Những người không sử dụng Lịch Google hoặc không có Tài khoản Google vẫn có thể đặt trước các tài nguyên Google Workspace của tổ chức bạn, chẳng hạn như phòng họp hoặc thiết bị. Tính năng này cho phép người dùng bên ngoài (ví dụ: người dùng Microsoft Outlook) "mời" tài nguyên của bạn tham gia cuộc họp của họ, giống như cách họ mời những khách khác.
Định cấu hình quyền đặt trước cho người không phải người dùng Google
Bạn có thể thiết lập những người dùng không phải người dùng Google được phép đặt trước tài nguyên của tổ chức.
Cài đặt cách chia sẻ lịch của tài nguyên sẽ xác định những người dùng Google có thể đặt trước tài nguyên. Bạn có thể quản lý quyền đặt trước tài nguyên của người dùng bên ngoài trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Toà nhà và tài nguyên Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.
- Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
- Trên trang Tài nguyên, hãy nhấp vào tài nguyên mà bạn muốn định cấu hình. Hoặc để định cấu hình nhiều tài nguyên cùng một lúc, hãy chọn các hàng tương ứng rồi nhấp vào Chỉnh sửa.
- Nhấp vào Quyền đặt chỗ cho người không phải người dùng Google.
- (Không bắt buộc) Để xoá quyền, hãy đánh dấu vào hộp cho một hoặc nhiều người dùng hoặc miền, rồi nhấp vào Xoá.
Nhấp vào Thêm người dùng không phải người dùng Google rồi nhập địa chỉ email hoặc tên miền của những người dùng bên ngoài mà bạn muốn cho phép đặt trước tài nguyên.
Lưu ý: Bạn có thể cấp quyền đặt trước tài nguyên cho các địa chỉ email bên ngoài cụ thể hoặc cho toàn bộ miền bên ngoài. Các miền con chỉ được nhận dạng nếu khớp chính xác.
Nhấp vào Thêm.
Khi sử dụng Lịch Interop, người dùng Microsoft Exchange có thể tìm kiếm tài nguyên của Workspace theo tên và xem tình trạng rảnh/bận của tài nguyên. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Cho phép người dùng Exchange đặt trước tài nguyên trong Workspace.
Đặt trước tài nguyên với tư cách là người không phải người dùng Google
Người dùng không phải Google có thể đặt trước tài nguyên Workspace bằng cách thêm tài nguyên đó vào danh sách khách mời của một sự kiện trong hệ thống lịch của riêng họ. Nếu người dùng có quyền đặt trước, thì tài nguyên sẽ xác nhận việc đặt trước qua email. Người dùng sẽ nhận được thông báo qua email nếu không có quyền đặt lịch hẹn.
Quản trị viên có thể tìm địa chỉ email của tài nguyên trong phần Quản lý tài nguyên của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Nếu bạn sử dụng tính năng Lịch Interop với Exchange, hãy nhớ định cấu hình tính năng này và thêm người nhận thư (sử dụng tên thân thiện với người dùng) cho các tài nguyên Workspace trong Exchange. Sau đó, người dùng Exchange có thể tìm kiếm theo tên tài nguyên thân thiện với người dùng và xem tình trạng còn trống của tài nguyên trước khi đặt trước.
Lưu ý: Để xác nhận yêu cầu đặt phòng, hãy đảm bảo rằng người tổ chức sự kiện đã nhận được email xác nhận. Trạng thái hồi đáp của một tài nguyên trong lịch của khách có thể không cho biết trạng thái đặt phòng hiện tại.