আপনার প্রতিষ্ঠানের গুগল ওয়ার্কস্পেস রিসোর্স, যেমন মিটিং রুম বা সরঞ্জাম, এমন ব্যক্তিরাও বুক করতে পারেন যারা গুগল ক্যালেন্ডার ব্যবহার করেন না বা যাদের গুগল অ্যাকাউন্ট নেই। এই ফিচারটি বহিরাগত ব্যবহারকারীদের (উদাহরণস্বরূপ, যারা মাইক্রোসফট আউটলুক ব্যবহার করেন) তাদের মিটিংয়ে আপনার রিসোর্সগুলোকে 'আমন্ত্রণ' জানানোর সুযোগ দেয়, ঠিক যেমন তারা অন্যান্য অতিথিদের আমন্ত্রণ জানান।
গুগল-বহির্ভূত ব্যবহারকারীদের জন্য বুকিংয়ের অনুমতি কনফিগার করুন
আপনি নির্ধারণ করতে পারেন যে কোন কোন নন-গুগল ব্যবহারকারী আপনার প্রতিষ্ঠানের রিসোর্স বুক করতে পারবেন।
একটি রিসোর্সের ক্যালেন্ডার শেয়ারিং সেটিংস নির্ধারণ করে যে কোন গুগল ব্যবহারকারীরা রিসোর্সটি বুক করতে পারবেন। আপনি গুগল অ্যাডমিন কনসোলে বহিরাগত ব্যবহারকারীদের রিসোর্স বুক করার ক্ষমতা পরিচালনা করতে পারেন।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ভবন এবং সম্পদ সংক্ষিপ্ত বিবরণ ।ভবন ও সম্পদ প্রশাসক বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।
- রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট সেকশনে, ওপেন-এ ক্লিক করুন।
- রিসোর্স পেজে, আপনি যে রিসোর্সটি কনফিগার করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন। অথবা, একসাথে একাধিক রিসোর্স কনফিগার করতে, সংশ্লিষ্ট সারিগুলো নির্বাচন করুন এবং এডিট-এ ক্লিক করুন।
- গুগল ব্যবহারকারী নন এমন ব্যক্তিদের জন্য বুকিং অনুমতিতে ক্লিক করুন।
- (ঐচ্ছিক) অনুমতি অপসারণ করতে, এক বা একাধিক ব্যবহারকারী বা ডোমেনের জন্য বক্সটিতে টিক চিহ্ন দিন এবং তারপরে 'অপসারণ করুন' বোতামে ক্লিক করুন।
‘Add non-Google users’-এ ক্লিক করুন এবং সেইসব বহিরাগত ব্যবহারকারীদের ইমেল ঠিকানা বা ডোমেইন নাম লিখুন, যাদের আপনি রিসোর্সটি বুক করার অনুমতি দিতে চান।
দ্রষ্টব্য: আপনি নির্দিষ্ট বাহ্যিক ইমেল ঠিকানা বা সম্পূর্ণ বাহ্যিক ডোমেনকে কোনো রিসোর্স বুক করার অনুমতি দিতে পারেন। সাবডোমেনগুলো শুধুমাত্র তখনই স্বীকৃত হয়, যদি সেগুলো হুবহু মিলে যায়।
যোগ করুন-এ ক্লিক করুন।
ক্যালেন্ডার ইন্টারোপ ব্যবহার করে, মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ ব্যবহারকারীরা নাম দিয়ে ওয়ার্কস্পেস রিসোর্স অনুসন্ধান করতে এবং সেগুলোর প্রাপ্যতা দেখতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, ‘এক্সচেঞ্জ ব্যবহারকারীদের ওয়ার্কস্পেস রিসোর্স বুক করার অনুমতি দিন’ অংশে যান।
গুগল ব্যবহারকারী নন এমন ব্যক্তি হিসেবে একটি রিসোর্স বুক করুন।
যারা গুগল ব্যবহার করেন না, তারা নিজেদের ক্যালেন্ডার সিস্টেমে কোনো ইভেন্টের অতিথি তালিকায় একটি ওয়ার্কস্পেস রিসোর্স যুক্ত করে তা বুক করতে পারেন। যদি ব্যবহারকারীর বুক করার অনুমতি থাকে, তাহলে রিসোর্সটি ইমেলের মাধ্যমে বুকিংটি নিশ্চিত করে। বুক করার অনুমতি না থাকলে ব্যবহারকারীকে ইমেলের মাধ্যমে জানানো হয়।
অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা অ্যাডমিন কনসোলের রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট বিভাগে রিসোর্সের ইমেল ঠিকানাটি খুঁজে পেতে পারেন। আপনি যদি Exchange-এর সাথে ক্যালেন্ডার ইন্টারঅপ ব্যবহার করেন, তবে নিশ্চিত করুন যে এটি কনফিগার করা আছে এবং আপনি Exchange-এ ওয়ার্কস্পেস রিসোর্সগুলির জন্য মেইল কন্টাক্ট (ব্যবহারকারী-বান্ধব নাম ব্যবহার করে) যোগ করেছেন। এরপর Exchange ব্যবহারকারীরা ব্যবহারকারী-বান্ধব রিসোর্সের নাম দিয়ে অনুসন্ধান করতে এবং বুকিং করার আগে একটি রিসোর্সের প্রাপ্যতা দেখতে পারবেন।
পরামর্শ: রুম বুকিং নিশ্চিত করতে, ইভেন্ট আয়োজক ইমেল কনফার্মেশনটি পেয়েছেন কিনা তা নিশ্চিত করুন। অতিথির ক্যালেন্ডারে কোনো রিসোর্সের RSVP স্ট্যাটাস বর্তমান বুকিং স্ট্যাটাস নাও দেখাতে পারে।