शुरू करें: एडमिन के लिए Workspace Studio सेट अप करने की गाइड

Google Workspace Studio की मदद से, उपयोगकर्ता "फ़्लो" बना सकते हैं. इनकी मदद से, Google Workspace के ऐप्लिकेशन (जैसे, Gmail, Drive, और Chat) और तीसरे पक्ष की सेवाओं में, रोज़ाना किए जाने वाले काम अपने-आप हो जाते हैं. जिन उपयोगकर्ताओं के पास Gemini का ऐक्सेस है वे यह बताकर फ़्लो बना सकते हैं कि उन्हें क्या करना है.

फ़्लो, उपयोगकर्ताओं की ओर से काम कर सकते हैं. जैसे, ईमेल ड्राफ़्ट करना, फ़ाइलें बनाना और अपडेट करना, टास्क बनाना वगैरह. अगर फ़्लो को सही तरीके से कॉन्फ़िगर नहीं किया गया, तो वे अनजाने में डेटा में बदलाव कर सकते हैं या उसे मिटा सकते हैं. साथ ही, वे ज़रूरत से ज़्यादा सूचनाएं भी भेज सकते हैं. एडमिन, नीति और निगरानी के ज़रिए इन जोखिमों को मैनेज कर सकते हैं.

इस गाइड में, एडमिन के लिए सबसे सही तरीके बताए गए हैं. इनकी मदद से, वे Workspace Studio को कॉन्फ़िगर, मैनेज, और उपयोगकर्ताओं को सहायता उपलब्ध करा सकते हैं. इससे सुरक्षा और कंट्रोल बनाए रखते हुए, प्रॉडक्टिविटी को बढ़ाया जा सकता है.

पहला चरण. अपने संगठन के लिए Workspace Studio सेट अप करना

हमारा सुझाव है कि उपयोगकर्ताओं को Workspace Studio का इस्तेमाल करने की अनुमति देने से पहले, ऐक्सेस और गार्डरेल कॉन्फ़िगर करें. इससे यह पक्का किया जा सकेगा कि फ़्लो उम्मीद के मुताबिक काम करें और डेटा सुरक्षित रहे.

1. Studio का ऐक्सेस मैनेज करना

  • सेटिंग ढूंढना: Admin console इसके बाद मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Workspace Studio.
  • कार्रवाई: पुष्टि करें कि संगठन की सही इकाइयों और ग्रुप के लिए, सेवा की स्थिति चालू पर सेट है.
  • सुझाव: संगठन की कोई ऐसी चाइल्ड यूनिट बनाएं जिसके लिए, Studio का ऐक्सेस बंद हो. इससे किसी उपयोगकर्ता को तुरंत उस यूनिट में ले जाकर, उसके बनाए गए फ़्लो को रोका जा सकेगा.

ज़्यादा जानें: अपने संगठन के लिए Google Workspace Studio को चालू या बंद करना

2. Studio की सुविधाओं का ऐक्सेस मैनेज करना

आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि उपयोगकर्ता, Gemini की मदद से फ़्लो बना सकते हैं या नहीं. साथ ही, यह भी कंट्रोल किया जा सकता है कि वे अपने फ़्लो में, एआई की मदद से पूरे किए जाने वाले चरण, Workspace की अन्य सेवाओं के चरण, इंटिग्रेशन या कस्टम स्टेप इस्तेमाल कर सकते हैं या नहीं.

सुझाव:

  • जिन उपयोगकर्ताओं के पास Google Workspace के लिए Gemini का ऐक्सेस है उन्हें Studio में, Gemini की सुविधाएं इस्तेमाल करने की अनुमति दें.
  • उपयोगकर्ताओं को Workspace की उन सेवाओं के चरण इस्तेमाल करने की अनुमति दें जिनका ऐक्सेस उनके पास है. किसी सेवा के चरण सिर्फ़ तब ब्लॉक करें, जब उनके गलत इस्तेमाल का खतरा हो.
  • Google Workspace Marketplace की अनुमति वाली सूची का इस्तेमाल करके, यह कंट्रोल करें कि उपयोगकर्ता कौनसे इंटिग्रेशन और पब्लिश किए गए कस्टम स्टेप इस्तेमाल कर सकते हैं.

विस्तृत निर्देश: Workspace Studio में, चरणों और स्टार्टर का ऐक्सेस मैनेज करना

3. यह मैनेज करना कि कौन फ़्लो शेयर कर सकता है

जब लोगों को संगठन के अंदर, एक-दूसरे के साथ फ़्लो शेयर करने की अनुमति दी जाती है, तो वे काम के फ़्लो शेयर कर सकते हैं. इससे संगठन की कुल प्रॉडक्टिविटी बढ़ती है और अन्य लोगों का समय बचता है, क्योंकि उन्हें वही फ़्लो दोबारा नहीं बनाने पड़ते.

  • शेयर करने की सुविधा कैसे काम करती है: जब कोई उपयोगकर्ता कोई फ़्लो शेयर करता है, तो पाने वाला व्यक्ति उस फ़्लो की कॉपी पाने के लिए किसी लिंक पर क्लिक करता है. कॉपी में, मालिक का सेटअप शामिल होता है. जैसे, डाला गया टेक्स्ट, ईमेल पते, और Drive में मौजूद फ़ाइलों के लिंक. पाने वाले व्यक्ति को, मालिक के निजी डेटा का ऐक्सेस नहीं मिलता. जैसे, ईमेल या Drive में मौजूद फ़ाइलें. उसे सिर्फ़ वह कॉन्टेंट दिखता है जिसे वह पहले से ही ऐक्सेस कर सकता है.
  • सेटिंग ढूंढना: Admin console इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Workspace Studio इसके बाद शेयर करने की सेटिंग.
  • सुझाव: भरोसेमंद संगठन की इकाइयों और ग्रुप के लिए, शेयर करने की अनुमति दें. इससे वे स्टैंडर्ड फ़्लो टेंप्लेट डिस्ट्रिब्यूट कर सकेंगे.

ज़्यादा जानें: लोगों को Workspace Studio में फ़्लो शेयर करने की अनुमति देना

4. चेतावनी सेट करना

गतिविधि के नियम बनाए जा सकते हैं, ताकि आपको Studio की खास गतिविधियों के बारे में सूचनाएं मिलें. जैसे:

  • ज़्यादा बार होने वाली गतिविधि की चेतावनी: ऐसे फ़्लो का पता लगाना जो लूप में चल रहे हों या ज़रूरत से ज़्यादा बार रन हो रहे हों.

    • शर्त: नियम के लॉग इवेंट के लिए कोई नियम बनाएं. इसमें इवेंट रन करना शुरू करें होना चाहिए.
    • थ्रेशोल्ड: नियम को इस तरह सेट करें कि एक घंटे में 100 से ज़्यादा बार रन होने पर, चेतावनी मिले.
    • कार्रवाई: सभी एडमिन को ईमेल भेजें.

  • एआई के इस्तेमाल की चेतावनी: ऑटोमेशन में, जनरेटिव एआई के इस्तेमाल की निगरानी करना.

    • शर्त: ऐसा नियम बनाएं जिसमें चरण का नाम "Gemini से पूछें" हो. इसके अलावा, एआई की मदद से पूरे किए जाने वाले अन्य चरण भी शामिल किए जा सकते हैं. उपलब्ध सभी चरणों की सूची के लिए, Workspace Studio में स्टार्टर और चरणों की गाइड देखें.
    • कार्रवाई: सुपर एडमिन को सूचना भेजें.

तरीका जानें: Workspace Studio के लिए, गतिविधि की चेतावनियां सेट अप करना

दूसरा चरण. अपने उपयोगर्ताओं की सहायता करना

अपने उपयोगकर्ताओं को फ़्लो बनाने, सीमाओं को समझने, और अपने फ़्लो से जुड़ी समस्याएं हल करने में मदद करें.

1. शुरू करना

  • उपयोगकर्ताओं को studio.workspace.google.com पर भेजें, ताकि वे अपना पहला फ़्लो बना सकें.
  • उपयोगकर्ताओं को Workspace Studio के सहायता केंद्र की समीक्षा करने के लिए कहें. इसमें, फ़्लो बनाने और चरणों का इस्तेमाल करने के ट्यूटोरियल मौजूद हैं.

2. सीमाओं के बारे में जानना

Workspace Studio में ये सीमाएं लागू होती हैं:

  • फ़्लो की सीमा: उपयोगकर्ता ज़्यादा से ज़्यादा 100 फ़्लो बना सकते हैं. इनमें चालू और बंद किए गए फ़्लो शामिल हैं.
  • चरणों की सीमा: किसी फ़्लो में ज़्यादा से ज़्यादा 20 चरण हो सकते हैं.
  • Gmail स्टार्टर: नए ईमेल से, 25 से ज़्यादा चालू फ़्लो शुरू नहीं किए जा सकते.
  • हर दिन रन होने की सीमा: हर उपयोगकर्ता के लिए, हर दिन फ़्लो के रन होने की सीमा तय होती है. अगर कोई उपयोगकर्ता इस सीमा तक पहुंच जाता है, तो सभी फ़्लो अगले 24 घंटे के साइकल तक रुक जाते हैं. इस दौरान, फ़्लो नए रन शुरू नहीं करते.

ज़्यादा जानें: Google Workspace Studio की सीमाओं के बारे में जानना

3. अक्सर होने वाली समस्याएं हल करना

Workspace Studio में, उपयोगकर्ताओं को अक्सर आने वाली समस्याओं के बारे में जानें.

तीसरा चरण. Studio में की गई गतिविधि की निगरानी करना और उसे मैनेज करना

आपके पास फ़्लो की गतिविधि की जांच करने और उसे कंट्रोल करने के लिए, मज़बूत टूल मौजूद हैं.

1. गतिविधि की जांच करना

ऑडिट और जांच करने वाले टूल या सुरक्षा जांच टूल का इस्तेमाल करके, यह देखा जा सकता है कि फ़्लो ने क्या किया है.

  • डेटा सोर्स: नियम के लॉग इवेंट को चुनें.
  • फ़िल्टर: आप ऐक्टर (उपयोगकर्ता का ईमेल), फ़्लो आईडी, इवेंट, चरण का नाम वगैरह के हिसाब से फ़िल्टर कर सकते हैं.
  • इस्तेमाल का उदाहरण: उस फ़्लो के मालिक का पता लगाना जो हर मिनट में कई बार, Gemini से पूछें चरण को रन करता है.

ज़्यादा जानें: Workspace Studio के लॉग इवेंट

2. फ़्लो को रोकना

अगर कोई फ़्लो गड़बड़ी से काम कर रहा है, तो उसे रोका जा सकता है. आपके पास कुछ विकल्प हैं:

  • पहला विकल्प–उपयोगकर्ता उसे रोकता है. उपयोगकर्ता से फ़्लो को बंद करने या उसके सेटअप में बदलाव करने के लिए कहें.
  • दूसरा विकल्प–सहायता टीम उसे रोकती है
    1. समस्या वाले फ़्लो का फ़्लो आईडी पाने के लिए, जांच करने वाले टूल का इस्तेमाल करें.
    2. Google Workspace की सहायता टीम से संपर्क करें और उसे फ़्लो आईडी दें, ताकि वह फ़्लो को रोक सके.
  • तीसरा विकल्प–इमरजेंसी में रोकना
    1. उपयोगकर्ता को संगठन की किसी ऐसी इकाई में ले जाएं जिसके लिए, Studio का ऐक्सेस बंद हो.
    2. इससे उस उपयोगकर्ता के लिए सभी फ़्लो तुरंत रुक जाते हैं.

तरीका जानें: एडमिन के तौर पर, Workspace Studio के किसी फ़्लो को रोकना