בתור אדמינים של מאגר, אתם יכולים לאחסן במאגר פרטי פרופיל של משתמשים בארגון, כתובות אימייל וכתובות של קבוצות, ואנשי קשר חיצוניים שמשותפים. המידע הזה עוזר למשתמשים למצוא אחד את השני ולתקשר ביניהם, ולהבין את התפקידים שלהם בארגון. אתם יכולים להוסיף פרטי משתמשים ולשלוט במידע שמוצג עליהם באנשי קשר של Google ובשירותים אחרים של Google.
כשהספרייה מופעלת:
- השלמה אוטומטית של כתובות אישיות וכתובות של קבוצות כשמשתמשים מזינים אותן בשירותי Google כמו Gmail, Google Docs ו-Drive
- יומן Google מציע באופן חכם חדרי ישיבות על סמך המיקום ומספר האורחים (נדרשת הגדרה של יומן Google)
המשתמשים יכולים למצוא את פרטי הפרופיל באנשי הקשר ובשירותים אחרים של Google. לדוגמה, כשמשתמשים מצביעים על תמונת הפרופיל של מישהו או מקישים עליה, הם פותחים כרטיס מידע על האדם.
יכול להיות שתצטרכו להשבית את הספרייה כשאתם מגדירים אותה בפעם הראשונה או כדי לפתור בעיות.
הגדרת הספרייה
יכול להיות שבהתחלה המדריך יכיל רק שמות וכתובות אימייל. הוספת מידע לפרופיל של משתמש
אפשרויות הגדרה נוספות:
- הוספת שדות מותאמים אישית לספרייה. מידע נוסף
- לאפשר לאנשים לשנות חלק מפרטי הפרופיל שלהם או לא לשנות אותם בכלל. מידע נוסף
- הגדרת כתובות האימייל (חלופיות, משניות, דומיין) שיוצגו בספרייה. מידע נוסף
- הוספה של אנשי קשר חיצוניים משותפים לספרייה. מידע נוסף
- אפליקציות צד שלישי יכולות לגשת לנתונים בספרייה. מידע נוסף
התאמה אישית של ספריות לצוותים או לקבוצות
כברירת מחדל, אנשים בארגון יכולים לראות את פרטי הפרופיל של כל שאר המשתמשים. כדי לאפשר לחלק מהמשתמשים בארגון למצוא רק קבוצת משנה של משתמשים בארגון, צריך להקצות להם מדריך מותאם אישית.
- שיתוף עם כולם – אפשרות זו מתאימה לארגונים קטנים שבהם כולם צריכים להתחבר עם כולם.
- שיתוף של אינדקס מותאם אישית — יכול להיות שתרצו לאפשר לאנשים ביחידה ארגונית מסוימת למצוא רק אנשים בקבוצות מסוימות, ולאפשר ליחידות ארגוניות אחרות למצוא את כולם. אפשרות זו מתאימה לארגונים גדולים שרוצים להגביל את הגישה של אנשים מסוימים לאנשי קשר מסוימים. לדוגמה, אתם יכולים לאפשר לעובדים במשרה מלאה למצוא את כל האנשים בספרייה, אבל לאפשר למתמחים למצוא רק את האנשים בצוות שלהם.
איך יוצרים ספריות בהתאמה אישית
שמירה על עדכניות פרטי המשתמש
כדי לעדכן את הספרייה כשפרטי הפרופיל של אדם או המצב שלו משתנים, אפשר להשתמש במסוף Admin, ב-Directory API של Admin SDK או ב-Google Cloud Directory Sync.
נושאים קשורים
הדרכה לאנשים בארגון לשימוש באנשי קשר
האופן שבו מגדירים את ספריית הכתובות משפיע על אנשי הקשר שהמשתמשים יכולים למצוא באנשי הקשר. כדי לעזור לאנשים בארגון ללמוד איך להשתמש באנשי הקשר, כדאי לשתף איתם את מקורות המידע האלה.
כשמשתמשים באנשי קשר לצורכי עבודה או לימודים, אפשר לאפשר למשתמשים אחרים לנהל את אנשי הקשר.