করতে:
- আপনার ক্রোম ব্রাউজারের সর্বশেষ সংস্করণ, অর্থাৎ সংস্করণ ৬১ বা তার পরবর্তী সংস্করণ প্রয়োজন। জিমেইল ওয়েব অফলাইন, জিমেইল অফলাইন ক্রোম অ্যাপটিকে প্রতিস্থাপন করে।
- আপনার ব্রাউজারে জিমেইল অবশ্যই একটিমাত্র ট্যাবে খোলা থাকতে হবে।
- অ্যাডমিনকে অবশ্যই তার অ্যাডমিন কনসোলে অফলাইন জিমেইল চালু করতে হবে (নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন)।
ধাপ ১: ব্যবহারকারীদের জন্য অফলাইন জিমেইল অ্যাক্সেস সক্ষম করুন
ব্যবহারকারীরা তাদের জিমেইল সেটিংসে অফলাইন চালু করার আগে, একজন অ্যাডমিনকে অবশ্যই অ্যাডমিন কনসোলে অফলাইন সুবিধাটি চালু করতে হবে।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল ব্যবহারকারীর সেটিংস ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- জিমেইল ওয়েব অফলাইনে স্ক্রোল করুন।
- ‘Enable Gmail web offline’ বক্সটি চেক করুন।
- (ঐচ্ছিক) যদি আপনি চান যে ব্যবহারকারীরা তাদের গুগল অ্যাকাউন্ট থেকে সাইন আউট করার সাথে সাথে তাদের অফলাইন কন্টেন্ট মুছে যাক, তাহলে ‘ Force deletion of offline data on log out of Google account’ বক্সটি চেক করুন। এটি ব্যবহারকারীদের তাদের স্থানীয় ডিভাইসে কন্টেন্ট সংরক্ষণ করা থেকে বিরত রাখে।
- সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।
ধাপ ২: ব্যবহারকারীদের জিমেইল অফলাইনে চালু করতে বলুন
যেসব ব্যবহারকারী অফলাইনে কাজ করতে চান, তাদের নিজেদের জিমেইল সেটিংসে আলাদাভাবে অফলাইন মোড চালু করতে হবে।
- আপনার ইনবক্স থেকে, সেটিংস বেছে নিন সেটিংস ।
- অফলাইন ট্যাবে ক্লিক করুন।
- ‘Enable offline mail’ বক্সটি চেক করুন।
সিকিউরিটি (Security) এর অধীনে, আপনি আপনার গুগল অ্যাকাউন্ট থেকে সাইন আউট করার সময় অফলাইন কন্টেন্ট কীভাবে পরিচালনা করা হবে তা নির্দেশ করতে নিম্নলিখিত বিকল্পগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করুন। (যদি আপনার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর সমস্ত ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট থেকে সাইন আউট করার সময় তাদের অফলাইন কন্টেন্ট মুছে ফেলার বিকল্পটি সেট করে থাকেন, তবে এই বিকল্পটি স্বতন্ত্র ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ নয়।)
- আমার কম্পিউটারে অফলাইন ডেটা রাখুন । আপনার গুগল অ্যাকাউন্ট থেকে সাইন আউট করলে বা পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করলে আপনার ডিভাইসে সংরক্ষিত ডেটা মুছে যাবে না। আপনার ডিভাইস থেকে অ্যাকাউন্টের ডেটা মুছে ফেলতে অফলাইন মেইল নিষ্ক্রিয় করুন এবং পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন।
আমার কম্পিউটার থেকে অফলাইন ডেটা মুছে ফেলুন । Google.com মেইলে পুনরায় সাইন ইন করার সময় ডেটা আপনার কম্পিউটারে পুনরায় সিঙ্ক করতে হবে। মেইলবক্সটি পুনরায় সিঙ্ক হতে কয়েক ঘন্টা সময় লাগতে পারে।
দ্রষ্টব্য : যদি কোনো অ্যাডমিন ব্যবহারকারীরা অ্যাকাউন্ট থেকে সাইন আউট করলে অফলাইন কন্টেন্ট মুছে ফেলার অপশনটি চালু করে দেন, তাহলে ব্যবহারকারীরা জিমেইল সেটিংসে এটি পরিবর্তন করতে পারবেন না।
পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন -এ ক্লিক করুন।
অফলাইনে জিমেইল খুলুন
আপনি নিম্নলিখিত উপায়ে ক্রোম থেকে অফলাইনে জিমেইল খুলতে পারেন:
- আপনার ইনবক্সের জন্য একটি বুকমার্ক তৈরি করুন, এবং তারপর অফলাইনে থাকাকালীন জিমেইল খোলার জন্য সেই বুকমার্কটি ব্যবহার করুন।
- যখন আপনার ইন্টারনেট সংযোগ থাকবে না, তখন একটি ক্রোম ব্রাউজার উইন্ডো খুলুন এবং mail.google.com টাইপ করুন।
অফলাইন পছন্দ সেট করুন
ডিফল্টরূপে, জিমেইল অফলাইন আপনার ডিভাইসে গত ৩০ দিনের ইমেল এবং অ্যাটাচমেন্ট সংরক্ষণ করে, এবং ক্রোম জিমেইলকে অফলাইন কন্টেন্টের জন্য আপনার হার্ড ড্রাইভের উপলব্ধ স্থানের ৬০% পর্যন্ত ব্যবহার করার অনুমতি দেয়। আপনার অফলাইন কন্টেন্টের ব্যবহৃত স্টোরেজ স্পেসের পরিমাণ কমাতে, সিঙ্ক সেটিংসে থাকা ‘ডাউনলোড অ্যাটাচমেন্টস’ বক্স থেকে টিক চিহ্ন তুলে দিন অথবা সংরক্ষণের সময়কাল কমিয়ে ৭ দিন করুন।
- জিমেইলে, সেটিংস- এ ক্লিক করুন। সেটিংস ।
- অফলাইন ট্যাবে ক্লিক করুন।
- সিঙ্ক সেটিংসে একটি মান বেছে নিন। মানগুলো হলো ৭, ৩০ এবং ৯০ দিন।
- (ঐচ্ছিক) ‘Download attachments’ বক্স থেকে টিক চিহ্ন তুলে দিন।
- পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন -এ ক্লিক করুন।
সাধারণ সমস্যাগুলির সমাধান করুন
অফলাইনে জিমেইলে কাজ করার সময় আপনি যে সাধারণ সমস্যাগুলোর সম্মুখীন হতে পারেন, সেগুলো নোট করে নিন।
অফলাইন কার্যকারিতা কাজ করা বন্ধ করে দেয়
- যদি কোনো অ্যাডমিন কোনো ডোমেইনের জন্য জিমেইল অফলাইন নিষ্ক্রিয় করে দেন, তাহলে তা স্বতন্ত্র ব্যবহারকারীদের জন্য অনুপলব্ধ হয়ে যায়, এমনকি যদি তারা তাদের জিমেইল সেটিংসে এটি সক্রিয় করেও থাকেন।
- জিমেইল অফলাইন পরিষেবা শুধুমাত্র তখনই কাজ করে যখন জিমেইল একটি ট্যাবে খোলা থাকে। আপনার ব্রাউজার ট্যাবগুলো পরীক্ষা করুন এবং জিমেইল চালু থাকা অন্য যেকোনো ট্যাব বন্ধ করুন।
জিমেইল খুলছে না বা অপ্রত্যাশিতভাবে বন্ধ হয়ে যাচ্ছে
যদি Gmail লোড না হয় বা কাজ করা বন্ধ করে দেয়, তাহলে আপনার ব্রাউজিং হিস্ট্রি মুছে ফেলার চেষ্টা করুন:
- আপনার ক্রোম ব্রাউজার থেকে, আরও সরঞ্জাম নির্বাচন করুন ব্রাউজিং ডেটা মুছে ফেলুন।
- ব্রাউজিং হিস্ট্রি বক্সটি চেক করুন এবং ক্লিয়ার ডেটা-তে ক্লিক করুন।
জিমেইল অফলাইন, স্টোরেজ স্পেস শেষ হয়ে গেছে।
আপনার মেইলে যদি প্রচুর সংখ্যক অ্যাটাচমেন্ট থাকে, তাহলে সিঙ্ক সেটিংসে থাকা ‘ডাউনলোড অ্যাটাচমেন্টস’ বক্স থেকে টিক চিহ্ন তুলে দিন এবং স্টোরেজের মেয়াদ কমিয়ে ৭ দিন করুন (উপরের ১ থেকে ৫ নম্বর ধাপগুলো দেখুন)।