Tích hợp Lịch với một giải pháp lưu trữ của bên thứ ba

Phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Enterprise Plus có các tiện ích bổ sung Quyền kiểm soát có đảm bảo và Assured Controls Plus. Tính năng này yêu cầu bạn phải có đặc quyền đọc/ghi đối với Giải pháp lưu trữ của bên thứ ba.

Là quản trị viên, bạn có thể thiết lập một giải pháp của bên thứ ba để lưu trữ các sự kiện trên Lịch Google và thông tin chi tiết của các sự kiện đó dưới dạng tệp lưu trữ nhật ký email. Giải pháp này có thể hữu ích trong những trường hợp sau:

  • Tuân thủ các yêu cầu về lưu trữ điện tử đối với FINRA và các quy định khác về dịch vụ tài chính, bao gồm cả Quy tắc 17a-4 của SEC. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo Hướng dẫn định cấu hình FINRA cho Google Workspace.
  • Tiếp tục sử dụng giải pháp lưu trữ của bên thứ ba cho các yêu cầu về giám sát, theo dõi, giám sát hoặc lưu giữ hồ sơ quan trọng.

Trước khi bắt đầu

  • Giải pháp lưu trữ của bên thứ ba phải hỗ trợ việc truyền thông báo bằng giao thức SMTP qua kết nối Bảo mật tầng truyền tải (TLS). TLS là một giao thức bảo mật mã hoá email để bảo vệ quyền riêng tư của email. Nếu bạn cố gắng gửi thông báo nhật ký đến một giải pháp lưu trữ của bên thứ ba không hỗ trợ TLS, thì thông báo sẽ không được gửi. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo bài viết Gửi email qua kết nối TLS an toàn.
  • Phê duyệt nhiều bên – Nếu tổ chức của bạn bật tính năng phê duyệt nhiều bên, thì mọi thay đổi đối với chế độ cài đặt giải pháp lưu trữ của bên thứ ba (chẳng hạn như tắt tính năng này hoặc thay đổi địa chỉ lưu trữ) đều phải được một quản trị viên cấp cao khác phê duyệt. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo bài viết Phê duyệt nhiều bên đối với hành động nhạy cảm.

Thiết lập tính năng lưu trữ Lịch của bên thứ ba

Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Lịch.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.

  2. Nhấp vào Chế độ cài đặt lưu trữ của bên thứ ba.
  3. (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức ở bên cạnh.
  4. Đánh dấu vào hộp Đã bật tính năng lưu trữ.
  5. Đối với Địa chỉ đích, hãy nhập địa chỉ email mà bạn muốn gửi thông báo nhật ký đến.
  6. Nhấp vào Lưu.

Những nội dung nào được lưu trữ?

Khi bạn bật tính năng này, Lịch sẽ lưu trữ các hành động sau đây của những người dùng thuộc đơn vị tổ chức hoặc nhóm mà bạn thiết lập tính năng lưu trữ của bên thứ ba. Dữ liệu được gửi dưới dạng tệp đính kèm email ICS tiêu chuẩn.

  • Tạo sự kiện
  • Cập nhật sự kiện
  • Xoá sự kiện
  • Khi một sự kiện bắt đầu

Tất cả các loại sự kiện đều được lưu trữ, bao gồm cả sự kiện không có mặt tại văn phòng, địa điểm làm việc, thời gian cần tập trung và sự kiện riêng tư.

Dữ liệu được lưu trữ bao gồm tất cả thông tin chi tiết của sự kiện, chẳng hạn như tiêu đề, nội dung mô tả, người tham dự, ngày, giờ và mọi thông tin khác liên quan đến sự kiện.