Когда сотрудник увольняется из вашей компании, вы можете заархивировать его учетную запись, чтобы надежно сохранить его данные и предотвратить доступ к сервисам Google Workspace. Архивирование учетной записи изменяет ее статус на «архивированный» и назначает пользователю лицензию «Архивированный пользователь».
Данные архивированных пользователей учитываются в общем лимите хранилища организации.
Что происходит с учетной записью и данными пользователя, данные которого были заархивированы?
При архивировании учетной записи пользователя Google надежно сохраняет данные пользователя в сервисах Google Workspace. Если у пользователя есть лицензия Google Vault или лицензия из подписки «Архивированный пользователь», которая включает Vault, то данные пользователя защищены в соответствии с правилами хранения Vault, и вы можете искать и экспортировать эти данные. Подробнее
Данные пользователя (из основных сервисов, таких как Gmail и Google Drive, а также из дополнительных сервисов, таких как Classroom) доступны другим пользователям в вашей организации, имеющим лицензию Google Vault.
Данные пользователей остаются в том же регионе, который установлен администратором. Для получения более подробной информации перейдите в раздел «Выберите географическое местоположение для ваших данных» .
Примечание : Для того чтобы на учетные записи Google Workspace for Education, как активные, так и архивированные, распространялось действие региональных политик данных, им должна быть назначена лицензия Education Standard или Education Plus.
Функция предотвращения потери данных (DLP) в Google Drive продолжает работать с данными пользователей. Подробности см. в разделе «Использование DLP в рабочих пространствах для предотвращения потери данных» .
Если у пользователя есть лицензия на дополнительную подписку, например, Vault или Google Voice, она сохраняется и после архивирования учетной записи. Если пользователю больше не нужна дополнительная подписка, вы можете удалить лицензию после архивирования учетной записи пользователя. Подробнее об удалении лицензий можно узнать здесь.
Вы можете архивировать как активных, так и заблокированных пользователей . При архивировании учетной записи пользователя его активная лицензия Google Workspace становится доступной для переназначения другому пользователю в течение 24 часов.
После архивирования пользователя
После архивирования пользователя он:
- Не удается войти в управляемую учетную запись Google ни в одной системе. Это касается и сервисов Google Workspace, таких как Gmail, Google Calendar и Drive.
- Не отображается в глобальном адресном списке. В списках пользователей пользователь отображается со статусом «архивирован». Перейдите в раздел «Просмотр статуса учетной записи пользователя» .
- Его можно удалить или разархивировать, но нельзя приостановить в консоли администратора.
- Отображение статуса архивации в отчетах по пользователям упрощает мониторинг, управление и, в конечном итоге, удаление заархивированных пользователей.
- Невозможно получать новые приглашения по электронной почте и в календарь, так как они блокируются при отправке на учетную запись пользователя, находящегося в архиве.
Как работает разархивирование
При разархивировании учетной записи пользователя он возвращается к своему предыдущему состоянию и получает доступ ко всем своим предыдущим данным.
Для разархивирования пользователя необходима доступная лицензия, соответствующая его версии Google Workspace. Если активной лицензии нет, процесс разархивирования завершится неудачей, и пользователь останется в архиве с лицензией «Архивированный пользователь».
После разархивирования учетной записи пользователя необходимо вручную назначить ему лицензию для Google Workspace .
Прежде чем начать: Приобретите подписку на архивный контент пользователей.
Для архивирования пользователя необходима подписка на архивирование пользователей. Если у вас есть:
- Подписку «Архивированный пользователь» можно приобрести в консоли администратора Google. Инструкции по добавлению платной подписки см. в разделе «Добавление платной подписки в вашу учетную запись» .
- Подписки Business Starter, Business Standard или Business Plus — Возможно, вы сможете приобрести подписку на архивирование пользователей в своей административной консоли. Чтобы проверить это, выполните действия по архивированию пользователя в разделе «Архив» или разархивированию отдельной учетной записи пользователя (подробнее на этой странице).
- В вашу подписку Google Workspace for Education включены лицензии Education Fundamentals, Education Standard или Education Plus — Archive User. Если они закончатся, вы можете запросить дополнительные лицензии через службу поддержки.
В качестве альтернативы, по всем версиям вы можете связаться с представителем отдела продаж Google или партнером Google Cloud .
Архивировать или разархивировать учетную запись отдельного пользователя
Для выполнения этих шагов вам необходимы соответствующие права управления пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.Для клиентов из сферы образования, пожалуйста, ознакомьтесь с этой статьей.
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Пользователи .Для выполнения этой операции необходимы соответствующие права на управление пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.
- В списке пользователей найдите нужного пользователя. Если вам нужна помощь, перейдите в раздел «Найти учетную запись пользователя» .
Для архивирования пользователя:
- Наведите указатель мыши на учетную запись пользователя и нажмите «Дополнительные параметры».
- Если у вас есть:
- Enterprise Standard или Enterprise Plus — выберите «Пользователь архива» .
- Business Starter, Business Standard или Business Plus — выберите «Удалить пользователя». Нажмите «Архивировать пользователя» .
Если появится запрос, нажмите «Купить подписку на архивных пользователей» и следуйте инструкциям. Если эта опция недоступна, вы не сможете приобрести подписку на архивных пользователей в консоли администратора. Вместо этого обратитесь к представителю отдела продаж Google или к партнеру Google Cloud .
- Нажмите «Готово» для подтверждения.
Чтобы разархивировать пользовательский архив:
- Наведите указатель мыши на пользователя и нажмите «Разархивировать пользователя» .
- Нажмите «Готово» для подтверждения.
Архивирование или разархивирование пользователей массово.
Вы можете архивировать или разархивировать пользователей массово, используя CSV-файл или API Admin SDK.
Для архивирования или разархивирования нескольких пользователей с помощью CSV-файла:
- Следуйте инструкциям в разделе «Добавление или обновление данных нескольких пользователей из CSV-файла» .
- В загруженном CSV-шаблоне в столбце «Новый статус [Только для загрузки]» введите «Архивировано» , чтобы заархивировать пользователя, или «Активно» , чтобы разархивировать пользователя.
Для архивирования или разархивирования нескольких пользователей с помощью API Admin SDK:
- Следуйте инструкциям в методе: users.update .
- Для каждого пользователя установите для переменной типа "archived " значение True или False в зависимости от ситуации.
Архивируйте пользователей вместо отмены подписки.
Если вы начнете отменять подписку на Google Workspace, в процессе отмены у вас может появиться возможность вместо этого заархивировать всех своих пользователей. Эта опция доступна, если вы:
- У вас установлена версия Business, Enterprise Standard или Enterprise Plus?
- Оплачиваются по гибкому тарифному плану.
- Иметь от 2 до 300 пользователей
В зависимости от количества пользователей, архивирование всех записей может занять несколько часов.
Чтобы проверить статус пользователя в архиве:
Для выполнения этих шагов вам необходимы соответствующие права управления пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Пользователи .Для выполнения этой операции необходимы соответствующие права на управление пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.
- В списке пользователей найдите нужного пользователя. Если вам нужна помощь, перейдите в раздел «Найти учетную запись пользователя» .
- Чтобы убедиться, что пользователь находится в архиве, проверьте столбец «Статус» .
Чтобы проверить общее состояние процесса архивирования, вверху нажмите «Задачи». 
.
После архивирования всех пользователей вы можете разархивировать одного или нескольких из них, выполнив один из описанных ранее на этой странице шагов по разархивированию.
Для получения более подробной информации о порядке отмены перейдите на страницу «Отмена Google Workspace» .
Связанные темы
- Добавить архивированные пользовательские лицензии
- Переключитесь на другую версию архива для пользователей.
- Варианты сохранения данных бывших сотрудников
- Архивирование пользователей в образовательных версиях.
Когда сотрудник увольняется из вашей компании, вы можете заархивировать его учетную запись, чтобы надежно сохранить его данные и предотвратить доступ к сервисам Google Workspace. Архивирование учетной записи изменяет ее статус на «архивированный» и назначает пользователю лицензию «Архивированный пользователь».
Данные архивированных пользователей учитываются в общем лимите хранилища организации.
Что происходит с учетной записью и данными пользователя, данные которого были заархивированы?
При архивировании учетной записи пользователя Google надежно сохраняет данные пользователя в сервисах Google Workspace. Если у пользователя есть лицензия Google Vault или лицензия из подписки «Архивированный пользователь», которая включает Vault, то данные пользователя защищены в соответствии с правилами хранения Vault, и вы можете искать и экспортировать эти данные. Подробнее
Данные пользователя (из основных сервисов, таких как Gmail и Google Drive, а также из дополнительных сервисов, таких как Classroom) доступны другим пользователям в вашей организации, имеющим лицензию Google Vault.
Данные пользователей остаются в том же регионе, который установлен администратором. Для получения более подробной информации перейдите в раздел «Выберите географическое местоположение для ваших данных» .
Примечание : Для того чтобы на учетные записи Google Workspace for Education, как активные, так и архивированные, распространялось действие региональных политик данных, им должна быть назначена лицензия Education Standard или Education Plus.
Функция предотвращения потери данных (DLP) в Google Drive продолжает работать с данными пользователей. Подробности см. в разделе «Использование DLP в рабочих пространствах для предотвращения потери данных» .
Если у пользователя есть лицензия на дополнительную подписку, например, Vault или Google Voice, она сохраняется и после архивирования учетной записи. Если пользователю больше не нужна дополнительная подписка, вы можете удалить лицензию после архивирования учетной записи пользователя. Подробнее об удалении лицензий можно узнать здесь.
Вы можете архивировать как активных, так и заблокированных пользователей . При архивировании учетной записи пользователя его активная лицензия Google Workspace становится доступной для переназначения другому пользователю в течение 24 часов.
После архивирования пользователя
После архивирования пользователя он:
- Не удается войти в управляемую учетную запись Google ни в одной системе. Это касается и сервисов Google Workspace, таких как Gmail, Google Calendar и Drive.
- Не отображается в глобальном адресном списке. В списках пользователей пользователь отображается со статусом «архивирован». Перейдите в раздел «Просмотр статуса учетной записи пользователя» .
- Его можно удалить или разархивировать, но нельзя приостановить в консоли администратора.
- Отображение статуса архивации в отчетах по пользователям упрощает мониторинг, управление и, в конечном итоге, удаление заархивированных пользователей.
- Невозможно получать новые приглашения по электронной почте и в календарь, так как они блокируются при отправке на учетную запись пользователя, находящегося в архиве.
Как работает разархивирование
При разархивировании учетной записи пользователя он возвращается к своему предыдущему состоянию и получает доступ ко всем своим предыдущим данным.
Для разархивирования пользователя необходима доступная лицензия, соответствующая его версии Google Workspace. Если активной лицензии нет, процесс разархивирования завершится неудачей, и пользователь останется в архиве с лицензией «Архивированный пользователь».
После разархивирования учетной записи пользователя необходимо вручную назначить ему лицензию для Google Workspace .
Прежде чем начать: Приобретите подписку на архивный контент пользователей.
Для архивирования пользователя необходима подписка на архивирование пользователей. Если у вас есть:
- Подписку «Архивированный пользователь» можно приобрести в консоли администратора Google. Инструкции по добавлению платной подписки см. в разделе «Добавление платной подписки в вашу учетную запись» .
- Подписки Business Starter, Business Standard или Business Plus — Возможно, вы сможете приобрести подписку на архивирование пользователей в своей административной консоли. Чтобы проверить это, выполните действия по архивированию пользователя в разделе «Архив» или разархивированию отдельной учетной записи пользователя (подробнее на этой странице).
- В вашу подписку Google Workspace for Education включены лицензии Education Fundamentals, Education Standard или Education Plus — Archive User. Если они закончатся, вы можете запросить дополнительные лицензии через службу поддержки.
В качестве альтернативы, по всем версиям вы можете связаться с представителем отдела продаж Google или партнером Google Cloud .
Архивировать или разархивировать учетную запись отдельного пользователя
Для выполнения этих шагов вам необходимы соответствующие права управления пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.Для клиентов из сферы образования, пожалуйста, ознакомьтесь с этой статьей.
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Пользователи .Для выполнения этой операции необходимы соответствующие права на управление пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.
- В списке пользователей найдите нужного пользователя. Если вам нужна помощь, перейдите в раздел «Найти учетную запись пользователя» .
Для архивирования пользователя:
- Наведите указатель мыши на учетную запись пользователя и нажмите «Дополнительные параметры».
- Если у вас есть:
- Enterprise Standard или Enterprise Plus — выберите «Пользователь архива» .
- Business Starter, Business Standard или Business Plus — выберите «Удалить пользователя». Нажмите «Архивировать пользователя» .
Если появится запрос, нажмите «Купить подписку на архивных пользователей» и следуйте инструкциям. Если эта опция недоступна, вы не сможете приобрести подписку на архивных пользователей в консоли администратора. Вместо этого обратитесь к представителю отдела продаж Google или к партнеру Google Cloud .
- Нажмите «Готово» для подтверждения.
Чтобы разархивировать пользовательский архив:
- Наведите указатель мыши на пользователя и нажмите «Разархивировать пользователя» .
- Нажмите «Готово» для подтверждения.
Архивирование или разархивирование пользователей массово.
Вы можете архивировать или разархивировать пользователей массово, используя CSV-файл или API Admin SDK.
Для архивирования или разархивирования нескольких пользователей с помощью CSV-файла:
- Следуйте инструкциям в разделе «Добавление или обновление данных нескольких пользователей из CSV-файла» .
- В загруженном CSV-шаблоне в столбце «Новый статус [Только для загрузки]» введите «Архивировано» , чтобы заархивировать пользователя, или «Активно» , чтобы разархивировать пользователя.
Для архивирования или разархивирования нескольких пользователей с помощью API Admin SDK:
- Следуйте инструкциям в методе: users.update .
- Для каждого пользователя установите для переменной типа "archived " значение True или False в зависимости от ситуации.
Архивируйте пользователей вместо отмены подписки.
Если вы начнете отменять подписку на Google Workspace, в процессе отмены у вас может появиться возможность вместо этого заархивировать всех своих пользователей. Эта опция доступна, если вы:
- У вас установлена версия Business, Enterprise Standard или Enterprise Plus?
- Оплачиваются по гибкому тарифному плану.
- Иметь от 2 до 300 пользователей
В зависимости от количества пользователей, архивирование всех записей может занять несколько часов.
Чтобы проверить статус пользователя в архиве:
Для выполнения этих шагов вам необходимы соответствующие права управления пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Пользователи .Для выполнения этой операции необходимы соответствующие права на управление пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.
- В списке пользователей найдите нужного пользователя. Если вам нужна помощь, перейдите в раздел «Найти учетную запись пользователя» .
- Чтобы убедиться, что пользователь находится в архиве, проверьте столбец «Статус» .
Чтобы проверить общее состояние процесса архивирования, вверху нажмите «Задачи». .
После архивирования всех пользователей вы можете разархивировать одного или нескольких из них, выполнив один из описанных ранее на этой странице шагов по разархивированию.
Для получения более подробной информации о порядке отмены перейдите на страницу «Отмена Google Workspace» .
Связанные темы
- Добавить архивированные пользовательские лицензии
- Переключитесь на другую версию архива для пользователей.
- Варианты сохранения данных бывших сотрудников
- Архивирование пользователей в образовательных версиях.
Когда сотрудник увольняется из вашей компании, вы можете заархивировать его учетную запись, чтобы надежно сохранить его данные и предотвратить доступ к сервисам Google Workspace. Архивирование учетной записи изменяет ее статус на «архивированный» и назначает пользователю лицензию «Архивированный пользователь».
Данные архивированных пользователей учитываются в общем лимите хранилища организации.
Что происходит с учетной записью и данными пользователя, данные которого были заархивированы?
При архивировании учетной записи пользователя Google надежно сохраняет данные пользователя в сервисах Google Workspace. Если у пользователя есть лицензия Google Vault или лицензия из подписки «Архивированный пользователь», которая включает Vault, то данные пользователя защищены в соответствии с правилами хранения Vault, и вы можете искать и экспортировать эти данные. Подробнее
Данные пользователя (из основных сервисов, таких как Gmail и Google Drive, а также из дополнительных сервисов, таких как Classroom) доступны другим пользователям в вашей организации, имеющим лицензию Google Vault.
Данные пользователей остаются в том же регионе, который установлен администратором. Для получения более подробной информации перейдите в раздел «Выберите географическое местоположение для ваших данных» .
Примечание : Для того чтобы на учетные записи Google Workspace for Education, как активные, так и архивированные, распространялось действие региональных политик данных, им должна быть назначена лицензия Education Standard или Education Plus.
Функция предотвращения потери данных (DLP) в Google Drive продолжает работать с данными пользователей. Подробности см. в разделе «Использование DLP в рабочих пространствах для предотвращения потери данных» .
Если у пользователя есть лицензия на дополнительную подписку, например, Vault или Google Voice, она сохраняется и после архивирования учетной записи. Если пользователю больше не нужна дополнительная подписка, вы можете удалить лицензию после архивирования учетной записи пользователя. Подробнее об удалении лицензий можно узнать здесь.
Вы можете архивировать как активных, так и заблокированных пользователей . При архивировании учетной записи пользователя его активная лицензия Google Workspace становится доступной для переназначения другому пользователю в течение 24 часов.
После архивирования пользователя
После архивирования пользователя он:
- Не удается войти в управляемую учетную запись Google ни в одной системе. Это касается и сервисов Google Workspace, таких как Gmail, Google Calendar и Drive.
- Не отображается в глобальном адресном списке. В списках пользователей пользователь отображается со статусом «архивирован». Перейдите в раздел «Просмотр статуса учетной записи пользователя» .
- Его можно удалить или разархивировать, но нельзя приостановить в консоли администратора.
- Отображение статуса архивации в отчетах по пользователям упрощает мониторинг, управление и, в конечном итоге, удаление заархивированных пользователей.
- Невозможно получать новые приглашения по электронной почте и в календарь, так как они блокируются при отправке на учетную запись пользователя, находящегося в архиве.
Как работает разархивирование
При разархивировании учетной записи пользователя он возвращается к своему предыдущему состоянию и получает доступ ко всем своим предыдущим данным.
Для разархивирования пользователя необходима доступная лицензия, соответствующая его версии Google Workspace. Если активной лицензии нет, процесс разархивирования завершится неудачей, и пользователь останется в архиве с лицензией «Архивированный пользователь».
После разархивирования учетной записи пользователя необходимо вручную назначить ему лицензию для Google Workspace .
Прежде чем начать: Приобретите подписку на архивный контент пользователей.
Для архивирования пользователя необходима подписка на архивирование пользователей. Если у вас есть:
- Подписку «Архивированный пользователь» можно приобрести в консоли администратора Google. Инструкции по добавлению платной подписки см. в разделе «Добавление платной подписки в вашу учетную запись» .
- Подписки Business Starter, Business Standard или Business Plus — Возможно, вы сможете приобрести подписку на архивирование пользователей в своей административной консоли. Чтобы проверить это, выполните действия по архивированию пользователя в разделе «Архив» или разархивированию отдельной учетной записи пользователя (подробнее на этой странице).
- В вашу подписку Google Workspace for Education включены лицензии Education Fundamentals, Education Standard или Education Plus — Archive User. Если они закончатся, вы можете запросить дополнительные лицензии через службу поддержки.
В качестве альтернативы, по всем версиям вы можете связаться с представителем отдела продаж Google или партнером Google Cloud .
Архивировать или разархивировать учетную запись отдельного пользователя
Для выполнения этих шагов вам необходимы соответствующие права управления пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.Для клиентов из сферы образования, пожалуйста, ознакомьтесь с этой статьей.
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Пользователи .Для выполнения этой операции необходимы соответствующие права на управление пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.
- В списке пользователей найдите нужного пользователя. Если вам нужна помощь, перейдите в раздел «Найти учетную запись пользователя» .
Для архивирования пользователя:
- Наведите указатель мыши на учетную запись пользователя и нажмите «Дополнительные параметры».
- Если у вас есть:
- Enterprise Standard или Enterprise Plus — выберите «Пользователь архива» .
- Business Starter, Business Standard или Business Plus — выберите «Удалить пользователя». Нажмите «Архивировать пользователя» .
Если появится запрос, нажмите «Купить подписку на архивных пользователей» и следуйте инструкциям. Если эта опция недоступна, вы не сможете приобрести подписку на архивных пользователей в консоли администратора. Вместо этого обратитесь к представителю отдела продаж Google или к партнеру Google Cloud .
- Нажмите «Готово» для подтверждения.
Чтобы разархивировать пользовательский архив:
- Наведите указатель мыши на пользователя и нажмите «Разархивировать пользователя» .
- Нажмите «Готово» для подтверждения.
Архивирование или разархивирование пользователей массово.
Вы можете архивировать или разархивировать пользователей массово, используя CSV-файл или API Admin SDK.
Для архивирования или разархивирования нескольких пользователей с помощью CSV-файла:
- Следуйте инструкциям в разделе «Добавление или обновление данных нескольких пользователей из CSV-файла» .
- В загруженном CSV-шаблоне в столбце «Новый статус [Только для загрузки]» введите «Архивировано» , чтобы заархивировать пользователя, или «Активно» , чтобы разархивировать пользователя.
Для архивирования или разархивирования нескольких пользователей с помощью API Admin SDK:
- Следуйте инструкциям в методе: users.update .
- Для каждого пользователя установите для переменной типа "archived " значение True или False в зависимости от ситуации.
Архивируйте пользователей вместо отмены подписки.
Если вы начнете отменять подписку на Google Workspace, в процессе отмены у вас может появиться возможность вместо этого заархивировать всех своих пользователей. Эта опция доступна, если вы:
- У вас установлена версия Business, Enterprise Standard или Enterprise Plus?
- Оплачиваются по гибкому тарифному плану.
- Иметь от 2 до 300 пользователей
В зависимости от количества пользователей, архивирование всех записей может занять несколько часов.
Чтобы проверить статус пользователя в архиве:
Для выполнения этих шагов вам необходимы соответствующие права управления пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Пользователи .Для выполнения этой операции необходимы соответствующие права на управление пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.
- В списке пользователей найдите нужного пользователя. Если вам нужна помощь, перейдите в раздел «Найти учетную запись пользователя» .
- Чтобы убедиться, что пользователь находится в архиве, проверьте столбец «Статус» .
Чтобы проверить общее состояние процесса архивирования, вверху нажмите «Задачи». .
После архивирования всех пользователей вы можете разархивировать одного или нескольких из них, выполнив один из описанных ранее на этой странице шагов по разархивированию.
Для получения более подробной информации о порядке отмены перейдите на страницу «Отмена Google Workspace» .