Là quản trị viên, bạn có thể cho phép người dùng làm việc trong Gmail ngoại tuyến. Bằng cách đó, khi không có quyền truy cập Internet, bạn và người dùng vẫn có thể đọc, viết, tìm kiếm, xoá và gắn nhãn thư. Sau đó, khi có kết nối, Gmail sẽ tự động cập nhật và gửi thư trong hộp thư đi, đồng thời tải mọi thư mới xuống Hộp thư đến.
Theo mặc định, Gmail lưu trữ thư trong 30 ngày gần nhất, bao gồm cả tệp đính kèm. Thư rác và thư trong thùng rác không được lưu trữ.
Yêu cầu
Để làm việc ngoại tuyến trong Gmail cho Google Workspace:
- Bạn cần có phiên bản mới nhất của trình duyệt Chrome, phiên bản 61 trở lên. Gmail dành cho web ở chế độ ngoại tuyến sẽ thay thế ứng dụng Gmail ngoại tuyến của Chrome.
- Gmail phải được mở trong một thẻ duy nhất trong trình duyệt.
- Quản trị viên phải bật tính năng Gmail ngoại tuyến trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên (các bước bên dưới).
Bước 1: Bật quyền truy cập Gmail ngoại tuyến cho người dùng
Trước khi người dùng có thể bật tính năng Gmail ngoại tuyến trong phần cài đặt Gmail, quản trị viên phải bật các tính năng ngoại tuyến trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Ứng dụng
Google Workspace
Gmail
Cài đặt người dùng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- Kéo đến Gmail dành cho web ở chế độ ngoại tuyến.
- Đánh dấu vào ô Bật Gmail dành cho web ở chế độ ngoại tuyến.
- (Không bắt buộc) Nếu bạn muốn xoá nội dung ngoại tuyến cho tất cả người dùng khi họ đăng xuất khỏi Tài khoản Google, hãy đánh dấu vào ô Buộc phải xoá dữ liệu ngoại tuyến khi đăng xuất khỏi Tài khoản Google. Điều này giúp người dùng không lưu giữ nội dung trên thiết bị cục bộ của họ.
- Nhấp vào Lưu.
Bước 2: Yêu cầu người dùng bật tính năng Gmail ngoại tuyến
Những người dùng muốn làm việc ngoại tuyến cần bật tính năng Gmail ngoại tuyến riêng lẻ trong phần cài đặt Gmail.
- Trong hộp thư đến, hãy chọn Cài đặt Cài đặt.
- Nhấp vào thẻ Ngoại tuyến.
- Đánh dấu vào ô Bật thư ngoại tuyến.
Trong phần Bảo mật, hãy chọn một trong những lựa chọn sau để cho biết cách xử lý nội dung ngoại tuyến khi bạn đăng xuất khỏi Tài khoản Google. (Nếu quản trị viên đặt lựa chọn xoá nội dung ngoại tuyến cho tất cả người dùng khi họ đăng xuất khỏi tài khoản, thì người dùng cá nhân sẽ không có lựa chọn này.)
- Giữ lại dữ liệu ngoại tuyến trên máy tính của tôi. Dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị của bạn sẽ không bị xoá khi bạn đăng xuất khỏi Tài khoản Google hoặc khi bạn thay đổi mật khẩu. Để xoá dữ liệu tài khoản khỏi thiết bị, hãy tắt tính năng thư ngoại tuyến và lưu các thay đổi.
Xoá dữ liệu ngoại tuyến khỏi máy tính của tôi. Bạn sẽ cần đồng bộ hoá lại dữ liệu với máy tính khi đăng nhập lại vào Gmail trên Google.com. Có thể mất vài giờ để đồng bộ hoá lại hộp thư.
Lưu ý: Nếu quản trị viên bật lựa chọn xoá nội dung ngoại tuyến khi người dùng đăng xuất khỏi tài khoản, thì người dùng sẽ không có lựa chọn thay đổi chế độ cài đặt này trong Gmail.
Nhấp vào Lưu thay đổi.
Mở Gmail ngoại tuyến
Bạn có thể mở Gmail ngoại tuyến từ Chrome theo những cách sau:
- Tạo dấu trang cho hộp thư đến, sau đó sử dụng dấu trang đó để mở Gmail khi bạn ngoại tuyến.
- Khi không có kết nối Internet, hãy mở một cửa sổ trình duyệt Chrome rồi nhập mail.google.com.
Đặt lựa chọn ưu tiên ngoại tuyến
Theo mặc định, Gmail ngoại tuyến lưu trữ email và tệp đính kèm trong 30 ngày gần nhất trên thiết bị cục bộ của bạn và Chrome cho phép Gmail sử dụng tối đa 60% dung lượng ổ cứng có sẵn cho nội dung ngoại tuyến. Để giảm dung lượng lưu trữ mà nội dung ngoại tuyến sử dụng, hãy bỏ đánh dấu vào hộp Tải tệp đính kèm xuống trong phần Cài đặt đồng bộ hoá hoặc giảm thời gian lưu trữ xuống 7 ngày.
- Trong Gmail, hãy nhấp vào Cài đặt Cài đặt.
- Nhấp vào thẻ Ngoại tuyến.
- Chọn một giá trị trong phần Cài đặt đồng bộ hoá. Các giá trị là 7, 30 và 90 ngày.
- (Không bắt buộc) Bỏ đánh dấu vào hộp Tải tệp đính kèm xuống.
- Nhấp vào Lưu thay đổi.
Khắc phục các vấn đề thường gặp
Hãy lưu ý những vấn đề thường gặp mà bạn có thể gặp phải khi làm việc trong Gmail ngoại tuyến.
Các tính năng ngoại tuyến ngừng hoạt động
- Nếu quản trị viên tắt tính năng Gmail ngoại tuyến cho một miền, thì tính năng này sẽ không dùng được cho người dùng cá nhân, ngay cả khi họ đã bật tính năng này trong phần cài đặt Gmail.
- Các dịch vụ Gmail ngoại tuyến chỉ hoạt động khi Gmail được mở trong một thẻ. Kiểm tra các thẻ trình duyệt và đóng mọi thẻ bổ sung đang chạy Gmail.
Gmail không mở được hoặc thoát đột ngột
Nếu Gmail không tải được hoặc ngừng hoạt động, hãy thử xoá nhật ký duyệt web:
- Trong trình duyệt Chrome, hãy chọn Công cụ khác Xoá dữ liệu duyệt web.
- Đánh dấu vào hộp Nhật ký duyệt web rồi nhấp vào Xoá dữ liệu.
Gmail ngoại tuyến đã hết dung lượng lưu trữ
Nếu thư của bạn chứa nhiều tệp đính kèm, hãy bỏ đánh dấu vào hộp Tải tệp đính kèm xuống trong phần Cài đặt đồng bộ hoá và giảm thời gian lưu trữ xuống 7 ngày (xem các bước từ 1 đến 5 ở trên).