কর্মক্ষেত্র বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানে একজন প্রশাসক হিসেবে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের সহকর্মীদের সাথে শেয়ার করার জন্য ক্যালেন্ডার তৈরি করতে পারেন। এগুলোকে গ্রুপ ক্যালেন্ডার বলা হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কোম্পানির ছুটির দিনগুলোর জন্য একটি শেয়ার করা গ্রুপ ক্যালেন্ডার এবং প্রতিষ্ঠান-ব্যাপী মিটিংগুলোর জন্য আরেকটি ক্যালেন্ডার চাইতে পারেন।
নোট:
- যে অ্যাডমিন বা ব্যবহারকারী একটি গ্রুপ ক্যালেন্ডার তৈরি করেন, তিনিই সেই ক্যালেন্ডারের মালিক হন। ডেটা রিজিয়ন পলিসির মতো সাংগঠনিক নীতিমালা, যা সেই মালিকের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, তা ক্যালেন্ডারটির ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য হয়। ডেটার মালিকানা ক্যালেন্ডারের মালিকের প্রতিষ্ঠানের কাছেই থাকে।
- কোনো দলকে কোনো অনুষ্ঠানে আমন্ত্রণ জানানো হলে, শীর্ষ সংস্থার ডেটা নীতিমালা অনুযায়ী অনুষ্ঠানটির একটি অনুলিপি সংরক্ষণ ও প্রক্রিয়াজাত করা হয়।
একটি গ্রুপ ক্যালেন্ডার তৈরি করুন
শুরু করার আগে :
- আপনার প্রতিষ্ঠানের শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট গোষ্ঠীর সাথে ক্যালেন্ডারটি শেয়ার করতে, প্রথমে তাদেরকে তাদের নিজস্ব একটি গ্রুপে রাখুন। ‘একটি গ্রুপ তৈরি করুন’ অংশে দেওয়া ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
- যে ব্যবহারকারী একটি ক্যালেন্ডার তৈরি করেন, তিনিই এর মালিক। ব্যবহারকারীর জন্য প্রযোজ্য সাংগঠনিক নীতিমালা ক্যালেন্ডারের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য হবে। দ্রষ্টব্য : ২০২৬ সালের শুরু থেকে, যখন কোনো গ্রুপ ক্যালেন্ডারের মালিককে মুছে ফেলা হবে, তখন ক্যালেন্ডারটিও মুছে যাবে। এই ডেটা হারানোর ঝুঁকি এড়াতে, আমরা ব্যবহারকারীদের মুছে ফেলার আগে ক্যালেন্ডার স্থানান্তর করার পরামর্শ দিই। বিস্তারিত জানতে, 'ব্যবহারকারীকে মুছে ফেলার আগে ইভেন্ট বা সেকেন্ডারি ক্যালেন্ডার বাতিল বা স্থানান্তর করুন' অংশে যান।
- গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
- বাম দিকে, ‘অন্যান্য ক্যালেন্ডার’-এর পাশে, ‘যোগ করুন’-এ ক্লিক করুন।
নতুন ক্যালেন্ডার তৈরি করুন । - ক্যালেন্ডারের নাম (যেমন, মার্কেটিং টিম ক্যালেন্ডার), একটি বিবরণ এবং একটি টাইম জোন যোগ করুন।
- ক্যালেন্ডার তৈরি করুন -এ ক্লিক করুন।
আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করুন
আপনি আপনার পুরো প্রতিষ্ঠানে অথবা কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা গোষ্ঠীর সাথে ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে পারেন।
- গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
- বাম দিকে, আপনার নতুন ক্যালেন্ডারটির নামে ক্লিক করুন।
- শেয়ার করা ক্যালেন্ডারটিতে পয়েন্ট করুন এবং আরও-তে ক্লিক করুন।
সেটিংস এবং শেয়ারিং । - একটি বিকল্প বেছে নিন:
- আপনার প্রতিষ্ঠানের সকলের জন্য — অ্যাক্সেস পারমিশন-এর অধীনে, ‘আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য উপলব্ধ করুন’ বক্সটিতে টিক দিন। ক্যালেন্ডারটি শেয়ার করতে, ব্যবহারকারীদের ক্যালেন্ডারটি সাবস্ক্রাইব করতে বলুন, অথবা কোনো ব্যক্তি বা গোষ্ঠীর সাথে ক্যালেন্ডারটি শেয়ার করুন।
- কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা গোষ্ঠী — নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সাথে শেয়ার করার অধীনে, 'Add People'-এ ক্লিক করুন। আপনি যে ব্যক্তি বা গোষ্ঠীর সাথে ক্যালেন্ডারটি শেয়ার করতে চান, তাদের ইমেল ঠিকানা যোগ করুন।
- অনুমতি বাক্সে, নিচের তীরচিহ্নে ক্লিক করুন।
একটি বিকল্প বেছে নিন। বিস্তারিত জানতে, অনুমতি সেটিংস দেখুন। - পাঠান-এ ক্লিক করুন।
গ্রুপ ক্যালেন্ডারের আমন্ত্রণপত্রে ক্যালেন্ডারের লিঙ্ক অন্তর্ভুক্ত থাকে।
সদস্যরা শেয়ার করা ক্যালেন্ডারের লিঙ্কসহ ইমেল বিজ্ঞপ্তি পান।
- ব্যক্তিগত ব্যবহারকারী এবং বিদ্যমান গ্রুপ সদস্যগণ — ক্যালেন্ডার শেয়ার করা হলে ব্যবহারকারীরা ইমেল বিজ্ঞপ্তি পান।
- নতুন গ্রুপ সদস্য — নতুন সদস্যরা গ্রুপে যোগদানের সাধারণত এক ঘণ্টার মধ্যে, তারা কোন কোন ক্যালেন্ডার অ্যাক্সেস করতে পারবেন সে সম্পর্কে ইমেল নোটিফিকেশন পান। যদি কোনো গ্রুপে ১০০টির বেশি ক্যালেন্ডার শেয়ার করা থাকে, তাহলে নতুন সদস্যরা এই নোটিফিকেশন ইমেলটি পান না।
এই ইমেল নোটিফিকেশনগুলিতে একটি ‘ক্যালেন্ডারে যোগ করুন’ লিঙ্ক থাকে। যদি কোনো ব্যবহারকারী এই লিঙ্কে ক্লিক করে ‘ক্যালেন্ডার যোগ করুন’-এ ক্লিক করেন, তাহলে ক্যালেন্ডারটি সেই ব্যবহারকারীর ‘অন্যান্য ক্যালেন্ডার’ তালিকায় প্রদর্শিত হয়।
লোকেদের শেয়ার করা ক্যালেন্ডার খুঁজে পেতে সাহায্য করুন
শেয়ার করা ক্যালেন্ডার খুঁজে পেতে সাহায্য করার জন্য, আপনি তাদেরকে ক্যালেন্ডার আইডি পাঠাতে পারেন।
- গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
- আমার ক্যালেন্ডার-এর অধীনে, শেয়ার করা ক্যালেন্ডারটি খুঁজুন।
- শেয়ার করা ক্যালেন্ডারটিতে পয়েন্ট করুন এবং আরও-তে ক্লিক করুন। সেটিংস এবং শেয়ারিং ।
- নিচে স্ক্রল করে ‘Integrate calendar’ সেকশনে যান এবং ক্যালেন্ডার আইডিটি কপি করুন। এটি বেশ লম্বা।
- নতুন ব্যবহারকারীদেরকে দেওয়া কোনো নথি বা ওয়েবসাইটে এই আইডিটি পেস্ট করুন।
- তাদেরকে নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলো নিতে বলুন:
- অন্যান্য ক্যালেন্ডারের পাশে, ক্লিক করুন ক্যালেন্ডার সাবস্ক্রাইব করুন ।
- 'Add a calendar' বক্সে ক্যালেন্ডার আইডিটি পেস্ট করুন এবং এন্টার চাপুন।
- অন্যান্য ক্যালেন্ডারের পাশে, ক্লিক করুন
এরপর ক্যালেন্ডারটি ব্যবহারকারীর 'অন্যান্য ক্যালেন্ডার' তালিকায় প্রদর্শিত হয়।
সম্পর্কিত বিষয়
আপনার ব্যবহারকারীদের ক্যালেন্ডার তৈরি ও শেয়ার করতে সাহায্য করার জন্য, তাদেরকে এখানে পাঠান: