Phân tích cách tổ chức của bạn sử dụng không gian bằng Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng. Nếu tổ chức của bạn sử dụng Thiết bị Meet và đã bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng, thì bạn sẽ nhận được nhiều thông tin chi tiết hơn về cách sử dụng phòng và thiết bị. Hãy sử dụng thông tin này để lên kế hoạch sử dụng không gian.
Trước khi bắt đầu
Để khai thác tối đa Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng:
- Tạo toà nhà, đặc điểm và tài nguyên trên Lịch
- Đảm bảo các phòng của bạn là tài nguyên có cấu trúc trên Lịch Google
- Chỉ định lịch cho tài nguyên
- Bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng trong các phòng có Thiết bị Meet
- Đặt danh mục phòng thành Không gian họp
- Đặt múi giờ cho từng phòng
Chuyển đến Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng
Để xem Trang tổng quan, bạn phải có đặc quyền Thông tin chi tiết về phòng trên Lịch.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục
Toà nhà và tài nguyên
Thông tin chi tiết về phòng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.
Bạn cũng có thể tìm kiếm Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Theo dõi mức sử dụng cuộc họp video
Sử dụng Trang tổng quan thông tin chi tiết về phòng để xem xét các số liệu chính sau:
- Số phòng đang hoạt động và các điểm cuối video khác
- Số phút video mỗi tháng
- Số cuộc họp mỗi tháng
- Số người tham dự trung bình mỗi cuộc họp
- Mức sử dụng theo loại phòng hoặc thiết bị
- Mức sử dụng tính năng (chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại, sự kiện phát trực tiếp và bản ghi)
Xem mức sử dụng phòng và thiết bị của Thiết bị Meet
Nếu bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng, bạn có thể theo dõi cách sử dụng phòng và thiết bị theo thời gian. Bạn chỉ thấy tất cả các biểu đồ sau đây nếu tổ chức của bạn sử dụng Thiết bị Meet.
Sử dụng bộ lọc nhanh Đang xem ở trên cùng để thu hẹp kết quả.
- Tất cả các phòng
- Phòng không có Thiết bị Meet
- Phòng có Thiết bị Meet
- Phòng có Thiết bị Meet đã bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng
Sử dụng các biểu đồ để tìm hiểu cách sử dụng phòng và thiết bị.
Giải thích mức sử dụng phòng và thiết bị
Tỷ lệ đặt chỗ được tính bằng cách lấy số giờ đặt trước trung bình của phòng chia cho 10 tiếng của một ngày làm việc. Chỉ những lịch đặt trước trong khoảng thời gian từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều mới được tính.
Biểu đồ mức sử dụng dựa trên dữ liệu thu thập được từ những phòng chứa thiết bị Meet đã kích hoạt tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng.
Sử dụng các định nghĩa này để giải thích các bảng sau:
- Tỷ lệ kín phòng quá lớn – Tỷ lệ kín phòng đạt hơn 100% so với sức chứa đã nêu.
- Tỷ lệ kín phòng tiêu chuẩn – Tỷ lệ kín phòng đạt 50 – 100% so với sức chứa đã nêu.
- Tỷ lệ kín phòng thấp – Tỷ lệ kín phòng đạt 1 – 49% so với sức chứa đã nêu.
- Chưa có người sử dụng – Không phát hiện thấy ai trong phòng.
- Không có dữ liệu về tỷ lệ kín phòng – Không có thiết bị bắt buộc trong phòng hoặc tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng đã tắt.
- Đã có người sử dụng – Phát hiện thấy ít nhất 1 cá nhân trong phòng.
Xem dữ liệu đặt trước
Bạn nên tìm những phòng họp được sử dụng nhiều nhất và ít nhất, đồng thời nghiên cứu những phòng đó để nắm được thông tin chi tiết.
| Chỉ số | Biểu đồ cho biết |
|---|---|
| Tỷ lệ đặt chỗ | Tỷ lệ phần trăm giờ làm việc đã đặt cho các phòng. |
| Phân phối đặt trước | Thời gian trung bình mà các phòng được đặt mỗi ngày. |
| Tỷ lệ đặt chỗ theo thời gian trong ngày | Tần suất mọi người đặt phòng vào các thời điểm khác nhau trong ngày. |
| Tỷ lệ đặt chỗ theo sức chứa của phòng | Tỷ lệ phần trăm giờ làm việc đã đặt cho các phòng có kích thước khác nhau. |
Xem mức sử dụng phòng
Xác định loại phòng mà người dùng thích dùng cho cuộc họp. Phát hiện xu hướng và hình mẫu; ví dụ: bạn có thể nhận thấy rằng các nhóm nhỏ đang đặt phòng họp lớn.
Tỷ lệ chấp nhận cuộc họp được tính bằng cách lấy số khách mời không từ chối lời mời tham gia cuộc họp trung bình chia cho tổng sức chứa của phòng. Tỷ lệ kín phòng được tính bằng cách lấy số người được phần cứng tương thích phát hiện có mặt trong phòng trung bình chia cho tổng sức chứa của phòng.
| Chỉ số | Biểu đồ cho biết |
|---|---|
| Tỷ lệ kín của phòng đã đặt theo số liệu đo lường | Tỷ lệ kín phòng đã đặt. |
| Tỷ lệ kín phòng theo thời gian của phòng được đặt trước | Tỷ lệ kín phòng đã đặt cho các phòng đã chọn. |
| Tỷ lệ kín của phòng chưa đặt theo số liệu đo lường | Tỷ lệ kín phòng chưa đặt. |
| Tỷ lệ kín phòng theo thời gian của phòng chưa được đặt trước | Tỷ lệ kín phòng chưa đặt cho các phòng đã chọn. |
| Tỷ lệ chấp nhận cuộc họp theo sức chứa của phòng | Cách sử dụng sức chứa của phòng dựa trên lời mời tham gia cuộc họp đã được chấp nhận. |
| Tỷ lệ kín phòng ước tính theo sức chứa của phòng | Dữ liệu thực tế về tỷ lệ kín phòng từ các phòng đã bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng dựa trên phần cứng. |
| Phòng được sử dụng nhiều nhất và ít nhất | Phòng được sử dụng nhiều nhất và ít nhất. |
| Những tòa nhà được sử dụng nhiều nhất và ít nhất | Những tòa nhà được sử dụng nhiều nhất và ít nhất. |
Xem mức sử dụng thiết bị
Tìm hiểu về tổng mức sử dụng thiết bị trong khoảng thời gian đã chọn. Sử dụng thông tin này để lên kế hoạch cho các phòng trong tương lai.
| Chỉ số | Biểu đồ cho biết |
|---|---|
| Mức sử dụng chung đối với thiết bị đã đặt trước | Khoảng thời gian thiết bị Meet được sử dụng trong các phòng. |
| Mức sử dụng thiết bị được đặt trước theo thời gian | Thiết bị Meet có được sử dụng vào một ngày cụ thể hay không. |
| Mức sử dụng chung đối với thiết bị chưa đặt trước | Tổng thời gian thiết bị Meet được sử dụng trong các phòng được trang bị nhưng chưa được đặt trước. |
| Mức sử dụng thiết bị chưa được đặt trước theo thời gian | Cách sử dụng thiết bị Meet hằng ngày trong các phòng được trang bị nhưng chưa được đặt trước. |
Xem biểu đồ huỷ đặt phòng
Xem số liệu thống kê về việc huỷ đặt phòng trong khoảng thời gian đã chọn. Bạn hãy thay đổi mục cài đặt huỷ đặt phòng để giảm số giờ không có phòng trống.
| Chỉ số | Biểu đồ cho biết |
|---|---|
| Thời gian phát hành | Tổng số giờ họp mà tính năng huỷ đặt phòng đã cung cấp. |
| Thời gian được đặt lại | Số giờ đã huỷ đặt phòng được đặt cho các cuộc họp mới. |
| Thời gian không có phòng trống | Số giờ họp không dùng đến không thể huỷ đặt phòng. Điều này có thể xảy ra khi phòng đó không bật tính năng Thời gian phát hành hoặc do một người tham dự cuộc họp nằm trong nhóm người dùng bị loại trừ. |
Các phương pháp hay nhất để nghiên cứu mức sử dụng cuộc họp
Phân tích số liệu về cuộc họp và đặt mục tiêu cải thiện ở những lĩnh vực quan trọng đối với bạn:
- Nhận dữ liệu sử dụng giúp xác định loại phòng và thiết bị mà người dùng thích dùng cho cuộc họp. Bạn có thể xem xét các loại cuộc họp, chẳng hạn như cuộc họp nội bộ so với cuộc họp bên ngoài, để nắm được thông tin chi tiết hơn.
- Xem xét dữ liệu từ các cuộc họp đang diễn ra để tìm ra xu hướng và hình mẫu mà bạn có thể tận dụng.
- Tìm những phòng họp được sử dụng nhiều nhất và ít nhất, đồng thời nghiên cứu những phòng đó để nắm được thông tin chi tiết. Bằng cách xem xét mức sử dụng phòng, bạn có thể quyết định có nên triển khai lại các hệ thống chưa được sử dụng hết hay không. Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy các hình mẫu mang lại thành công trong những phòng được sử dụng nhiều nhất.
- Xem xét dữ liệu về hội nghị truyền hình của các công ty khác có quy mô tương tự và xác định xem dữ liệu đó có phù hợp với hình mẫu trong tổ chức của bạn hay không.
- Số liệu tốt nhất để so sánh tổ chức của bạn với một tổ chức khác là số phút hằng tháng dành cho các cuộc họp video.
Đánh giá các vấn đề kỹ thuật
Khi xảy ra vấn đề kỹ thuật, hãy kiểm tra:
- Phạm vi phủ sóng Wi-Fi kém
- Tường lửa, proxy hoặc VPN được định cấu hình không đúng cách
- Không đủ băng thông mạng
- Phần mềm ứng dụng đã lỗi thời
Các vấn đề này thường gặp nhất khi người dùng sử dụng thiết bị của riêng họ để tham gia cuộc họp.
Sử dụng các công cụ phân tích khác của Meet
Google Meet cung cấp một số công cụ mà bạn có thể sử dụng để xem xét cách tổ chức của bạn sử dụng cuộc họp.
Chủ đề có liên quan
- Huỷ đặt phòng họp không dùng đến trên Lịch
- Đặc quyền thông tin chi tiết về phòng (Lịch)
- Theo dõi việc sử dụng phòng và tài nguyên trong Lịch Google
- Bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng
- Sử dụng tài nguyên có cấu trúc trên Lịch Google
- Chỉnh sửa tên, loại hoặc nội dung mô tả của tài nguyên
- Đặt múi giờ