כשמפעילים את Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), רשימת הכתובות הגלובלית (GAL) של הארגון ב-Google Workspace הופכת אוטומטית לזמינה לכל משתמש GWSMO ב-Outlook.
רשימת הכתובות הכללית (GAL) היא ספרייה משותפת שאפשר לחפש בה את כל המשתמשים, הקבוצות, אנשי הקשר המשותפים והמשאבים שהוגדרו בדומיין שלכם ב-Google Workspace. אותם אנשי קשר גלובליים זמינים בממשק Gmail באינטרנט.
כברירת מחדל, הכתובות הגלובליות משותפות עם כל המשתמשים בארגון. הם כוללים את כתובת האימייל הראשית של כל משתמש וכל כינוי או שם חיבה של כתובת אימייל. הפורמט של השם שלהם (לדוגמה, שם משפחה, שם פרטי או שם פרטי, שם משפחה) נקבע לפי ההגדרות של פורמט השם ב-Gmail.
אם משנים את ה-GAL ב-Google Workspace, הרשימה של כל משתמש מתעדכנת גם ב-Outlook. יכולות לחלוף עד 24 שעות עד שהעדכונים יהיו זמינים ב-Outlook או עד שהמשתמשים יוכלו לראות את רשימת הכתובות הכללית אחרי שהם מתקינים את GWSMO.
מה זמין ומה לא זמין למשתמשי Outlook?
משתמשי GWSMO ב-Outlook יכולים:
- לראות את רשימת הכתובות הכללית של כל המשתמשים, הקבוצות, אנשי הקשר המשותפים והמשאבים של הארגון ב-Google Workspace. פרטים נוספים מופיעים בקטע שדות נתמכים שבהמשך.
- לחפש אנשי קשר לפי משתמש, קבוצה וכתובת של משאב בפנקס הכתובות של Outlook. כשמזינים את התווים הראשונים של כתובת בפנקס הכתובות, השמות הראשונים שתואמים לרשומה מושלמים אוטומטית.
- לראות את הזמן הפנוי או העסוק של משתמשים אחרים ומשאבים אחרים, כמו חדרי ישיבות. אתם יכולים גם לכלול מידע על הזמינות של אנשים בארגון שעדיין משתמשים ב-Microsoft Exchange. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הגדרת מידע על זמינות למשתמשי Exchange.
משתמשי GWSMO ב-Outlook לא יכולים לראות נתונים של Exchange שלא שוכפלו ב-Google Workspace.
ניהול רשימת הכתובות הכללית
אדמינים של ספריית הארגון יכולים לנהל את רשימת הכתובות הגלובלית כדי לקבוע את רמת החשיפה של פרטי המשתמשים באנשי הקשר ב-Google ובשירותי Google אחרים. אם למשתמשים בדומיין שלכם אין גישה לכתובות גלובליות ב-Outlook או ב-Gmail, צריך לוודא ששיתוף אנשי הקשר מופעל במסוף Google Admin.
כדי לשנות את הגדרות שיתוף אנשי הקשר, צריך להיות סופר-אדמין או אדמין של שירותים, או לקבל הרשאות לשירותים של הגדרות ספרייה בתפקיד בהתאמה אישית. פרטים נוספים מופיעים במאמרים בנושא הגדרת משתמש כאדמין ויצירה, עריכה ומחיקה של תפקידי אדמין בהתאמה אישית.
הפעלת ספריית אנשי הקשר
כדי לוודא שרשימת הכתובות הגלובלית זמינה למשתמשי GWSMO, צריך להפעיל את הספרייה של הארגון ולהגדיר את הגדרות שיתוף אנשי הקשר במסוף Google Admin. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הפעלת הספרייה והגדרת אפשרויות השיתוף.
השבתת ספריית אנשי הקשר
אם אתם לא רוצים שהמשתמשים יוכלו לגשת לרשימת הכתובות הכללית, אתם יכולים להשבית את התכונה לכל הארגון או רק למשתמשים ספציפיים:
- כדי להשבית את שיתוף אנשי הקשר בארגון ולהסתיר את כל הכתובות הגלובליות מהמשתמשים, עוברים אל השבתת הספרייה.
- כדי להשבית את שיתוף אנשי הקשר עבור משתמש ספציפי, מוסיפים מפתח רישום למחשב של המשתמש. איך משביתים את רשימת הכתובות הגלובלית למשתמש
הערה: יכול להיות שתצטרכו להשבית את המדריך כשמגדירים אותו בפעם הראשונה או כדי לפתור בעיות.
הגדרות נוספות של 'הארגון שלי'
אלה כמה הגדרות נוספות של הספרייה שכדאי לבדוק:
- קובעים איך אנשים בארגון רואים את כתובות האימייל: הגדרת כתובות האימייל שיוצגו בספרייה
- הגדרת המשתמשים שגלויים למשתמשים אחרים בארגון: שליטה במשתמשים שמופיעים בספרייה
- הסתרת פרופילים בספרייה של הארגון: הסתרת משתמש מהספרייה
שדות כתובת גלובליים
שדות נתמכים
כברירת מחדל, הכתובות הגלובליות כוללות את השדות 'שם פרטי', 'שם משפחה' ו'כתובת אימייל' שמוגדרים כשמוסיפים כל משתמש לחשבון Google Workspace. GWSMO תומך בשדות הבאים במהלך סנכרון:
- General-Name-First
- General-Name-Initials
- General-Name-Last
- General-Name-Display
- כללי-שם-אימייל
- כתובת כללית
- כללי-עיר
- כללי-מדינה
- כללי – מיקוד
- כללי – מדינה/אזור
- General-Title
- כללי – חברה
- כללי-מחלקה
- General-Office
- General-Assistant
- כללי-טלפון
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business2
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – פקס
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – Assistant
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – בית
- טלפון/הערות-מספרי טלפון-בית2
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – נייד
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – זימונית
- טלפון/הערות – הערות
Google, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.