इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: (Drive, Docs, और Chat) Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus. (सिर्फ़ Drive और Docs) Business Standard, Nonprofits, और G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें
इन सबसे सही तरीकों में, टारगेट ऑडियंस तय करने के तीन मुख्य चरणों के लिए निर्देश दिए गए हैं. साथ ही, इनमें सुझाव, सलाह, और उदाहरण भी शामिल हैं.
टारगेट ऑडियंस की खास जानकारी के लिए, टारगेट ऑडियंस के बारे में जानकारी देखें.
टारगेट ऑडियंस तय करते समय
- ऐसा नाम इस्तेमाल करें जिससे टारगेट ऑडियंस की सदस्यता के बारे में साफ़ तौर पर पता चले—नाम से यह भी पता चल सकता है कि ऑडियंस, संगठन की किस इकाई या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप पर लागू होती है. उदाहरण के लिए, अगर आपको पूर्वी तट पर मौजूद अपनी सेल्स टीम के लिए ऑडियंस तय करनी है और वह टीम "सेल्स - पूर्वी तट" नाम की किसी संगठनात्मक इकाई में है, तो टारगेट ऑडियंस के लिए भी उसी नाम का इस्तेमाल किया जा सकता है.
- टारगेट ऑडियंस के मकसद के बारे में बताएं—जानकारी से उपयोगकर्ताओं को शेयर करने का सही लेवल चुनने में मदद मिलती है. कोई फ़ाइल या लिंक शेयर करते समय, ऑडियंस के नाम पर कर्सर ले जाने पर उपयोगकर्ताओं को जानकारी दिखती है.
टारगेट ऑडियंस तय करने के बारे में ज़्यादा जानें.
सदस्य जोड़ने और ग्रुप मैनेज करने के सबसे सही तरीके
सदस्यों के तौर पर, अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के बजाय ग्रुप जोड़ना
टारगेट ऑडियंस की मदद से, उपयोगकर्ता चुनिंदा लोगों के साथ आइटम शेयर कर सकते हैं. हालांकि, इसका मकसद आपके संगठन में ज़्यादा से ज़्यादा लोगों के साथ आइटम शेयर करने और सहयोग करने को बढ़ावा देना है. हमारा सुझाव है कि सदस्यों के तौर पर, अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के बजाय ग्रुप जोड़ें. जैसे, किसी विभाग या बड़ी टीम के लिए ग्रुप. टारगेट ऑडियंस के सदस्य के तौर पर, किसी भी तरह का ग्रुप जोड़ा जा सकता है. इनमें वे ग्रुप भी शामिल हैं जो Google Admin console में, एपीआई या किसी अन्य टूल की मदद से बनाए जाते हैं. साथ ही, वे ग्रुप भी शामिल हैं जो उपयोगकर्ता बनाते हैं और आपके संगठन के बाहर बनाए जाते हैं
एडमिन के अलावा अन्य लोगों के बनाए ग्रुप से, सुरक्षा और निजता पर पड़ने वाले असर के बारे में जानें
अगर एडमिन के अलावा अन्य लोगों के बनाए ग्रुप को टारगेट ऑडियंस के सदस्यों के तौर पर जोड़ा जाता है, तो उपयोगकर्ता के बनाए या बाहरी ग्रुप की सदस्यता किसी भी समय बदली जा सकती है. उदाहरण के लिए, अगर उपयोगकर्ताओं को अपने ग्रुप में बाहरी सदस्यों को जोड़ने की अनुमति दी जाती है, तो हो सकता है कि आपके संगठन के बाहर के लोगों को, टारगेट ऑडियंस के साथ शेयर की गई फ़ाइलों का ऐक्सेस मिल जाए. एडमिन के अलावा अन्य लोगों के बनाए ग्रुप को जोड़ने से पहले, यह देखें कि इससे आपके संगठन के डेटा की सुरक्षा या निजता पर असर पड़ सकता है या नहीं.
टारगेट ऑडियंस के सदस्यों को जोड़ने या हटाने के बारे में ज़्यादा जानें.
ग्रुप की सदस्यता अपने-आप अपडेट करना
अगर आपके Google Workspace वर्शन में डाइनैमिक ग्रुप शामिल हैं, तो उनका इस्तेमाल करके उपयोगकर्ताओं को अपने-आप मैनेज किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, जब उपयोगकर्ता आपके संगठन में शामिल होते हैं, एक से दूसरी जगह जाते हैं या छोड़ते हैं, तो ग्रुप की सदस्यता अपने-आप अपडेट की जा सकती है. डाइनैमिक ग्रुप, Admin console या Cloud Identity API की मदद से बनाए जा सकते हैं. इनकी मदद से, ग्रुप की सदस्यता को मैन्युअल तरीके से मैनेज करने में लगने वाला समय कम किया जा सकता है. डाइनैमिक ग्रुप के बारे में ज़्यादा जानें.
ग्रुप को सुरक्षित रखना
इंटरनल ग्रुप को सुरक्षा से जुड़े ग्रुप में बदला जा सकता है. इससे, अनुमति और ऐक्सेस कंट्रोल के लिए ग्रुप को रेगुलेट, ऑडिट, और मॉनिटर किया जा सकता है. सुरक्षा से जुड़े ग्रुप, Cloud Identity Groups API की मदद से बनाए जा सकते हैं. सुरक्षा से जुड़े ग्रुप के बारे में ज़्यादा जानें.
ग्रुप को आसानी से मैनेज और सिंक करना
ग्रुप बनाने या अन्य टूल की मदद से बनाए गए ग्रुप को मैनेज करने के लिए, Admin SDK Groups API का इस्तेमाल करें. Microsoft Active Directory या LDAP सर्वर में बनाए गए ग्रुप को Google Workspace के साथ सिंक करने के लिए, Google Cloud डायरेक्ट्री सिंक (जीसीडीएस) का भी इस्तेमाल किया जा सकता है. इसके बाद, सिंक किए गए इन ग्रुप का इस्तेमाल, टारगेट ऑडियंस में "बिना किसी बदलाव के" करें. Admin SDK Groups API और जीसीडीएस के बारे में ज़्यादा जानें.
टारगेट ऑडियंस तय करने के सबसे सही तरीके
Drive और Docs की किसी नीति में, ज़्यादा से ज़्यादा पांच टारगेट ऑडियंस तय की जा सकती हैं. वह टारगेट ऑडियंस तय करें जिसका इस्तेमाल उपयोगकर्ता अक्सर करें. इसे प्राइमरी ऑडियंस कहा जाता है. यह लिंक शेयर करने का डिफ़ॉल्ट विकल्प होता है, जो उपयोगकर्ता के लिंक शेयर करने के विकल्प खोलने पर दिखता है.
डिफ़ॉल्ट रूप से, पहले से तय की गई ऑडियंस, प्राइमरी ऑडियंस होती है. इसमें आपके संगठन के सभी उपयोगकर्ता शामिल होते हैं. किसी ऑडियंस को उपयोगकर्ताओं के लिए डिफ़ॉल्ट विकल्प के तौर पर सेट करने के लिए, उसे ऑडियंस की सूची में सबसे ऊपर ले जाएं:
ज़्यादा जानकारी के लिए, Google की किसी सेवा के लिए टारगेट ऑडियंस तय करना लेख पढ़ें.
टारगेट ऑडियंस तय करने के सामान्य उदाहरण
लिंक शेयर करने की सुविधा सिर्फ़ कर्मचारियों के लिए सीमित करना
अगर आपके संगठन में कर्मचारी और वेंडर, दोनों हैं, तो टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल करके, कर्मचारियों के लिए वेंडर के साथ लिंक शेयर करने की सुविधा को सीमित किया जा सकता है:
- दो टारगेट ऑडियंस तय करें. उदाहरण के लिए, "सिर्फ़ कर्मचारी" और "कर्मचारी और वेंडर." पक्का करें कि आपने हर ऑडियंस के लिए साफ़ तौर पर जानकारी दी हो.
- "सिर्फ़ कर्मचारी" ऑडियंस में, सभी स्थायी कर्मचारियों को जोड़ें. डाइनैमिक ग्रुप (अगर आपके Google Workspace वर्शन में यह सुविधा शामिल है) बनाया जा सकता है या सभी कर्मचारियों वाले किसी मौजूदा ग्रुप का इस्तेमाल किया जा सकता है.
- "कर्मचारी और वेंडर" ऑडियंस में, अपने संगठन के सभी उपयोगकर्ताओं को जोड़ें. अपने संगठन के सभी सदस्यों वाला ग्रुप बनाया जा सकता है और उसे टारगेट ऑडियंस में जोड़ा जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, अपने सभी उपयोगकर्ताओं को किसी ग्रुप में जोड़ना लेख पढ़ें.
- टारगेट ऑडियंस के लिए, Google Drive और Docs की शेयर करने की नीति तय करें. नीति को सभी उपयोगकर्ताओं या किसी खास संगठन इकाई या कॉन्फ़िगरेशन समूह पर लागू किया जा सकता है. पक्का करें कि आपने "सिर्फ़ कर्मचारी" ऑडियंस को डिफ़ॉल्ट ऑडियंस के तौर पर सेट किया हो. इसके लिए, उसे खींचकर प्राइमरी जगह पर ले जाएं.
अब कर्मचारी, वेंडर के साथ आइटम शेयर करने से आसानी से बच सकते हैं. अगर ज़रूरत हो, तो उपयोगकर्ता अब भी चुनिंदा वेंडर उपयोगकर्ताओं के साथ आइटम शेयर कर सकते हैं.
एक से ज़्यादा Google Workspace खातों के लिए टारगेट ऑडियंस तय करना
अगर आपके संगठन की कई नियंत्रण वाली कंपनियां हैं और हर कंपनी का अपना Google Workspace खाता है, तो टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल करके, उपयोगकर्ताओं को अपनी फ़ाइलें नियंत्रण वाली कंपनियों के साथ शेयर करने का सुझाव दिया जा सकता है. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपको अपने मानव संसाधन विभाग के दस्तावेज़, नियंत्रण वाली सभी कंपनियों के साथ शेयर करने हों. यहां इसका तरीका बताया गया है:
- नियंत्रण वाली हर कंपनी के Google Workspace खाते के लिए, सभी उपयोगकर्ताओं वाला ग्रुप बनाएं. सामान्य एडमिन ग्रुप या डाइनैमिक ग्रुप (अगर आपके Google Workspace वर्शन में यह सुविधा उपलब्ध है) बनाया जा सकता है. इसके अलावा, ग्रुप बनाने के लिए अपने मौजूदा टूल का इस्तेमाल करें.
- मुख्य संगठन के Google Workspace खाते में, टारगेट ऑडियंस तय करें और उसे कोई नाम दें. उदाहरण के लिए, "नियंत्रण वाली सभी कंपनियों के कर्मचारी." इसके बाद, पहले चरण में बनाए गए ग्रुप को इस ऑडियंस के सदस्यों के तौर पर जोड़ें.
- "मानव संसाधन टीम" टारगेट ऑडियंस के लिए, Drive और Docs की शेयर करने की नीति तय करें. नीति को, मानव संसाधन विभाग की संगठनात्मक इकाई या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप पर लागू किया जा सकता है. इसके अलावा, "सिर्फ़ कर्मचारी" ऑडियंस को डिफ़ॉल्ट ऑडियंस के तौर पर सेट करने के लिए, उसे खींचकर प्राइमरी जगह पर ले जाएं.
लिंक शेयर करने के ज़्यादा से ज़्यादा विकल्प सुझाना
गलती से जानकारी शेयर होने से रोकने के लिए, लिंक शेयर करने के विकल्प बनाए जा सकते हैं. इससे आपके उपयोगकर्ता, लिंक शेयर करने के लिए सीमित से लेकर ज़्यादा विकल्प चुन सकते हैं.
उदाहरण के लिए, मान लें कि आपकी कंपनी की कई कारोबारी इकाइयां हैं. हर कारोबारी इकाई, अलग-अलग प्रॉडक्ट पर काम करती है. साथ ही, हर प्रॉडक्ट पर कई टीमें काम करती हैं. हर टीम के सदस्य, आपस में और कुछ प्रॉडक्ट पर अन्य टीमों के साथ मिलकर काम करते हैं. कभी-कभी, किसी टीम को अन्य सभी कारोबारी इकाइयों या टीमों के साथ मिलकर काम करना पड़ता है. जैसे, एक्ज़ेक्यूटिव की समीक्षाओं और सालाना प्लानिंग के लिए. आखिर में, कभी-कभी किसी टीम के सदस्य को पूरी कंपनी के साथ जानकारी शेयर करनी पड़ती है.
उपयोगकर्ताओं को ज़रूरत से ज़्यादा आइटम शेयर करने से रोकने के लिए, Drive की नीति में प्राथमिकता के क्रम में, एक टीम के लिए ये टारगेट ऑडियंस सेट अप करें:
- टीम एबीसी (प्राइमरी)
इसमें टीम के सभी उपयोगकर्ता शामिल हैं
- प्रॉडक्ट एरिया
प्रॉडक्ट एरिया के तहत सभी टीमों के उपयोगकर्ता (टीम एबीसी के उपयोगकर्ता शामिल)
- कारोबारी एरिया
कारोबारी एरिया के तहत सभी प्रॉडक्ट एरिया के उपयोगकर्ता
- पूरी कंपनी
कंपनी के सभी उपयोगकर्ता
अपने संगठन के क्रम के हिसाब से टारगेट ऑडियंस तय करना
संगठन की इकाइयों या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप के क्रम के हिसाब से, टारगेट ऑडियंस तय की जा सकती हैं और उनका सुझाव दिया जा सकता है. उदाहरण के लिए, अगर आपके संगठन ने क्रम को काम के हिसाब से और भौगोलिक आधार पर सेट अप किया है, तो यूके में अपने फ़ाइनेंस विभाग के लिए, Drive की नीति में प्राथमिकता के क्रम में टारगेट ऑडियंस कैसे सेट अप की जा सकती हैं, यह यहां बताया गया है:
- फ़ाइनेंस यूके
यूके में फ़ाइनेंस विभाग के उपयोगकर्ता
- फ़ाइनेंस ग्लोबल
ग्लोबल फ़ाइनेंस के उपयोगकर्ता (फ़ाइनेंस यूके के उपयोगकर्ता शामिल)
- पूरी कंपनी
कंपनी के सभी उपयोगकर्ता
एक से ज़्यादा सेकंडरी डोमेन के साथ आइटम शेयर करने के लिए, ज़्यादा से ज़्यादा विकल्प सुझाना
अगर आपके संगठन के Google Workspace खाते में एक से ज़्यादा सेकंडरी डोमेन शामिल हैं, तो टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल करके, उपयोगकर्ताओं को यह सुझाव दिया जा सकता है कि उन्हें अपने प्राइमरी डोमेन से अन्य डोमेन के साथ आइटम शेयर करने के लिए, ज़्यादा से ज़्यादा विकल्प चुनने चाहिए.
उदाहरण के लिए, मान लें कि आपकी कंपनी के सभी कर्मचारियों के खाते, प्राइमरी डोमेन में हैं. वहीं, सभी पार्टनर और वेंडर के खाते, सेकंडरी डोमेन में हैं. अगर कर्मचारी, पहले से तय की गई डिफ़ॉल्ट टारगेट ऑडियंस के साथ आइटम शेयर करते हैं, तो हो सकता है कि वे अपनी फ़ाइलें ज़रूरत से ज़्यादा शेयर कर रहे हों. इस ऑडियंस में, सभी डोमेन के सभी उपयोगकर्ता शामिल होते हैं. टारगेट ऑडियंस का इस्तेमाल करके, उपयोगकर्ताओं को सेकंडरी डोमेन के साथ आइटम शेयर करने की सुविधा को सीमित करने में मदद की जा सकती है. यहां इसका तरीका बताया गया है:
- टारगेट ऑडियंस तय करें. उदाहरण के लिए, "सिर्फ़ कर्मचारी." पक्का करें कि आपने साफ़ तौर पर जानकारी दी हो.
- "सिर्फ़ कर्मचारी" ऑडियंस में, अपने प्राइमरी डोमेन के सभी कर्मचारियों को जोड़ें. डाइनैमिक ग्रुप (अगर आपके Google Workspace वर्शन में यह सुविधा शामिल है) बनाया जा सकता है या सभी स्थायी कर्मचारियों वाला ग्रुप बनाने के लिए, अपने मौजूदा टूल का इस्तेमाल किया जा सकता है.
- टारगेट ऑडियंस के लिए, Drive और Docs की शेयर करने की नीति तय करें. नीति को, अपने प्राइमरी डोमेन के सभी कर्मचारियों पर लागू करें. पक्का करें कि आपने "सिर्फ़ कर्मचारी" ऑडियंस को डिफ़ॉल्ट ऑडियंस के तौर पर सेट किया हो. इसके लिए, उसे खींचकर प्राइमरी जगह पर ले जाएं. इस ऑडियंस को सेट करने से, पहले से तय की गई डिफ़ॉल्ट ऑडियंस, कर्मचारियों के शेयर करने के विकल्पों में सेकंडरी जगह पर चली जाएगी.
अब कर्मचारी, वेंडर के साथ आइटम शेयर करने से बच सकते हैं. अगर ज़रूरत हो, तो उपयोगकर्ता अब भी सभी डोमेन के सभी उपयोगकर्ताओं के साथ आइटम शेयर कर सकते हैं. पार्टनर और वेंडर उपयोगकर्ता, पूरी कंपनी के साथ आइटम शेयर करना जारी रख सकते हैं.
सभी सदस्यों के लिए स्पेस के लिए, टारगेट ऑडियंस तय करना
फ़िलहाल, Google Chat में सभी सदस्यों के लिए स्पेस, संगठन की सबसे ऊपरी इकाई में मौजूद होते हैं. इसलिए, संगठन के सभी स्पेस के लिए, टारगेट ऑडियंस की सिर्फ़ एक नीति तय की जा सकती है. संगठन के सभी उपयोगकर्ताओं के पास, स्पेस शेयर करते समय टारगेट ऑडियंस के एक ही विकल्प होते हैं. इसलिए, ऑडियंस का एक ऐसा सेट बनाया जा सकता है जो आपके संगठन के मुख्य क्षेत्रों को दिखाता हो. जैसे:
- मुख्य विभाग
- प्रॉडक्ट लाइन
- कार्यालय के स्थान
- नियंत्रण वाली कंपनियां
- कारोबारी मकसद. जैसे, सिर्फ़ इंटरनल ऐक्सेस और बाहरी मेहमानों का ऐक्सेस (पार्टनर, वेंडर वगैरह)
- सुपरवाइज़री लेवल. जैसे, मैनेजर और नॉन-मैनेजर
Google, Google Workspace, और इनसे जुड़े निशान और लोगो, Google LLC के ट्रेडमार्क हैं. अन्य सभी कंपनी और प्रॉडक्ट के नाम, उन कंपनियों के ट्रेडमार्क हैं जिनसे वे जुड़े हैं.