Best Practices für das Bereitstellen von Zielgruppen

Diese Funktion ist derzeit für die Dienste Google Drive und Google Docs sowie Google Chat verfügbar.

Unterstützte Versionen für diese Funktion: (Drive, Docs und Chat) Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard und Enterprise Plus, Education Standard und Education Plus, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus. (Nur Drive und Docs) Business Standard, Nonprofits, G Suite Business. Versionen vergleichen

In diesen Best Practices finden Sie Tipps, Empfehlungen und Beispiele als Ergänzung der Anleitung für die drei ersten Schritte, mit denen Sie eine Zielgruppe einrichten.

Weitere Informationen zu Zielgruppen finden Sie unter Informationen zu Zielgruppen.

Beim Erstellen einer Zielgruppe ist zu beachten

  • Wählen Sie einen Namen aus, der für die Mitglieder der Zielgruppe aussagekräftig ist: Anhand des Namens können Sie zum Beispiel auch deutlich machen, für welche Organisationseinheit oder Konfigurationsgruppe die Zielgruppe gilt. Wenn Sie beispielsweise eine Zielgruppe für das „Vertriebsteam Ost“ erstellen möchten und die Organisationseinheit dieses Teams denselben Namen hat, sollten Sie ihn auch für die Zielgruppe verwenden.
  • Beschreiben Sie den Zweck der Zielgruppe: So sehen Nutzer gleich, an welche Ebenen sie Inhalte freigeben können. Wenn Nutzer eine Datei oder einen Link freigeben, wird die Beschreibung angezeigt, wenn sie auf den Namen einer Zielgruppe zeigen.

Weitere Informationen zum Erstellen einer Zielgruppe.

Best Practices für das Hinzufügen von Mitgliedern und die Verwaltung von Gruppen

Gruppen statt Einzelpersonen als Mitglied hinzufügen

Zwar erleichtern Zielgruppen das Teilen mit bestimmten Personen, aber eigentlich sollen damit Freigaben und Zusammenarbeit in der Organisation verbessert werden. Wir empfehlen, Gruppen (etwa für eine Abteilung oder ein größeres Team) als Mitglieder und nicht als einzelne Nutzer hinzuzufügen. Sie haben die Möglichkeit, beliebige Gruppentypen als Mitglieder der Zielgruppe hinzuzufügen, zum Beispiel Gruppen, die Sie in der Admin-Konsole, mit APIs oder einem anderen Tool erstellt haben, Gruppen, die Nutzer erstellt haben und Gruppen, die außerhalb Ihrer Organisation erstellt wurden.

Auswirkungen von Nicht-Admin-Gruppen auf Sicherheit und Datenschutz

Wenn Sie Nicht-Admin-Gruppen als Mitglied einer Zielgruppe hinzufügen, kann sich die Mitgliedschaft in externen Gruppen oder solchen, die von Nutzern erstellt wurden, jederzeit ändern. Sollten Sie zum Beispiel Nutzern erlauben, ihren Gruppen externe Mitglieder hinzuzufügen, könnten auch Personen außerhalb Ihrer Organisation Zugriff auf Dateien haben, die mit der Zielgruppe geteilt werden. Bevor Sie eine Nicht-Admin-Gruppe hinzufügen, überlegen Sie, ob es Auswirkungen auf die Sicherheit oder den Schutz von Daten der Organisation gibt.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Mitglieder zu Zielgruppen hinzufügen oder daraus entfernen.

Gruppenmitgliedschaft automatisch aktualisieren

Wenn Ihre Google Workspace-Version dynamische Gruppen umfasst, können Sie sie verwenden, um Nutzer automatisch zu verwalten. Beispielsweise können Sie die Mitgliedschaft in Gruppen automatisch aktualisieren, wenn Nutzer einer Organisation beitreten, intern wechseln oder die Organisation verlassen. Mit dynamischen Gruppen, die in der Admin-Konsole oder mit der Cloud Identity API zur Verfügung stehen, brauchen Sie weniger Zeit für die manuelle Verwaltung von Gruppenmitgliedschaften.  Weitere Informationen zu dynamischen Gruppen

Gruppen schützen

Sie können eine interne Standardgruppe in eine Sicherheitsgruppe umwandeln. Danach können Sie die Gruppe im Hinblick auf Berechtigungen und Zugriffssteuerung ganz einfach regulieren, prüfen und beobachten. Sicherheitsgruppen sind über die Cloud Identity Groups API verfügbar. Weitere Informationen zu Sicherheitsgruppen.

Gruppen einfach verwalten und synchronisieren

Mit der Admin SDK Groups API können Sie Gruppen erstellen oder mit anderen Tools erstellte Gruppen verwalten. Sie können auch Google Cloud Directory Sync (GCDS) verwenden, um Gruppen, die Sie in Microsoft Active Directory oder auf einem LDAP-Server erstellen, mit Google Workspace zu synchronisieren. Danach lassen sich synchronisierte Gruppen einfach so in Zielgruppen verwenden. Weitere Informationen zur Admin SDK Groups API und zu GCDS

Best Practices für das Anwenden einer Zielgruppe

Sie können bis zu fünf Zielgruppen auf eine Richtlinie in Google Drive und Google Docs anwenden. Legen Sie die Zielgruppe fest, die Ihre Nutzer am häufigsten verwenden sollen. Das ist die primäre Zielgruppe, also die Standardoption für die Linkfreigabe, die angezeigt wird, wenn ein Nutzer seine Linkfreigabe-Optionen öffnet.

Standardmäßig ist dies eine vordefinierte Zielgruppe, die alle Nutzer in Ihrer Organisation umfasst. Wenn Sie eine Zielgruppe erstellen, wird sie zur Standardoption für Nutzer. Sie können sie dann an die erste Position in der Liste der Zielgruppen ziehen:

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Zielgruppen für einen Google-Dienst festlegen.

Häufige Bereitstellungsbeispiele

Wenn in Ihrer Organisation neben Mitarbeitern auch externe Anbieter arbeiten, können Sie es den Mitarbeitern mithilfe von Zielgruppen erleichtern, die Linkfreigabe an externe Anbieter einzuschränken:

  1. Erstellen Sie zwei Zielgruppen, z. B. „Nur Mitarbeiter“ und „Mitarbeiter und externe Anbieter“. Verfassen Sie auch eine eindeutige Beschreibung.
  2. Fügen Sie der Zielgruppe „Nur Mitarbeiter“ alle fest angestellten Mitarbeiter hinzu. Sie können eine dynamische Gruppe erstellen (falls in Ihrer Google Workspace-Version enthalten) oder eine vorhandene Gruppe verwenden, die alle Mitarbeiter enthält.
  3. Fügen Sie der Zielgruppe „Mitarbeiter und externe Anbieter“ alle Nutzer in Ihrer Organisation hinzu. Sie können eine Gruppe erstellen, in der alle Mitglieder Ihrer Organisation enthalten sind, und sie der Zielgruppe hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Alle Nutzer einer Gruppe hinzufügen.
  4. Erstellen Sie in Google Drive und Google Docs eine Freigaberichtlinie für Zielgruppen. Sie können die Richtlinie auf alle Nutzer oder auf eine bestimmte Organisationseinheit bzw. Konfigurationsgruppe anwenden. Legen Sie die Zielgruppe „Nur Mitarbeiter“ als Standardzielgruppe fest, indem Sie sie an die erste Position ziehen.

Jetzt ist es für Mitarbeiter einfacher, Elemente nicht mit externen Anbietern zu teilen. Bei Bedarf können Nutzer Elemente weiterhin für bestimmte externe Anbieter freigeben.

Zielgruppen über mehrere Google Workspace-Konten bereitstellen

Wenn Ihre Organisation mehrere Zweigstellen und jede davon ein eigenes Google Workspace-Konto hat, können Sie Zielgruppen verwenden, um Nutzern die Freigabe von Dateien über Zweigstellen hinweg zu empfehlen. Dann hat zum Beispiel die Personalabteilung die Möglichkeit, Dokumente mit allen Zweigstellen zu teilen. So gehts:

  1. Erstellen Sie für jedes Google Workspace-Konto einer Zweigstelle eine Gruppe, die alle Nutzer enthält. Sie können eine normale Administratorgruppe oder eine dynamische Gruppe erstellen (falls Ihre Google Workspace-Version diese unterstützt). Alternativ können Sie die Gruppe mit Ihren vorhandenen Tools erstellen.
  2. Erstellen Sie dann im Google Workspace-Konto der übergeordneten Organisation eine Zielgruppe und geben Sie ihr zum Beispiel den Namen „Alle Zweigstellenmitarbeiter“. Fügen Sie dann dieser Zielgruppe die in Schritt 1 erstellten Gruppen als Mitglieder hinzu.
  3. Erstellen Sie eine Freigaberichtlinie in Google Drive und Google Docs für die Zielgruppe „Personalabteilungsteam“. Sie können die Richtlinie auf die Organisationseinheit Personalabteilung oder die Konfigurationsgruppe Personalabteilung anwenden. Optional können Sie die Zielgruppe „Nur Mitarbeiter“ als Standardzielgruppe festlegen, indem Sie sie an die erste Position ziehen.

Um ein versehentliches Teilen von Informationen zu vermeiden, können Sie Optionen für die Linkfreigabe erstellen, mit denen Nutzer die Auswahl zwischen eng begrenzter und umfangreicher Linkfreigabe haben.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Unternehmen besteht aus mehreren Geschäftseinheiten. Jede Geschäftseinheit arbeitet an anderen Produkten und mehrere Teams arbeiten an jedem Produkt. Die Mitglieder der einzelnen Teams arbeiten eng zusammen und arbeiten auch mit anderen Teams an einigen Produkten. Gelegentlich muss ein Team auch über sämtliche Geschäftseinheiten oder Teams hinweg tätig werden, etwa bei Audits der Leitungsebene oder der Jahresplanung. Außerdem kann es vorkommen, dass ein Teammitglied Informationen mit dem gesamten Unternehmen teilen muss.

Die folgenden Zielgruppen gelten für ein Team in absteigender Prioritätsrangfolge Ihrer Drive-Richtlinie und tragen dazu bei, dass Informationen nicht an zu viele Personen freigegeben werden:

  1. Team ABC (primär)

    Umfasst alle Nutzer im Team

  2. Produktbereich

    Nutzer in allen Teams im Produktbereich (einschließlich Nutzer in Team ABC)

  3. Geschäftsbereich

    Nutzer in allen Produktbereichen des Geschäftsbereichs

  4. Unternehmen

    Alle Nutzer im Unternehmen

Zielgruppen gemäß Organisationshierarchie bereitstellen

Sie haben die Möglichkeit, Zielgruppen auf Basis der individuellen Hierarchie von Organisationseinheiten oder Konfigurationsgruppen in Ihrer Organisation zu erstellen und zu empfehlen. Wenn Ihre Organisation zum Beispiel eine Hierarchie nach Funktion und Geografie hat, könnten Sie folgende Zielgruppen für die Finanzabteilung in Deutschland in absteigender Prioritätsrangfolge der Drive-Richtlinie einrichten:

  1. Finanzabteilung Deutschland

    Nutzer in der Finanzabteilung in Deutschland

  2. Globale Finanzabteilung

    Nutzer in der globalen Finanzabteilung (einschließlich Nutzer in der Finanzabteilung Deutschland)

  3. Unternehmen

    Alle Nutzer im Unternehmen

Empfehlungen für den Umfang der Freigabe in mehreren sekundären Domains

Wenn das Google Workspace-Konto Ihrer Organisation mehrere sekundäre Domains umfasst, können Sie mithilfe von Zielgruppen Empfehlungen geben, in welchem Umfang Nutzer der primären Domain die Freigabe mit den anderen Domains verwenden sollten.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass alle Mitarbeiterkonten in Ihrem Unternehmen in der primären Domain sind und alle Konten von Partnern oder externen Anbietern in sekundären Domains. Wenn Mitarbeiter die Freigabe in Verbindung mit der vordefinierten Standardzielgruppe verwenden, die alle Nutzer in allen Domains umfasst, kann es sein, dass zu viele Personen Zugriff auf die Datei erhalten. Mithilfe von Zielgruppen haben Sie die Möglichkeit, die Freigabe an sekundäre Domains einzuschränken. So gehts:

  1. Erstellen Sie eine Zielgruppe, z. B. „Nur Mitarbeiter“. Verfassen Sie auch eine eindeutige Beschreibung.
  2. Fügen Sie nun der Zielgruppe „Nur Mitarbeiter“ alle Mitarbeiter in Ihrer primären Domain als Mitglieder hinzu. Sie können eine dynamische Gruppe erstellen (falls in Ihrer Google Workspace-Version enthalten) oder mit Ihren vorhandenen Tools eine Gruppe erstellen, die alle fest angestellten Mitarbeiter enthält.
  3. Erstellen Sie eine Freigaberichtlinie für die Zielgruppe in Google Drive und Google Docs. Wenden Sie die Richtlinie auf alle Mitarbeiter in Ihrer primären Domain an. Legen Sie die Zielgruppe „Nur Mitarbeiter“ als Standardzielgruppe fest, indem Sie sie an die erste Position ziehen. Wenn Sie diese Zielgruppe festlegen, wird die vordefinierte Standardzielgruppe in den Freigabeoptionen der Mitarbeiter an die zweite Position verschoben.

Mitarbeiter können nun vermeiden, dass sie Elemente mit externen Anbietern teilen. Wenn sie es doch tun möchten, geht das natürlich weiterhin in allen Domains. Partner und externe Anbieter können Dateien weiterhin für das gesamte Unternehmen freigeben.

Große Zielgruppen für Gruppenbereiche mit offenem Zugang erstellen

Derzeit befinden sich alle Gruppenbereiche mit offenem Zugang in Google Chat in Ihrer übergeordneten Organisationseinheit. Das heißt, Sie können nur eine Richtlinie für Zielgruppen für alle Gruppenbereiche Ihrer Organisation erstellen. Bei der Freigabe von Gruppenbereichen haben alle Nutzer in Ihrer Organisation dieselben Zielgruppen. Deshalb sollten Sie Zielgruppen erstellen, die breit gefasste, wichtige Bereiche Ihrer Organisation repräsentieren, z. B.:

  • Hauptabteilungen
  • Produktlinien
  • Standorte
  • Zweigstellen
  • Geschäftszwecke, z. B. nur interner Zugriff und externer Gastzugriff (Partner, externe Anbieter usw.)
  • Aufsichtsebene, z. B. Manager und Administratoren


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